Les congrès sont des événements d’envergure. Ils s’étendent sur plusieurs jours, réunissent souvent des centaines d’invités et impliquent de nombreux fournisseurs. Pour vous démarquer du lot des congrès génériques et faire vivre une expérience mémorable et positive à vos participants, voici quelques astuces incontournables.
#1: Mettez-vous à la place de l’invité
La formule de base de tous les congrès est sensiblement la même. Cela représente de longues journées à entendre différents conférenciers les uns à la suite des autres. Du point de vue de l’organisateur, on veut que nos invités en aient pour leur argent et on remplit l’horaire au maximum de sa capacité. Mais est-ce vraiment ce que souhaitent les participants ?
«Il faut modifier les règles habituelles pour répondre aux besoins actuels», préconise Anthony Horng, stratège en design thinking. Votre congrès doit innover et se métamorphoser pour répondre aux attentes et besoins de vos invités. Certains ont fait de longues heures de route pour y être. Veillez à ce que les pauses soient de véritables moments de répit. Selon notre expert, la «pause-réseautage» est une fausse bonne idée. Mieux vaut un temps de pause suivi de réseautage pour convenir aux congressistes.
L’horaire de votre événement et sa composition doivent être réfléchis en ayant cette réalité en tête. On pourra, par exemple, raccourcir les journées, fournir des rafraichissements et un service de restauration en continu ou dynamiser les présentations afin de susciter l’interaction et l’engagement des participants.
#2: Partagez vos objectifs à tous les conférenciers
Lors de l’idéation de votre événement, vous devriez avoir identifié une promesse événementielle. Elle consiste à définir un objectif, une transformation désirée pendant l’événement. On vise à ce que nos invités quittent avec un état d’esprit différent que celui qu’ils avaient à leur arrivée: rassurés quant à l’avenir, motivés pour affronter les défis ou davantage soudés les uns aux autres.
Il faut prendre le temps de communiquer cet objectif à tous les conférenciers: voici notre but, comment peux-tu y contribuer avec ta conférence? Non seulement cela donnera une cohésion à l’ensemble du congrès, mais chacun se fera le porte-parole de l’objectif auprès des invités.
#3: Utilisez le storytelling
Le storytelling est l’art de raconter une histoire autour d’un service, d’un produit ou d’une marque. Il est utilisé en marketing, mais convient très bien à l’événementiel également. Pour cela, il faut maîtriser l’art de créer un arc narratif et structurer votre événement en conséquence. «C’est comme un film, explique Anthony Horng. On expose les faits, on arrive dans l’inconnu et les défis et on termine avec une conclusion rassurante.»
On évitera donc de terminer le congrès avec une conférence controversée. Au même titre qu’on ne mettra pas le conférencier vedette au début de la première journée. L’expérience d’une agence événementielle de renom comme SUITE22 événements possède l’expertise nécessaire au modelage de votre contenu et à la création de valeur.
#4: Brisez le 4e mur
On a longtemps préconisé de mettre une distance entre les participants et les organisateurs. Ces derniers devaient gérer le congrès sans laisser transparaitre les difficultés ou les problèmes rencontrés en cours de route. Pensez à l’image du canard paisible en surface, mais qui pédale comme un fou sous l’eau. Cette manière de faire est révolue. De nos jours, les participants à un congrès souhaitent de la transparence. Il faut laisser tomber la perfection au profit de l’honnêteté.
Que ce soit pour l’absence d’un conférencier, un problème électrique, un retard dans les cuisines, la pénurie de tasses pour servir le café: utilisez l’humour pour annoncer la chose simplement.
#5: Ayez un plan B
Qui dit événement d’ampleur dit contretemps, imprévus et ajustements. Il faut un sain équilibre entre créativité et structure. N’espérez pas vous adapter avec élégance dans le feu de l’action. Un plan B doit toujours être prévu à l’avance et pourquoi pas, un plan C.
Vos fournisseurs deviennent alors des complices. Chaque présentateur doit être avisé qu’il faudra peut-être réduire le temps qui lui est accordé. Le contenu à retrancher doit être convenu. Si le public n’est plus attentif, on allongera la pause et offrira plus de café. Le service de traiteur doit anticiper la chose. «Généralement, on peut se fier à l’expertise de nos sous-traitants, mais je recommande toujours d’aborder la question avec eux avant l’événement», suggère Horng.
Planifier un congrès est une tâche colossale. Pour innover, il faut se concentrer sur les besoins des participants. En utilisant ces quelques astuces, votre événement laissera un souvenir mémorable et positif dans la tête des invités.
Envie de bénéficier de conseils d’expert afin de mettre sur pied un congrès qui se démarquera? Faites appel à l’équipe performante de SUITE22 Événements. Nous nous ferons un plaisir de mettre notre expertise à votre service. Communiquez avec Nadine Ménard au [email protected]
Nadine Ménard est la tête créative et propriétaire de SUITE22 Événements, l’agence qui facilite et optimise l’idéation, la réalisation et le rayonnement de vos événements corporatifs de toutes sortes.