Poste : Adjoint(e) à la direction générale et coordonnateur(trice)
Date d’entrée en fonction : au plus tard le 20 août 2018
La Fondation Véro & Louis est à la recherche d’un(e) adjoint(e) à la direction et coordonnateur(trice), à temps plein, pour un remplacement de congé de maternité avec possibilité de permanence.
Sous la supervision de la direction générale, l’adjoint(e) / coordonnateur(trice) aura comme responsabilités :
Appui au niveau administratif:
- Assurer l’organisation générale et un suivi rigoureux de l’emploi du temps, des activités et des dossiers de la direction générale;
- Prendre connaissance et filtrer les appels téléphoniques, le courrier et les courriels reçus par la direction générale, les prioriser, assurer un suivi du traitement de ceux-ci lorsque requis par la direction générale et prendre action, selon le cas;
- Coordonner, planifier, organiser et assurer les suivis pour les réunions et rencontres découlant du conseil d’administration, des différents comités ou de l’équipe;
- Préparer les agendas et convocations, assister et rédiger les comptes rendus et procès-verbaux des réunions et comités;
- Agir comme point de contact et entretenir des liens avec le conseil d’administration et les partenaires;
- Répondre et assister la direction générale dans les demandes administratives diverses;
- Effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec le bon fonctionnement de la Fondation dans son ensemble.
Appui au niveau de la coordination des événements:
- Effectuer la facturation et l’encaisse pour la Fondation au niveau des commandites et des événements internes/externes;
- Effectuer le suivi des comptes recevables sur une fréquence hebdomadaire;
- Assurer la mise à jour de la base de données des donateurs / partenaires;
- Émettre les reçus officiels de dons aux fins de l’impôt sur le revenu;
- Assurer le service à la clientèle pour la Fondation (courriel et téléphone);
- Adapter, réviser et ajuster les présentations PowerPoint de la direction générale;
- Apporter un soutien à la direction des communications et événements;
- Coordonner et assurer un suivi des événements externes de la Fondation;
- Participer aux événements-bénéfices de la Fondation.
Profil de compétences:
- 3-4 ans d’expérience
- Excellente habileté à planifier et à organiser le travail ainsi qu’à gérer les priorités
- Connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissances en comptabilité un atout
- Habiletés relationnelles et esprit d’équipe
- Flexibilité et autonomie
- Discrétion et tolérance au stress
Vous avez envie de faire partie d’une équipe dynamique? Faites-nous parvenir votre curriculum vitae d'ici le 31 juillet 2018, via le formulaire. Veuillez noter que seuls les candidats(tes) retenus seront contactés.