Au début de la crise actuelle, les entreprises ont su rapidement mettre en place les infrastructures nécessaires au télétravail pour assurer la poursuite de leurs activités. Mais qu’ont-elles fait pour animer et préserver la vie au sein de leur organisation ?

La pandémie a en effet eu un impact insoupçonné sur le monde du travail. Les entreprises qui avaient déjà planifié leur mise à niveau technologique ou qui possédaient une certaine maturité numérique ont fait face à la crise beaucoup mieux que la moyenne. Une étude menée par la Banque de développement du Canada en 2018 stipulait que seulement 43 % des entreprises de moins de 250 employés avaient un bon niveau de maturité numérique. Sur le terrain, un constat semblable a été fait auprès des organisations qui possédaient un plan de communication en gestion de crise. Bien que trois employeurs canadiens sur quatre fournissaient des mises à jour régulières sur la COVID-19 à leurs employés, 59 % des Canadiens craignaient tout de même les répercussions négatives du télétravail sur les relations avec leurs collègues.

Quand la technologie s’allie à la communication interne

Une bonne communication interne influence positivement l’attachement à l’entreprise, l’engagement et la productivité des employés. C’est à la fois un levier économique et de performance, car la perte de loyauté ou de motivation peut coûter cher à une organisation. Pour remplacer un employé, il peut en coûter jusqu’à 33 % du revenu annuel d’un travailleur. Lorsque la formule est appliquée au salaire médian de 45 000 $, le coût moyen du roulement par employé s’élève à 15 000 $.

Avec plus de 350 clients qui avaient implanté sa solution de communication interne avant la pandémie, la société Steeple était bien positionnée pour observer le besoin vital qu’ont eu les employés d’interagir avec leurs collègues, d’être rassurés et motivés depuis le début de mars.

La solution de Steeple, qui se présente sous forme de babillard numérique, leur est offerte en ligne, sur ordinateur, tablette ou téléphone. Elle permet aux employés de toutes les industries, même celles ayant le moins accès à des ressources technologiques, de communiquer en temps réels et de réagir au contenu avec leur profil. Offert entre autres sur des écrans tactiles dans les milieux de travail, le babillard numérique a permis aux travailleurs essentiels de continuer à s’informer et interagir avec leurs collègues pendant la crise. L’utilisation de la solution par les employés est sur une base volontaire. