**Contractuel - de 21 à 35 heures/semaine - de mars à juillet**
Relevant du (de la) directeur(trice), production et du (de la) directeur(trice), tournées et opérations artistiques, l’agent(e), production et tournées assiste les directeurs dans la planification, l’organisation, la gestion, la coordination, le contrôle et la communication des activités de production et des tournées en fonction des objectifs stratégiques; objectifs d’affaires et des enjeux organisationnels (budget et rentabilité).
Rôles et responsabilités
Production
- Remplir les fiches de réservation de la Maison symphonique pour les concerts de la saison régulière;
- Effectuer les réservations des salles de la Place-des-Arts pour les répétitions et les auditions;
- Assurer la réalisation des demandes internes de production;
- Collaborer à la coordination technique des projets spéciaux;
- Assister, sur demande, le (la) directeur(trice), production dans l’élaboration des budgets des machinistes et/ou des budgets techniques de certains projets spéciaux;
- Collaborer étroitement, avec le directeur du personnel musicien, à la recherche et à la location d’instruments requis pour certaines œuvres;
- Assurer une présence (accueil) auprès des solistes et/ou d’artistes invités lors des concerts de la série OSM POP, selon un calendrier établi par la direction de la production.
Tournées
- Concevoir la liste des besoins en ce qui concerne les déplacements (avions, trains, autobus, etc.) et les nuitées à l’étranger et coordonner le jumelage des musiciens;
- Assister le (la) directeur(trice), tournées et opérations artistiques dans ses fonctions en lien avec l’organisation et la réalisation des tournées, suivis de dossiers et les échéanciers;
- Assurer le lien avec les musiciens;
- Coordonner l’obtention des visas et des permis de travail de tous les participants de la tournée selon les différents pays;
- Faire les états de compte et assurer un suivi budgétaire sur certains aspects;
- Accompagner l’orchestre en tournée, au besoin;
- Rédiger les communications faites aux musiciens et autres participants de la tournée;
- Concevoir le livret de tournée qui comprend l’itinéraire, les dates importantes, les adresses et les contacts;
- Gérer l’obtention et la mise en fonction des téléphones de tournées;
- Faire les suivis nécessaires auprès des compagnies d’assurances et de la chambre de commerce concernant le transport des instruments;
- Rédiger les rapports de tournées et les bilans;
Autres tâches administratives
- Fournir du soutien administratif au (à la) directeur(trice), production et au (à la) directeur(trice), tournées et opérations artistiques (téléphone, messagerie vocale, télécopieur, courriel, classement, bon fonctionnement du bureau, préparation des envois de courrier dont la correspondance, les lettres, bons de commande, etc.).
Exigences du poste
- BACC dans une discipline appropriée ou l'équivalent;
- Expérience pertinente d'au moins 3 ans dans une fonction similaire;
- Expérience en gestion de projets;
- Connaissance de la musique classique, un atout;
- Bonne maitrise de la Suite Office;
- Disponibilité les soirs et fin de semaine.
Compétences et attitudes organisationnelles requises
- Approche client (respect des engagements, proactivité et réactivité);
- Autonomie;
- Communication verbale et écrite efficiente;
- Créativité et innovation;
- Disponibilité et flexibilité;
- Gestion des priorités et du temps;
- Habileté à établir et maintenir des relations privilégiées;
- Habileté à travailler en équipe;
- Habileté à travailler en multidossiers;
- Loyauté et engagement envers les clients et l’OSM;
- Ouverture au changement;
- Respect des personnes;
- Sens de la planification et de l'organisation;
- Souci élevé de la qualité du travail.
