Réjouissez-vous, l’année achève! Vous souhaitez sans doute aborder ces célébrations le cœur en fête et la tête légère. Mais saviez-vous que vous êtes responsable si un employé boit trop et se met dans le trouble? À titre d’employeur, vous avez le devoir de prévenir les excès. La loi vous oblige à veiller à la santé et la sécurité de vos invités. Voici un tour d’horizon de vos obligations et de l’aide que vous pouvez obtenir auprès d’une agence événementielle. 

Depuis 2015, tout employeur doit s’être doté d’une politique interne sur le harcèlement. Cette politique concerne principalement les comportements attendus à l’égard du harcèlement psychologique ou sexuel, mais elle peut aussi détailler vos attentes en matière de consommation de cannabis et d’alcool. Elle inclut les devoirs et obligations, de même que les droits, de chacun.

À l’approche des célébrations du temps des fêtes, il est toujours d’actualité de retourner ce guide, par courriel, à tous les employés. Car si une plainte est portée contre un employé et que les faits reprochés se sont déroulés pendant l’événement que vous avez organisé, vous êtes dans l’obligation légale de faire ouvrir une enquête. L’événement de fin d’année est une extension du bureau, peu importe l’endroit où il se tient.

Permis de réunion
Un permis de réunion est l’équivalent événementiel du permis d’alcool que doivent posséder les débits de boisson. Même si vous travaillez de concert avec une agence événementielle, vous êtes responsable de cet achat. La législation a été modifiée en 2021, voici les 4 critères à surveiller pour déterminer si vous devez, ou non, vous procurer un permis de réunion:

1. Est-ce un événement privé?
2. L’événement est-il gratuit?
3. Y a-t-il moins de 200 personnes?
4. Si l’événement se tient dans un endroit public, cet endroit possède-t-il déjà un permis de vente d’alcool?

Si vous avez répondu non à une de ces questions, vous devez vous procurer un permis auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux. La demande doit être faite au minimum 15 jours avant la tenue de votre événement. C’est une précaution qui vaut largement les quelques dizaines de dollars que vous y investirez. Les amendes que vous pourriez récolter en ne vous conformant pas à la loi seront autrement plus salées !

Limiter la consommation d’alcool
Dès qu’il y a présence d’alcool, vous devez mettre en place une série de mesures assurant la sécurité de vos invités. La meilleure approche consiste à limiter la consommation des convives. Évitez le bar ouvert qui invite aux abus. Proposez plutôt un système de coupons afin que chacun prenne un nombre limité de consommations pendant votre événement. Assurez-vous d’offrir de la nourriture en même temps que le service d’alcool.

La personne qui coordonne votre événement pourra jouer au «bad cop» et vous laisser profiter des réjouissances avec vos invités. Du personnel de service qualifié interdira de nouvelles consommations aux personnes qui ont déjà trop bu et, en dernier recours, la police pourra même être appelée en renfort.

Prévoyez l’arrêt du service d’alcool quelques heures avant la fin de l’événement. Inclure une alternative sans alcool est aussi un must. Ne vous contentez pas d’offrir de l’eau en bouteille et des sodas. Rendez l’offre non alcoolisée attrayante. Engagez un mixologue pour des mocktails fabuleux ou piquez la curiosité de vos invités avec des bombes à cocktails qu’ils ajouteront à une eau pétillante.

Vous pouvez aussi faire un appel de candidatures à l’interne pour des chauffeurs désignés. Veillez évidemment à remercier ces bons samaritains avec un cadeau personnalisé en échange de leur abstinence.

S’assurer que chacun quitte la fête en sécurité
Dans un premier temps, vous pouvez faire l’achat d’éthylotests à usage unique. Certaines entreprises peuvent même vous en fournir avec votre logo et un message personnalisé. On trouve aussi ce type de produit dans la majorité des pharmacies pour une poignée de dollars.

S’il y a un vestiaire, vous pouvez demander les clés de voiture de chacun en début de soirée et obliger la prise d’un alcootest avant de remettre les clés aux propriétaires.

Songez aussi aux services d’une agence de raccompagnement afin que chacun rentre à la maison en toute sécurité. Quelques centaines de dollars en échange de la paix d’esprit, c’est peu cher payé!

Vous avez aussi la possibilité de commander des livrets de coupons de taxis que vous remettrez aux employés qui ne sont pas en état de prendre le volant. Gardez cependant en tête qu’un vendredi de décembre, les taxis se font parfois rares.

Réserver quelques chambres dans un hôtel à proximité est également une mesure qui prouve que vous avez la santé de vos invités à cœur.

Nous vous souhaitons de formidables réjouissances… sécuritaires!

Vous recherchez un partenaire de confiance pour encadrer vos célébrations de fin d’année? L’équipe de SUITE22 Événements se fera un plaisir de vous conseiller. Communiquez avec Nadine Ménard au [email protected]