Si vous travaillez de concert avec une agence événementielle chevronnée, sur papier, votre événement est pensé et orchestré dans ses moindres détails. Mais il faudrait être bien naïf pour croire qu’il se déroulera tel quel, sans anicroche. Il y a toujours des imprévus et être spécialiste en événementiel, c’est faire preuve de débrouillardise pour que cela ne paraisse pas.

Depuis toutes ces années à la tête de SUITE22 Événements, je répète aux clients que mon travail consiste à prévoir l’imprévisible et à contrôler l’incontrôlable. Malgré ma bonne volonté, il m’est impossible de tout maîtriser à 100 %. Je vous partage donc aujourd’hui 3 façons de faire que vous pourrez, à votre tour, utiliser pour garantir le bon déroulement de vos événements.

Agir avec discrétion
Dans la mesure du possible, la personne responsable de l’événement devrait régler les problèmes en catimini. Inutile d’alarmer le client ou les invités si une mesure alternative peut être rapidement mise en place. Il faut réagir rapidement, chercher des réponses et trouver une solution.

Je me rappelle un événement se déroulant sur trois jours. Nous avions loué de superbes plantes pour égayer la scène principale. Au matin du 2^e jour, c’était la panique : toute la verdure avait disparu ! Notre scène faisait pitié et je n’arrivais pas à retracer les plantes en question. J’ai rapidement contacté le fournisseur, mais à cette heure matinale, il ne répondait pas. Heureusement, j’avais pris soin de noter le cellulaire du livreur la veille et j’ai pu le joindre directement. Il avait mal lu le bon de commande et était reparti avec toutes les plantes, tard en fin de soirée. Comprenant son erreur, il s’est offert pour nous ramener le tout. Cela s’est fait en catastrophe, une quinzaine de minutes avant qu’on ouvre de nouveau les portes de la salle aux invités.

Dans un cas comme celui-ci, il est inutile d’alarmer les autres. J’ai su régler le problème en secret.

Demander l’aide du complice
Dans certains cas, la solution au problème aura des impacts financiers ou modifiera le déroulement de l’événement. Dans le cas présent, il faut en aviser le client, expliquer succinctement la situation et proposer une solution.

Comme cette autre fois où le traiteur engagé pour un gigantesque banquet a omis d’apporter des cuillères pour le potage servi en entrée. Il était impossible pour lui de corriger la situation dans les temps requis. J’ai donc exposé le problème à mon client en lui proposant 2 solutions. Nous pouvions soit omettre le service du potage ou tenter notre chance pour obtenir les cuillères nécessaires.

J’ai suggéré à mon client de servir l’entrée. C’était la meilleure solution puisque le menu était affiché sur chaque table et que les invités auraient suspecté un problème si nous n’avions pas servi le potage. Je suis donc passée en mode offensive. J’ai contacté les restaurants voisins de notre événement pour emprunter leurs cuillères en trop. Trois pouvaient nous dépanner. Après le repas, je leur ai rapporté les ustensiles… accompagnés de nos portions de desserts en surplus.

Les cuillères étaient dépareillées, mais aucun invité n’en a fait la remarque. Il n’y a que moi et mon complice qui avons eu conscience du problème.

Jouer la carte de la transparence
Les pépins qui surviennent pendant un événement requièrent une réaction rapide. Si le problème impacte le confort des invités, leur sécurité ou le déroulement prévu à l’horaire, mieux vaut jouer la carte de l’honnêteté.

Je n’aurais jamais pensé qu’un nid d’oiseau puisse retarder un de mes événements. Pourtant… C’était au petit matin, à l’heure où l’équipe était conviée pour faire le montage d’un chapiteau dans un grand stationnement. Il fallait déplacer les voitures. Mais quelqu’un s’est opposé : il a remarqué qu’une des autos avait un nid d’oiseau sur un de ses pneu. Un nid occupé par une nichée. Il a fallu le déplacer délicatement et ensuite faire remorquer la voiture. Ça a grandement retardé notre planification. Lorsque les nombreux fournisseurs prévus au montage sont arrivés, la préparation des lieux était incomplète. Nous avons misé sur la collaboration de chacun et avons joué franc jeu. L’entraide a permis de rattraper le temps perdu et de minimiser les impacts de cet imprévu sur le client et ses invités.

En conclusion, la débrouillardise est une qualité essentielle à posséder lors de la mise sur pied d’un événement, peu importe son ampleur. Faire appel à une agence événementielle vous permettra d’avoir un allié qui prend les coups à votre place et les encaisse en silence. Ça fait partie de notre rôle : vous permettre de profiter de votre événement, tandis que nous veillons à son bon déroulement.

Besoin d’une super-alliée pour prévoir l’imprévisible et contrôler l’incontrôlable ? Faites appel à l’équipe performante de SUITE22 Événements. Nous nous ferons un plaisir de travailler dans l’ombre au succès de vos événements. Communiquez avec Nadine Ménard au [email protected]

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Nadine Ménard est la tête créative et propriétaire de SUITE22 Événements, l’agence qui facilite et optimise l’idéation, la réalisation et le rayonnement de vos événements corporatifs de toutes sortes.