Beatriz Cruz (Glassroom)

Cinq leçons tirées de la mise en place d’un programme d’horaire flexible

par Beatriz Cruz (Glassroom), le 20 octobre 2022


Glassroom et les autres entités du collectif Humanise ont adopté un horaire flexible grâce auquel les membres du personnel peuvent travailler neuf jours par cycle de deux semaines et ainsi prendre congé le dixième jour. Nous appelons «9/10» ce projet visant à améliorer la conciliation travail-vie personnelle.

Dans les faits, nous avons lancé le projet pilote 9/10 en janvier 2022 pour déterminer s’il convenait à l’ensemble du collectif Humanise. Dès le début, le principal enjeu était de nous assurer que le personnel organise et accomplisse ses tâches plus efficacement, plutôt que de travailler des heures supplémentaires pendant neuf jours afin de décrocher le dixième.

À titre de directrice et de cheffe d’équipe, j’ai dû non seulement faciliter et réaliser la mise en oeuvre du projet pilote au sein de mon équipe, mais aussi m’assurer de réunir des conditions propices à sa réussite. Je n’aurais pas pu me contenter de dire à mes troupes: «Salut tout le monde! Nous mettons le programme 9/10 à l’essai, alors vous devez mieux gérer vos responsabilités et vos livrables. Bonne chance!» J’ai donc décidé d’en apprendre le plus possible sur l'efficacité, la productivité et les habitudes, ce qui m’a amené à lire deux livres, à consulter de nombreux articles et à écouter d’innombrables balados (voir les ressources à la fin de ce billet).

J’ai rapidement compris qu’il n’existait pas de formule, d’application ou d’outil de gestion de projets qui ferait en sorte que mon équipe, à long terme, livre par magie la même quantité de travail en moins de temps. L’efficacité va bien au-delà d’un plan d’action adéquatement divisé et détaillé.

En somme, être efficace signifie gérer habilement les ressources en mettant l’accent sur l’amélioration et la collaboration, tout en réduisant les frictions et en levant les obstacles entre les personnes et au sein des processus.

Le projet pilote 9/10 est en cours depuis dix mois. Voici ce que m’ont appris ma quête de connaissances théoriques et mes expériences sur le terrain :

  1. Il est important de tenir une réunion pour bien lancer votre programme d’horaire flexible. Vous pouvez ainsi vous entendre sur la logistique, discuter des attentes, faire connaître les nouveaux outils, offrir des conseils et diffuser l’information. C’est aussi une bonne occasion d’aborder de front les éventuels obstacles et possibilités en matière d’efficacité. Un changement d’une telle ampleur se prépare aussi bien sur le plan procédural que mental.
  2. Pour être efficaces, les personnes et les équipes doivent s’entendre de manière plus explicite sur les objectifs et les priorités. Ainsi, vous vous assurez d’investir collectivement votre attention, votre temps et votre énergie dans les aspects qui comptent le plus. Il faut donc travailler de manière transversale et délibérée à tous les échelons.
  3. Rechercher l’efficacité exige une remise en question et une redéfinition des méthodes de travail. Vous devez vous préparer à revoir les processus formels et informels. Il est essentiel d’accueillir favorablement la rétroaction et d’y donner suite: vous pourrez ainsi améliorer les flux de travail, en les rendant moins rigides et mieux adaptés au quotidien du personnel. De plus, la production d’aide-mémoire, de pratiques exemplaires, de processus d’orientation et de listes de contrôle est incontournable. S’il faut y consacrer beaucoup de temps à court terme, cet investissement finira par s’avérer rentable.
  4. Une équipe excelle lorsque chaque membre contribue en fonction de ses responsabilités, mais également de ses aptitudes et intérêts. Il faut ainsi cerner de quelles façons chaque membre peut donner sa pleine mesure et apporter le plus de valeur. Harmoniser le développement professionnel d’une personne avec les livrables et les besoins des clients est un tremplin vers un accroissement général de l’efficacité.
  5. Il est impossible d’augmenter votre efficacité sans des communications ouvertes et une forte collaboration. Une équipe est un réseau, et le rapport entre ses membres, y compris la direction, doit être entretenu. S’il est tentant de réduire le nombre de réunions internes, il demeure crucial de prévoir du temps pour consolider l’équipe, apprendre et renforcer les liens. Nous devons être liés non seulement à notre travail, mais aussi à nos collègues.

Je suis certaine que cette liste de points à retenir s’allongera et évoluera à mesure que Glassroom définit son retour au travail à l’ère post-pandémique. Nous ne cessons d’expérimenter: modèle de travail hybride, programme 9/10 d’horaire flexible, multiplication des lieux de travail. Dans ce dossier, il reste beaucoup à faire. J’ai hâte de continuer à mettre en place une culture de travail qui rassemble tout le monde, tire le meilleur de l’ancien et du nouveau et nous permet de mieux concilier travail et vie personnelle.

beaBeatriz Cruz, directrice, performance numérique, chez Glassroom

Beatriz fait carrière depuis huit ans dans le monde des agences médias en se spécialisant dans les médias numériques payants. Sa plus grande force? Mettre les gens au coeur de ses activités, qu’il s’agisse de réflexions d’affaires ou de stratégies de performance médiatique. Elle croit fermement que l’excellence collective passe par la collaboration et une constante remise en question des façons établies de penser et de faire.

Ressources:
● Chris Bailey, The Productivity Project (balado connexe avec l’auteur)
● Amishi Jha, Peak Mind (balado connexe avec l’auteur)
● James Clear, Atomic Habits (balado connexe avec l’auteur)

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