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L’accueil et l’intégration: un élément clé de l’engagement du nouvel employé envers l’organisation

par Viaconseil, le 16 janvier 2014


Il a été maintes fois démontré que les premiers 90 jours suite à l’arrivée d’un nouvel employé est déterminant dans sa décision de rester ou de quitter l’entreprise. Celui-ci évalue son environnement, son supérieur immédiat, ses collègues, les politiques et pratiques organisationnelles, les valeurs de l’entreprise, etc. Il déterminera si cela correspond à ses attentes, ce qui lui a été vendu en entrevue, ses propres valeurs, et choisira de poursuivre ou non l’aventure.

Les premières journées sont importantes. L’employé doit se sentir attendu et important. Autant que possible, son poste de travail doit être prêt, ses outils et accès aussi. Un horaire doit avoir été établi afin d’éviter les temps morts et les moments d’attentes où il ne saura ce qu’il doit faire.

La première journée: l’accueil

La première journée est généralement occupée par une présentation générale de l’entreprise, la complétion des documents d’embauche, la présentation des lieux et des gens, et une rencontre avec le supérieur immédiat concernant les attentes, les projets en cours, la description du rôle et des tâches, la présentation des collègues de l’équipe, etc. Il est également important de prévoir le dîner de la première journée. L’idéal est que le superviseur organise un dîner en groupe avec les collègues et lui-même. Cette première journée constitue aussi un bon moment pour faire le tour des éléments «pratico-pratique» du bureau (imprimante, papeterie et article de bureau, cuisine, salle de bain, etc.).

Les jours et semaines suivants: l’intégration et la formation

Les jours suivants doivent également être structurés et organisés à l’avance. Généralement, l’employé assistera à des rencontres (individuelles ou de groupe) avec des représentants des départements qui expliqueront leur rôle et celui de leur département ainsi que les types d’interactions qu’ils auront ensemble. Également, des rencontres individuelles avec tous les autres acteurs de l’entreprise avec lesquels le nouvel employé devra collaborer régulièrement sont à prévoir. L’objectif est de leur permettre de se présenter, d’expliquer ce qu’ils font et de briser la glace. Il est ainsi beaucoup plus facile pour le nouvel employé d’entrer en contact avec ces gens dans le cadre de son travail lorsque cette première rencontre a eu lieu.

Finalement, des formations sur les différents outils de travail ou contenus importants pourront compléter le programme d’accueil et d’intégration. Des lectures peuvent aussi être ajoutées au plan (ex. politiques, etc.) On peut aussi remettre certains documents utiles tels qu’un organigramme, une liste téléphonique avec les noms, titres et départements des employés, un résumé des informations utiles aux nouveaux employés (ex. restaurants ou autres services autour du bureau, où stationner sa voiture ou son vélo, etc.). Un tel programme s’étend généralement sur quelques jours à quelques semaines pour la plupart des postes.

Qui est responsable?

Une personne (le plus souvent des ressources humaines) doit être responsable du processus d’accueil, et le superviseur immédiat sera responsable de son intégration.

Les rencontres doivent être organisées à l’avance par soit les ressources humaines, soit le superviseur. Quelqu’un doit également être responsable de s’assurer que les rencontres ont bel et bien lieu. Si les personnes à rencontrer déplacent ou annulent les rencontres, le nouvel employé sera très mal à l’aise d’insister pour prévoir une nouvelle date. On doit absolument s’en charger pour lui.

Un suivi doit être fait à quelques reprises avec les nouveaux employés afin de s’assurer que tout se passe comme prévu. Alors que le supérieur immédiat fera le point quotidiennement ou à tout le moins hebdomadairement, une personne des ressources humaines pourrait contacter le nouvel employé et le supérieur immédiat quelques jours après son arrivée et à nouveau un ou deux mois plus tard, au minimum. L’objectif étant de relever les problématiques avant qu’elles ne deviennent insurmontables et d’éviter ainsi les départs.

L’impact sur les résultats organisationnels

Considérant les efforts qui sont déployés pour l’embauche de chaque ressource et les coûts d’un départ, le temps et l’énergie requis pour élaborer un programme d’accueil et d’intégration pour le nouvel employé sont définitivement bien investis. De plus, un bon programme augmente également considérablement la productivité des nouveaux employés dans les premiers mois suite à l’embauche. Vous avez donc tout à gagner à bien prévoir et organiser l’arrivée de vos nouvelles ressources. Des employés engagés et performants, que demander de mieux!

Pour obtenir un gabarit de programme d’accueil et d’intégration, ou d’autres outils RH utiles, visitez notre boite à outils RH sur notre site web.

Par VIACONSEIL


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