ADJOINT/E ADMINISTRATIF/VE, MARKETING ET AFFAIRES PUBLIQUES (Temporaire contrat de 13 mois)
POURQUOI JOINDRE LA BDC?
BDC n'est pas une banque comme les autres.
Nous sommes la seule banque qui se consacre uniquement aux entrepreneurs canadiens. Et nous sommes aussi à l’écoute de nos employés. BDC est polyvalente. Inspirante. Différente. Voilà une des raisons pour lesquelles on aime y travailler. Et nous croyons que vous vous y plairez aussi.
APERÇU DU POSTE
En tant qu’adjointe du département Marketing et Affaires publiques, vous êtes la personne qui veille à l’organisation et au bon déroulement du travail du département. Grâce à votre bonne humeur et votre positivisme, vous établissez d’excellentes relations avec collègues et gestionnaires, et les aidez à avoir un impact réel sur le succès des entrepreneurs canadiens.
Si vous êtes emballée à l’idée de faire carrière au sein d’une organisation faisant partie du palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada, vous êtes au bon endroit !
LES DÉFIS QUI VOUS ATTENDENT
- Fournir du soutien administratif en s’occupant de divers documents (rapports statistiques, correspondance, factures à payer, budgets, classement, etc.) associés aux activités du service et en coordonnant les activités relatives aux locaux (inventaire, aménagement physique, exigences en matière de santé/sécurité et systèmes de communications).
- Aider le/la superviseur/e à déterminer les priorités et le flux de travail en panifiant des ordres du jour, des réunions et des conférences pour assurer l’atteinte des objectifs du personnel de gestion et d’exploitation
- Fournir un service à la clientèle de grande qualité en communiquant directement avec les clients et les autres contacts
- Créer et tenir à jour des bases de données et des fichiers efficients et efficaces et aider les autres à effectuer des recherches courantes ou des tâches similaires dans le but de répondre aux besoins et aux objectifs du service
- Mener des recherches pour des projets en tenant compte des objectifs du service et en mettant à profit son habileté à utiliser la technologie, les graphiques et les tableurs
- Créer et examiner des rapports de dépenses pour l’équipe de direction et agir à titre de champion/ne du système de voyages d’affaires pour l’ensemble du service
- Coordonner la réservation et la distribution des billets pour les événements d’entreprise liés au club des Canadiens de Montréal, pour le siège social
- Effectuer des tâches liées aux achats pour l’équipe Marketing et Affaires publiques et agir à titre de champion/ne de la nouvelle plateforme ServiceNow
- Gérer toutes les demandes liées aux services de TI et de bureau pour l’ensemble du service
- Gérer le registre de vacances de l’équipe pour les Ressources humaines et répondre à toutes les questions et demandes de suivi relatives aux vacances
- Distribuer et consolider les rapports de fin de mois et fournir chaque mois des rapports de courus à l’équipe Finance
CE QUE NOUS RECHERCHONS
Si vous pouvez répondre « OUI » aux questions suivantes, vous pourriez être la personne que nous recherchons :
- Diplôme d'études post-secondaires en administration de bureau (ou l'équivalent) ou diplôme universitaire de premier cycle
- Deux ou trois années d’expérience pertinente dans le secteur?
- Vous avez d’excellentes compétences en informatique (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et des connaissances avancées des outils de collaboration et réseau sociaux?
- Vous gérez bien votre temps et les priorités ?
- Vous avez à cœur le service à la clientèle ?
- Bilingue, vous avez d’excellentes aptitudes interpersonnelles de même qu’à la communication verbale et écrite ?
Votre candidature retiendra toute notre attention si vous êtes reconnue pour vos excellentes aptitudes organisationnelles et aptitudes à établir la liste des priorités et à gérer de multiples tâches. Autonome et plein d’initiative, professionnelle faisant preuve de discrétion, vous vous sentez à l’aise dans un milieu dynamique avec une équipe productive.
