Poste : Adjoint(e) à la direction générale et coordonnateur(trice)

Date d’entrée en fonction : au plus tard le 20 août 2018

La Fondation Véro & Louis est à la recherche d’un(e) adjoint(e) à la direction et coordonnateur(trice), à temps plein, pour un remplacement de congé de maternité avec possibilité de permanence.

Sous la supervision de la direction générale, l’adjoint(e) / coordonnateur(trice) aura comme responsabilités :

Appui au niveau administratif: 

  • Assurer l’organisation générale et un suivi rigoureux de l’emploi du temps, des activités et des dossiers de la direction générale;
  • Prendre connaissance et filtrer les appels téléphoniques, le courrier et les courriels reçus par la direction générale, les prioriser, assurer un suivi du traitement de ceux-ci lorsque requis par la direction générale et prendre action, selon le cas;
  • Coordonner, planifier, organiser et assurer les suivis pour les réunions et rencontres découlant du conseil d’administration, des différents comités ou de l’équipe;  
  • Préparer les agendas et convocations, assister et rédiger les comptes rendus et procès-verbaux des réunions et comités;
  • Agir comme point de contact et entretenir des liens avec le conseil d’administration et les partenaires;
  • Répondre et assister la direction générale dans les demandes administratives diverses;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec le bon fonctionnement de la Fondation dans son ensemble.

Appui au niveau de la coordination des événements:

  • Effectuer la facturation et l’encaisse pour la Fondation au niveau des commandites et des événements internes/externes;
  • Effectuer le suivi des comptes recevables sur une fréquence hebdomadaire;
  • Assurer la mise à jour de la base de données des donateurs / partenaires;
  • Émettre les reçus officiels de dons aux fins de l’impôt sur le revenu;
  • Assurer le service à la clientèle pour la Fondation (courriel et téléphone);
  • Adapter, réviser et ajuster les présentations PowerPoint de la direction générale;
  • Apporter un soutien à la direction des communications et événements;
  • Coordonner et assurer un suivi des événements externes de la Fondation;
  • Participer aux événements-bénéfices de la Fondation.

Profil de compétences:

  • 3-4 ans d’expérience
  • Excellente habileté à planifier et à organiser le travail ainsi qu’à gérer les priorités
  • Connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • Connaissances en comptabilité un atout
  • Habiletés relationnelles et esprit d’équipe
  • Flexibilité et autonomie
  • Discrétion et tolérance au stress

Vous avez envie de faire partie d’une équipe dynamique? Faites-nous parvenir votre curriculum vitae d'ici le 31 juillet 2018, via le formulaire. Veuillez noter que seuls les candidats(tes) retenus seront contactés.

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