Les bons stratèges événementiels gardent toujours en tête qu’il faut stimuler les cinq sens des invités, car l’humain est un être incarné. Son corps cherche constamment à établir des liens avec son environnement. Il est l’outil qui permet la rétention des plaisirs et des souvenirs.

À priori, la tâche semble simple, mais elle ne l’est pas. Satisfaire les sens de vos invités prend forme à travers des dizaines voire de centaines de choix et de détails qu’il ne faut pas négliger. Vous faire accompagner par une agence événementielle reconnue, comme SUITE22 Événements, vous permettra d’optimiser cet aspect. Voici un survol rapide de trucs et astuces qui rendront votre événement mémorable grâce à son pouvoir sensoriel.

La vue

• C’est le sens le plus important à combler. La vue transmet 70% des informations que l’on capte de notre environnement.
• Porter attention au décor n’est pas suffisant. L’utilisation de la psychophysique des couleurs permet d’insuffler l’énergie désirée pour l’événement. On n’utilisera pas les mêmes couleurs si on souhaite dynamiser nos employés ou leur offrir un moment de détente.
• La vue, c’est aussi le souci que chacun puisse voir l’entièreté de l’événement. On évitera donc les gigantesques centres de table qui bloque la vision ou une disposition de type banquet traditionnel qui donne des torticolis à la moitié des invités pendant le spectacle.
• Le plaisir des yeux sera aussi considéré lors du choix du menu. Prenons l’exemple d’un cocktail dinatoire : il importera de varier les bouchées, varier les supports sur lesquels on les présente, etc.

L’ouïe

• Pour séduire les invités, ici on évitera les extrêmes : trop de bruit ou pas assez.
• Dans un espace restreint, oubliez les percussions qui agressent les oreilles. En revanche, des artistes en chair et en os produiront une musique d’ambiance beaucoup plus chaleureuse qu’une bande-son préenregistrée.
• Soyez prêt à varier le niveau sonore de la performance en fonction du ressenti. Une bonne agence événementielle mettra toujours quelqu’un dans la salle pour « vivre » l’événement et varier la stimulation auditive en cas de besoin. Personne n’aime avoir à crier pour discuter avec son voisin de table ou lors d’une portion réseautage.
• À l’inverse, il faut s’assurer que chaque invité entende bien. Votre fournisseur de services audiovisuels doit positionner suffisamment de haut-parleurs et à des endroits stratégiques pour une expérience agréable. Aucun invité ne devrait être assis directement à côté d’un haut-parleur.
• Cherchez aussi à éliminer autant que possible les bruits agressants qui peuvent gâcher l’ambiance sonore que vous cherchez à créer. Lors du montage de votre salle, demandez à tester la fournaise ou l’air climatisé qui fonctionnera en présence des invités.

L’odorat

• Lorsque le repas sera servi, on souhaite évidemment que l’odeur fasse saliver les invités. Mais leur odorat reste actif tout au long de votre événement et il faut le chouchouter.
• L’emplacement des cuisines ou l’espace réservé au fournisseur alimentaire est crucial. Personne n’aime sentir une odeur de friture persistante avant ou après un repas.
• Il faut aussi porter une attention particulière aux fleurs sélectionnées pour la décoration, surtout si ce sont des centres de tables. Certaines variétés sont fort jolies, mais leur parfum est trop persistant. Pour la même raison, on évitera les bougies parfumées.
• Envie de pousser l’audace à son maximum ? Des diffuseurs d’odeur peuvent être utilisés pour charmer le nez de vos invités. C’est ce qu’on appelle le marketing olfactif ou l’utilisation d’une odeur en lien avec l’environnement. Une odeur de cannelle pour un événement du temps des fêtes ou celle d’un pamplemousse vivifiant lors d’une réunion d’équipe peut influencer positivement l’expérience des participants. Plusieurs boutiques ont adopté ce concept depuis longtemps et diffusent en continu une odeur pour attirer leur clientèle.

Le goût

• Au-delà du choix du menu, il faut vérifier qu’il est servi à la bonne température. Le plaisir des papilles passe aussi par la chaleur des mets.
• Gardez en tête que le sens du goût cherche aussi à être stimulé à tout moment. Une station d’eau aromatisée de feuilles de menthe ou de tranches de citron sera efficace tout au long de votre événement.
• Pensez aussi à offrir un bonbon ou une mignardise à un moment clé de votre événement.
• La formule du cocktail dinatoire est intéressante ici, car elle offre une grande variété d’aliments à vos invités. Chacun peut sélectionner ce qui lui plait le plus.

Le toucher

• Les matières qui composent le décor et le mobilier ont leur importance. Personne n’a envie de prendre place sur un fauteuil en cuirette en pleine canicule. Osez les textures différentes comme les nappes de lin plutôt que celles, traditionnelles, en polyester.
• La température de la pièce influence aussi le ressenti du corps. Assurez-vous de bien climatiser l’endroit avant l’arrivée des invités. Au besoin, ajustez en cours d’événement.
• Le toucher, c’est littéralement le contact physique que vous offrez à chacun des invités. La poignée de main sincère que vous leur servez dès leur arrivée. Voilà pourquoi une agence événementielle fait toute la différence. Au début d’un événement, il y a tant à gérer qu’il vous sera impossible d’offrir cette attention à tous si vous êtes en train de régler des détails à la cuisine ou le retard d’un conférencier. Pendant que votre agence événementielle gère tous les imprévus, vous êtes disposé à stimuler le sens du toucher de chacun des invités.

Satisfaire les cinq sens lors d’un événement est un défi de taille qu’une agence événementielle d’expérience vous aidera à relever haut la main. Ne reste plus qu’à utiliser votre sixième sens afin de choisir la meilleure agence… ;-)

Envie de bénéficier de conseils d’expert afin de stimuler les cinq sens de vos invités ? Faites appel à l’équipe performante de SUITE22 Événements. Nous nous ferons un plaisir de vous révéler l’étendue des possibilités. Communiquez avec Nadine Ménard au [email protected]

Nadine Ménard est la tête créative et propriétaire de SUITE22 Événements, l’agence qui facilite et optimise l’idéation, la réalisation et le rayonnement de vos événements corporatifs de toutes sortes.