Le rôle principal et habituel de la personne salariée de ce titre d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs liés au déroulement des activités de son secteur. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.
Plus spécifiquement, la personne titulaire du poste:
- accueille la clientèle;
- répond aux différentes demandes de renseignements (internes et externes);
- ouvre et distribue le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonne la circulation des renseignements aux personnes concernées;
- agit comme personne-ressource en s'assurant d'avoir une connaissance générale des dossiers et en effectuant le rappel des échéances, si nécessaire;
- fournit le soutien requis au personnel de son département ou participe tout projet relié à ses compétences qui lui est confié;
- remplit des formulaires, divers documents administratifs et tient à jour un système de documentation et de fichiers. Elle saisit tout genre de textes, elle recherche et fournit des renseignements relatifs à son secteur d'activités; elle prépare, compile et vérifie des données;
- écrit des textes et effectue différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents Au besoin, elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires;
- enregistre des transactions liées à ses activités dans les systèmes appropriés et en vérifie l’exactitude;
- cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports ou documents;
- tient à jour le système de classement, de contrôle et de référence selon les règles établies;
- utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
- utilise les systèmes mis en place pour effectuer des réquisitions, des dépôts et produire divers rapports de gestion;
- voit au respect des normes et des procédures;
- participe au processus de préparation budgétaire avec son supérieur et en fait le suivi, le contrôle;
- accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements;
- au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
