Coordonnateur(trice) des opérations événementielles

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DESCRIPTION

Sous la responsabilité du directeur des opérations, le coordonnateur des opérations événementielles est responsable de la planification et de la gestion des opérations de montage / démontage ainsi que de la maintenance et de l’exploitation du site et de son infrastructure.

 RESPONSABILITÉS


 Responsabilités générales 

  • Gérer les projets événementiels de Gipsy;
  • Être responsable du respect et du maintien des politiques de l’entreprise, du bon fonctionnement de la communication entre l’équipe en déplacement et l’équipe de Montréal;
  • Veiller au maintien de la qualité générale des services rendus selon les normes établies par le directeur des opérations et la haute direction de Gipsy.

  • Analyser la viabilité des sites potentiels selon la stratégie marketing et les exigences techniques de la production et de la ville ainsi que les règles / règlements de l’endroit sélectionné ;

 Responsabilités logistiques 

  • Responsable de maintenir la qualité et la sécurité du site et de son infrastructure ;
  • Assurer une qualité d’encadrement de l’équipe d’activation «Staffing», collaborateurs;
  • Planifier et gérer les horaires de l’équipe de montage et de démontage;
  • Coordonner et superviser les transports locaux et internationaux en collaboration avec le/la chargé(e) de projets;
  • Coordonner et superviser les besoins d’entreposage pour les activations en collaboration avec le/la chargé(e) de projets;
  • Coordonner et superviser les transports vers l’entrepôt de Gipsy;
  • Assister la direction de Gipsy et du chargé(e) de projets, dans l’ensemble des tâches de préparation des événements;
  • Assister le/la chargé(e)  chargé(e) de projets pour la rédaction des rapports et bilans d’activation;

 Responsabilités administratives :

  • Assurer le respect des ententes contractuelles avec les différents partenaires;
  • Gérer et faire les rapports des dépenses de chaque événement;
  • En collaboration le/la chargé(e) de projets, faire un suivi des budgets opérationnels pendant les activations;

 Responsabilités de communication :

  • Agir en événement à titre de représentant de Gipsy et de ses clients, notamment lors d’activités promotionnelles, d’activités protocolaires et auprès des autorités, des médias, des clients et partenaires ;
  • S’assurez que toutes les activations auront du contenu de haute qualité (Vidéos/photos) pour les utilisations de Gipsy et ceux de ses clients;
    Autres exigences:
  • Disposé à se déplacer au Canada et aux USA pour un total d’environ 40 jours par année;
  • Une bonne connaissance technique, et technologique;
  • Capacité à jongler avec des priorités multiples de manière efficace.
  • Une bonne connaissance en gestion d’inventaire et de commandes;
  • Aptitudes à négocier;
  • Bilingue (français et anglais)
  • Grande autonomie, très bon sens de l’organisation et habilité à travailler sous pression;
  • Posséder un permis de conduire valide;
  • Être apte à travailler dans le cadre d’échéanciers serrés avec des directives minimales;
  • Disposé à travailler sur des horaires flexibles et parfois exigeants;

 

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