En événementiel, il n’y a pas de solution miracle pour tous. Il n’y a pas de réponse unique ou de choix fixe entre le virtuel, le présentiel ou encore l’hybride. Mais, il y a bel et bien un casse-tête pour les organisations qui doivent conjuguer avec l’évolution des règles sanitaires, l’anticipation des besoins de leurs participants et la mise en place des projets 2022, selon différents scénarios. Par où aller? Quelle formule adaptée? Comment bâtir un modèle d’affaires viable? Comment déterminer ce qui aura plus de poids auprès de vos participants? Surtout, comment s’assurer que peu importe la situation, le projet pourra se dérouler. 

Toutes ces réflexions reviennent à ce point : tout dépend de vous, de votre contexte, de votre cible et de vos ressources disponibles. La solution? Le sur-mesure. 

Repenser le présentiel 
On comprend tout à fait le désir de vouloir sortir de ses écrans et rassembler sa communauté en présentiel. Cette approche expérientielle nécessite toutefois d’être repensée et analysée dans son ensemble. Selon le type d’événement (mobilisation interne, lancement, salon, événement de contenu, etc.), l’intention des participants de se déplacer, de faire l’effort de se rendre sur place, peut varier. Votre taux de mobilisation va donc être influencé directement par votre type d’événement, par l’état d’esprit de vos participants et par la proposition conceptuelle, par le parcours participant, par ce qu’ils vivront sur place et comment ils le vivront. Prenez le pouls et ralliez votre concept à votre cible. La clé pour une réussite en présentiel!

On mise sur une sécurité des participants et l’aménagement de lieux de façon ingénieuse, des concepts qui permettent de ramener la chaleur humaine et qui offrent une programmation exclusive, qui vaut le déplacement. Ne négligez pas le niveau d’adaptation nécessaire de vos formules et mettez-vous dans la peau du participant. On repense la connexion et l’expérience.

Un retour aux événements en présentiel et en toute beauté, possible? Oui, mais avec une bonne stratégie et un respect strict des paramètres en cours. 

Optimiser le virtuel
Bien que cela fait bientôt deux ans que nous sommes en virtuel, il y a encore énormément de place pour de la créativité, de la stratégie, des expériences bien ficelées, en gros, de la valeur ajoutée pour les participants. Sortons des traditionnelles conférences et webinaires, allons plus loin! Revoyez votre façon de créer et diffuser du contenu. Offrez de la personnalisation, différentes déclinaisons, différents moments.  Jouez avec le contenu pour compléter l’expérience : audio, vidéo, physique, numérique. Restez pertinent, le timing étant important. Articulez votre événement autour de vos différents personas, impliquez-les et offrez du contenu à emporter. 

Prenez le temps de déterminer chacune des facettes de votre expérience : la communication, l’expérience participant, la formule, sa durée, les composantes principales, la programmation. Scénarisez l’animation, l’ensemble des points de contacts, créez de la chaleur humaine malgré la distance. Votre plateforme événementielle, votre Teams, votre Zoom ne sont, ni plus ni moins, que votre moyen de diffusion, votre « lieu d’événement » virtuel. 

C’est le temps de miser sur les minis-séries, sur la stratégie et créer de l'impact à long terme. 

Selon vos objectifs, votre communauté et vos ressources, le virtuel a encore de quoi vous offrir. 

Considérer l’hybride 
Bénéficier des avantages du virtuel et du présentiel, est-ce gagnant? Oui, mais pas pour tous et pas dans tous les contextes. Tout dépend. L’hybride permet de développer différentes clientèles, d’avoir un plus grand rayonnement, un plus grand impact. Il offre à la fois la possibilité de rassembler physiquement les gens, tout en développant du contenu et une expérience virtuelle. Il permet de créer un lien, une signature unique entre deux clientèles, tout en offrant une déclinaison spécifique à chacun d’eux. Voilà sa grande force! Sa beauté? On peut également jouer sur l’ampleur du hybride, le ratio présentiel versus virtuel. 

Dans sa forme, il est donc là pour rester. Mais son déploiement reste peu accessible pour plusieurs organisations en raison de la structure avec laquelle il vient. Gardez en tête que, toujours selon le ratio désiré, vous avez à la fois l’expérience présentielle à budgéter (salle, animation, nourriture, etc.) en plus des coûts de webdiffusion, de plateforme, etc. Les ressources humaines allouées au projet sont aussi à prendre en considération. Vaut mieux y aller petit pas par petit pas, puis vraiment bien faire les choses plutôt que de se lancer à l’aveuglette, sans stratégie, sans ligne directrice, vers l’hybride. 

Pour les événements internationaux, l’hybride demeure une solution attrayante. 

Sortir du cadre et bien partir en 2022
On entend souvent parler de ces trois formules, mais d’autres axes sont aussi possibles. Offrez également des moments déconnectés aux participants, misez sur des formules peu exploitées, du contenu à vivre quand on le désire. La programmation mobile peut aussi en faire partie. 

Bon repos bien mérité et bon début 2022!