Si vous êtes emballé à l’idée de vous joindre à une équipe hautement performante, et que l’éthique et la connexion client sont des valeurs qui vous tiennent à cœur, posez votre candidature dès aujourd’hui !
ÉQUITÉ EN MATIÈRE D'EMPLOI
La BDC encourage la diversité au sein de son équipe et invite toutes les personnes ayant les compétences recherchées à poser leur candidature. Nous apprécions toutes les réponses, toutefois nous ne communiquerons qu'avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.
Pour postuler, copiez/collez le lien suivant dans votre navigateur Web: https://careers.bdc.ca/bdc_frame/postes_CAREERS1.htm?Page=HRS_CE_JOB_DTL&Action=A&JobOpeningId=59403&SiteId=1&PostingSeq=1
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ADMINISTRATIVE ASSISTANT, MARKETING AND PUBLIC AFFAIRS (Temporary 13 month contract)
WHY JOIN BDC?
No other bank is doing what we do.
At BDC, we’re devoted to Canadian entrepreneurs. We’re also dedicated to our employees. Adaptable. Inspiring. Different. There’s a reason we like to work here and we think you’ll like it too.
POSITION OVERVIEW
As an administrative assistant for the Marketing & Public Affairs department, you are a key player in the department, ensuring an organized, efficient and streamlined workflow. With your positive attitude and outlook, you are able to establish excellent relationships with colleagues and managers while helping them to have a real impact on the success of Canada’s entrepreneurs.
If you are excited about pursuing a career in an organization that is one of Canada’s Top 100 Employers, you’ve come to the right place!
CHALLENGES TO BE MET
- Provide administrative support by attending to and maintaining a wide variety of documentation (statistical reports, correspondence, invoices for payment, budgets, filing etc.) pertaining to his/her departmental activities and by coordinating premises-related activities (inventory, physical layout, health/safety requirements and communication systems)
- Support supervisor in establishing priorities and workflow, and by planning agendas, meetings and conferences to meet objectives of managerial/operational staff
- Provide high quality customer service in liaising directly with customers and other contacts.
- Develop and maintain efficient and effective databases and files and assist others in routine research or similar activities in order to meet departmental needs and objectives
- Undertake research for projects using knowledge of departmental objectives as well as expertise in the use of technology, graphics and spreadsheet software
- Create and review expense reports for management team, as well as be the champion of the corporate travel system for the department as a whole
- Coordinate the reservation and distribution of corporate event tickets related to the Canadian Club of Canada, for head office
- Perform tasks related to purchasing for Marketing & Public Affairs, as well as be the champion the new ServiceNow platform
- Manage all IT and office service related requests for the department
- Manage the team vacation report for Human Resources, and answer all vacation related questions and follow-ups
- Distribute and consolidate month end reports and provide accrual reports to Finance on a monthly basis
WHAT WE ARE LOOKING FOR
If you can answer “YES” to the following questions, you may be just the person we are looking for:
- Post-secondary diploma in Office Administration (or equivalent) or undergraduate
- Two or three years of experience relevant to the Bank (an asset)
- Do you have excellent computer skills (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) as well as advanced knowledge of social and collaboration tools?
- Do you manage your time and priorities effectively?
- Is customer service is your main focus (or priority)?
- Do you have excellent interpersonal skills and strong written and spoken communication in both French and English?
You will stand out in our process if you are recognized for your excellent organizational skills and your ability to prioritize and multitask. A self-starter with a professional attitude and sense of discretion, you are comfortable working with a productive team in a dynamic environment.
If you are excited about joining a high-performing team, and ethics and client connection are values that matter to you, apply today!
EQUAL OPPORTUNITY EMPLOYER
At BDC, we value diversity in our workforce and encourage all qualified candidates to apply. We appreciate all responses and advise that only those candidates selected for an interview will be contacted.
To apply, click on the following link:
