Le changement fait partie intégrante de l’évolution d’une organisation et comporte son lot de défis.

Que ce soit pour implanter une nouvelle technologie, de nouveaux outils de travail, de nouvelles procédures, ou tout autre changement, un budget important et beaucoup d’énergie y est généralement accordé. D’ailleurs, on estime que les changements exigent souvent 2 fois plus de temps et sont 1.5 fois plus coûteux que ce qui était prévu au départ.

Mais pas de panique! Il est possible de bien gérer le changement. Dans notre chronique «Faut-il gérer le changement dans la PME?», en plus d’expliquer les réactions humaines devant les changements, nous avions abordé plusieurs moyens permettant de prévenir les résistances. Le développement des compétences (savoir, savoir-faire, savoir-être) faisait partie de ceux-ci.

Lors d’un changement important, les employés craignent souvent de ne pas avoir les aptitudes nécessaires pour s’adapter et performer dans le nouveau contexte auquel ils font face. Grâce à une formation appropriée, les employés seront mieux équipés pour vivre avec le changement.

À qui s’adresse la formation?

Avant de vous lancer au cœur du développement de la formation ou dans la recherche de formateurs compétents, prenez d’abord le temps d’identifier les personnes qui devraient bénéficier d’une formation.

Afin de cibler les personnes à former, songez à qui sera touché par le changement. En fonction du contexte de votre organisation, il peut être plus simple de créer des groupes de personnes ayant des besoins de formation distincts. Par exemple, ces groupes peuvent se diviser par départements, par postes, par niveaux hiérarchiques, etc. Selon le changement implanté, il est également parfois nécessaire d’offrir une formation à des groupes externes à votre organisation, tels que des clients, des fournisseurs ou des partenaires.

Identifiez les compétences à développer

À partir de ce que vous connaissez des personnes ou des groupes ciblés (aptitudes, préoccupations, forces, limites, etc.), identifiez quelles compétences (savoir, savoir-faire, savoir-être) ils ont besoin d’améliorer ou de développer pour être mieux outillés quant au changement apporté.

Lorsque vous aurez fait cette réflexion, vous allez probablement constater que les compétences à développer sont différentes selon les personnes/groupes ciblés. Cela est tout à fait normal.

D’ailleurs, pour offrir une formation qui aura l’effet escompté, il est important qu’elle soit adaptée aux besoins respectifs de chacun.

Par exemple, lors de l’implantation d’un nouveau logiciel, il se peut que les gestionnaires aient besoin d’être formés sur les bonnes pratiques de gestion du changement, alors que certains employés devront plutôt apprendre les aspects techniques de ce nouveau logiciel. De plus, certains groupes d’employés pourraient avoir uniquement besoin d’une mise à niveau, alors que d’autres devraient apprendre de A à Z le fonctionnement du logiciel.

Formez au bon moment

Bien que la formation soit un des moyens à privilégier pour gérer le changement, celle-ci doit être offerte au bon moment. Il faut d’abord créer l’ouverture nécessaire à l’apprentissage.

Si, par exemple, les employés ont une attitude défensive, qu’ils sont anxieux et qu’ils se perçoivent comme étant « perdants » devant la nouveauté qui leur est imposée, il est préférable de continuer à mettre vos énergies dans la mise en place des conditions gagnantes au changement et à la formation. Prévoyez, par exemple, des rencontres avec les employés où ils auront l’occasion de s’exprimer et où vous pourrez expliquer en détail les changements et leurs impacts.

Également, les formateurs doivent être en mesure d’identifier si les employés sont prêts à apprendre. Si tel n’est pas le cas, ils doivent pouvoir créer les conditions nécessaires. Bref, n’attendez pas que le changement dans votre organisation se solde par un échec ou qu’il dépasse largement votre budget. Sachez mettre les conditions favorables en place et utilisez les ressources qui s’offrent à vous. Une formation adaptée aux besoins est certainement un des moyens à privilégier!

Sources: • Michel Maletto, La gestion du changement – Comment faire adhérer le personnel, 2009
∗ Céline Bareil, Gérer le volet humain du changement, 2004

Par Cynthia Martin, Consultante en ressources humaines chez VIACONSEIL.