Gestion évènementielle

Montréal
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Gestion évènementielle

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE

Fondée en 1994, Avalanche Productions est une entreprise dynamique basée à Montréal qui œuvre à l’architecture et la production de plusieurs évènements chaque année, notamment le festival OUMF, M pour Montréal, Mundial Montréal, MÉGA et Hub Montréal. 

DESCRIPTION DU POSTE

Relevant directement du Directeur des Opérations, le (la) titulaire agit en tant que responsable au sein de l’équipe et veille à la réalisation efficace et consciencieuse des projets et tâches qui lui sont assignés en maximisant l’utilisation des ressources internes et coordonnant les ressources externes liées à Avalanche Prod et/ou au projet dont la personne est titulaire.

DESCRIPTION DES TÂCHES

  • Assister la préparation et mise en œuvre des activités professionnelles (speed schmoozing, panels,  ateliers, soupers de réseautage, etc.) ce qui implique de :
  • Communiquer avec les participants (délégués, panélistes, modérateurs,...)
  • Coordonner la préparation et déroulement des activités dans ses moindres détails
  • Travailler de concert avec les membres de l’équipe (chargé de projets, communications et marketing, alliance corporatives, subventions,…)
  • Utiliser les outils de gestion en vigueur et mets à jour la documentation pertinente
  • Colliger et organiser les informations sur les participants
  • Gérer les inscriptions en amont et pendant l’évènement
  • Assister la préparation et mise en œuvre des divers évènements satellites (conférence de presse, session de rencontres professionnelles d’information/orientation, les activités « sur la route » à l’année, … )
  • Maintenir et mettre à jour la base de données de contacts en utilisant les outils de gestion de l’entreprise
  • Participer au développement et à l’amélioration des outils de gestion de l’entreprise
  • Participer à la recherche de nouveaux auditoires et nouvelles avenues promotionnelles
  • Assister le chargé de projet sur le suivi des ententes avec certains fournisseurs et partenaires
  • Assister à la rédaction de descriptions et de rapports de projets
  • Assiste à la traduction de contenu rédactionnel et préparation de pièces justificatives.
  • Participer aux sessions de remue-méninges et assiste a diverses taches administratives.
  • Assister avec toutes autres tâches connexes à la gestion évènementielle
  • Construire, développer et cultiver de bonnes relations d'affaires indispensables à la réussite du projet

PROFIL ET EXIGENCES

  • Diplôme universitaire dans le domaine de la gestion d’évènements
  • Bilinguisme solide (français/anglais) tant à l’oral qu’à l’écrit;  
  • Grande compétence organisationnelle et grand souci du détail, proactif, autonome et ponctuel;
  • Intérêt marqué pour le domaine de la musique et expérience pertinente dans le monde évènementiel, des industries créatives et/ ou dans le monde des évènements B2B de rencontres professionnelles: un atout majeur;  
  • Flexibilité et disponibilité au niveau des horaires de travail près et pendant les dates des évènements;  
  • Être à l’aise de travailler sous pression avec délais serrés avant et pendant les évènements;
  • Connaissance et maitrise nécessaire des logiciels Word, Excel, Mac mail, I-Cal – Google docs/calendars (G suite).
  • Connaissance de Marcato, Cyberimpact. Filemaker Pro et Weezevent (un atout)

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Les personnes intéressées par ce poste doivent acheminer leur CV au plus tard le 26 mars 2018. Merci d’accompagner votre CV d’une lettre de présentation bilingue.

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