Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Adjoint(e) administratif(ve)

En Piste, le regroupement national des arts du cirque, rassemble les professionnels et les organismes du secteur des arts du cirque au Canada pour :

  • Développer, consolider et favoriser la cohésion du secteur des arts du cirque professionnel
  • Promouvoir les arts du cirque auprès des instances gouvernementales et des communautés
  • Regrouper les organismes et les individus œuvrant dans le domaine des arts du cirque

En Piste réalise sa mission à travers des valeurs d’ouverture, d’écoute, de respect et de rigueur et recherche actuellement une personne apte à gérer le processus administratif de l’ensemble de l’adhésion des membres, de l’inscription aux formations et le soutien administratif pour l’ensemble des activités de l’organisme.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Sous la supervision de la directrice générale, en partie ou en totalité, la personne recherchée:

  • Prend les appels et offrir le service de première ligne
  • Complète, révise, et finalise une partie de la correspondance, des rapports, des relevés, des factures, des formulaires, des présentations et autres documents
  • Participe à la préparation des réunions (CA, rencontres, consultations, etc.) et en assurer le la logistique et le suivi
  • Organise les déplacements et fait les réservations nécessaires
  • Fixe et confirme les rendez-vous et les réunions de l'organisme
  • Fait le suivi administratif pour l’adhésion des membres et les inscriptions en collaboration avec les personnes responsables des activités
  • Met à jour et gère la base de données
  • Compile des données, des statistiques et autres renseignements, et effectue, si nécessaire, des recherches
  • Gère la poste et les courriers
  • Effectue d'autres tâches de bureau connexes, telles que le traitement de textes, les photocopies, le classement et la tenue de dossiers, les envois massifs postaux et par courriel
  • Effectue les bons de commande, les achats et les locations en collaboration avec les professionnels responsables des différentes activités de l’organisme
  • Effectue différentes tâches liées à la comptabilité: entrée de données, dépôts, gestion de la petite caisse, etc.
  • Formule et met en œuvre certains modes de fonctionnement administratif
  • Assure l’archivage physique et numérique des dossiers de l’organisme
  • Toutes autres tâches connexes

QUALIFICATIONS REQUISES

  • Une formation spécialisée en bureautique. L’expérience pourrait compenser pour les études
  • Un minimum de 3 ans d’expérience
  • Excellente connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook, Acrobat Reader Pro, etc.
  • Connaissance du logiciel Simple Comptable;
  • Excellente maîtrise du français
  • Très bonne connaissance de l’anglais
  • Connaissance d’une autre langue, un atout

QUALITÉS RECHERCHÉES

  • Rigueur
  • Autonomie
  • Dynamisme
  • Capacité à travailler dans une petite équipe et d'effectuer des tâches variées
  • Intérêt pour les arts et la culture
  • Discrétion

CONDITIONS DU POSTE

  • 24 heures/semaine, les lundis, mercredis et vendredis de 8 h 30 à 17 h 30
  • Date d'entrée en fonction: 30 avril
  • Salaire et autres conditions normatives à discuter

Rejoignez un organisme où la communication et le travail d’équipe sont à l’avant-plan !

Prière de faire parvenir votre CV et une lettre de présentation avant le 6 avril 2018. Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.

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