Bureau de Montréal - Centre-ville

EVOQ prend de l’expansion !  EVOQ est un cabinet d’architecture primé.  Nous nous spécialisons en conservation du patrimoine et en architecture des Inuits et des Premières Nations.  Nous possédons par ailleurs une expertise en projets résidentiels et commerciaux ainsi qu’en planification de la conservation du patrimoine.

Nous souhaitons actuellement nous adjoindre d’une (1) adjointe administrative intéressées qui, de par sa contribution, coopérera à la réalisation de grands projets stimulants favorisant le mieux-être, dans une entreprise à dimension humaine.

Cette candidate est reconnue comme étant «un excellent bras droit» tant pour les activités d’affaires que sur le plan administratif et financier.  Elle se démarque de par sa grande capacité à gérer les priorités dans le respect des échéanciers, par son habileté à coordonner divers dossiers administratifs ainsi que sa grande facilité à rédiger et à traduire la correspondance et les documents corporatifs.

Vos principales responsabilités

Fournir un soutien administratif et opérationnel afin de faciliter les échanges de travail entre les chargés de projet et le département de comptabilité en les assistants dans la planification, l’organisation, le contrôle et l’évaluation de leurs divers dossiers tant pour le bureau de Montréal que Toronto:

Assistance administrative

  • Fournir un service à distance pour le bureau de Toronto ;
  • Élaborer des rapports et des outils de travail pour les chargés de projets ;
  • Ressortir les points importants lors des lectures des offres de services gouvernementaux ;
  • Effectuer de la recherche de document pour certains projets ;
  • Assurer le suivi des demandes de bons de commande;
  • Mettre à jour le tableau de suivi des projets ;
  • Vérifier les heures travaillées pour chaque projet et si nécessaire les inscrire dans Deltek-Vision ;
  • Valider et vérifier les feuilles de temps ;
  • Participer aux audits de projets avec le département de comptabilité et le Directeur des opérations ;
  • Participer à l’amélioration des processus administratifs ;
  • Assurer l’ouverture des nouveaux projets ;
  • Collaborer avec le département des ressources humaines afin d’assurer la mise à jour des formations obligatoires et des cartes de compétence des employés ;
  • Trier et classer des documents selon des systèmes de classement établis, trouver et récupérer des documents des dossiers suite aux demandes, et tenir des registres de matériaux classés;
  • Effectuer toutes autres tâches administratives connexes.

Comptabilité

  • Assurer le suivi du budget des offres de services et en faire la lecture;
  • Répertorier tous les documents relatifs à la facturation ;
  • Faciliter le processus de facturation;
  • Assurer le suivi des factures auprès des consultants;
  • Collaborer étroitement avec les chargés de projet pour assurer un cycle de facturation impeccable;
  • Vérifier l’état des comptes à recevoir et effectuer le suivi auprès des clients ;
  • Effectuer toutes autres tâches de comptabilité connexes.

Profil

  • Détenir un certificat, DEC, DEP en administration et/ou en comptabilité;
  • Un minimum de (trois) 3 années d’expérience dans un poste similaire ;
  • Habiliter à gérer des budgets en entreprise (un atout) ;
  • Excellente maîtrise de la suite Office;
  • Bilinguisme parfait (anglais et français, parlé et écrit) ;
  • Grammaire et orthographe impeccables.

Aptitudes

  • On vous reconnaît pour votre habileté à communiquer avec tact et diplomatie ainsi qu’être un excellent vulgarisateur ;
  • On vous reconnaît pour votre capacité à vous adapter aux changements ;
  • On vous reconnaît pour votre discrétion, fiabilité, ponctualité et disponibilité ;
  • On vous reconnaît pour l’enthousiasme que vous démontrez à l’égard des tâches administratives diversifiées.

Vos conditions et votre contexte de travail 

  • Horaire de travail flexible ;
  • Gammes d’avantages sociaux (Régime d’assurance-collective) ;
  • Salaire compétitif en fonction de l’expérience ;
  • Bureau au cœur du centre-ville de Montréal (Place des spectacles) ;
  • Environnement de travail dynamique et stimulant ;
  • Programme enviable de formation aux employés, axé sur le développement des compétences identifiées.

Venez faire la différence et  profitez de cette opportunité en vous joignant  à notre équipe dynamique pour faire carrière au sein d’EVOQ architecture Inc. en nous transmettant votre candidature (lettre d’intention et CV) par courriel.

Toutes les candidatures seront évaluées, cependant seules les candidates retenues seront contactées.

Nous vous remercions de votre intérêt à l’égard de notre entreprise et n’hésitez pas à partager cette offre emploi à vos collègues et amis intéressés par de nouvelles possibilités de carrière.

Dans le but d'alléger le texte, le genre féminin peut être utilisé comme générique.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.