UN/UNE CHARGÉ/CHARGÉE DE PROJET – ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX

  • Poste permanent à temps plein
  • Début de l’emploi : septembre 2018
  • Salaire : selon l’échelle salariale en vigueur

Envoi de votre CV avant le 30 août 2018, au service des ressources humaines, via le formulaire. Merci de préciser comment vous avez pris connaissance de cette offre d’emploi.

NE PAS TÉLÉPHONER S.V.P.
SEULES LES PERSONNES RETENUES POUR UNE ENTREVUE SERONT CONTACTÉES

EXIGENCES MINIMALES

  • Formation académique dans une discipline appropriée (production, etc.) et/ou expérience équivalente de sept (7) années dans le domaine du divertissement et/ou de l’événementiel et/ou tout autre domaine connexe et/ou dans des fonctions similaires;
  • Bilinguisme parlé et écrit (français, anglais), 3ième langue un atout;
  • Connaissance des logiciels de base de la suite Office et Outlook;
  • Flexibilité d’horaire (soir et fin de semaine parfois);
  • Aucune contrainte à se déplacer ponctuellement à l’étranger;
  • Autorisation légale de travailler au Canada.

QUALITÉS REQUISES

  • Intérêt pour le milieu de l’événementiel, des arts, de la culture et du cirque;
  • Autonomie et rigueur au travail;
  • Excellent sens de l’organisation, des priorités et de la gestion du temps;
  • Bonne capacité à travailler sous pression, à rencontrer des échéanciers serrés et à travailler sur plusieurs dossiers simultanément;
  • Goût de relever des défis et avoir de l’initiative;
  • Appréciation du travail en équipe.

PROFIL DU POSTE

Le/La chargé(e) de projet – Événements Spéciaux, travaille en étroite collaboration avec la directrice technique – Événements Spéciaux et le directeur des événements spéciaux. Les principales responsabilités sont la bonne gestion de la production des événements, la gestion des relations avec les clients, le respect des délais, le contrôle des budgets et la qualité artistique selon les critères du Cirque Éloize.

TÂCHES PRINCIPALES

Gestion :

  • Participer au processus de soumission de projets pour nos clients;
  • Participer à l’élaboration et à la création des équipes de travail;
  • Selon les demandes des clients, contacter les divers fournisseurs nécessaire à la réussite de l’événement (ex. : fournisseurs tels que traiteur, mobilier, etc.);
  • Négocier les cachets des artistes, des techniciens, des concepteurs et des autres artisans;
  • Mettre en œuvre et suivre les échéanciers et les horaires de production;
  • Rédiger les contrats des artistes et autres concepteurs artistiques;
  • Communiquer les échéanciers et les horaires officiels aux différentes équipes et s’assurer de leur respect;
  • Assurer la communication entre les départements techniques, les intervenants de la création du projet et les différentes équipes de travail externes
  • Tenir régulièrement des réunions de production;
  • Appliquer et assurer le respect des politiques du producteur;
  • Assurer le respect des normes de sécurité du travail;
  • Toujours s’assurer de l’entière satisfaction des clients.

Opérations :

  • Travailler en collaboration avec la direction technique du projet;
  • Assurer le lien et supporter l’équipe technique ainsi que l’équipe des créateurs du projet;
  • Assurer la coordination des horaires des diverses équipes ;
  • Planifier et superviser les montages et les démontages en collaboration avec le directeur technique;
  • Assurer la logistique des équipes et des équipements du projet (transport, permis de travail, carnet ATA, hébergement);
  • Assurer la gestion des lieux de création en collaboration avec les intervenants internes du producteur;
  • Gérer les besoins des artistes pour leurs entraînements et répétitions (espaces, matériel, etc.).
  • Être présent(e) à l’événement et en faire la régie selon le déroulement établi préalablement avec le client et la direction technique

Administration :

  • Concilier les demandes artistiques avec les budgets disponibles;
  • Obtenir les factures de tous (techniciens, artistes, fournisseurs, etc.) et faire la mise à jour des budgets;
  • Faire approuver les dépenses et en faire la codification selon le budget;
  • Contrôler les payes, les petites caisses, les rapports de cartes de crédit, les bons de commande, etc.;
  • Faire respecter les contrats avec les créateurs du projet;
  • Faire le suivi des paiements avec les fournisseurs;
  • Mettre à jour SalesForce : archiver les documents électroniques et/ou imprimés.
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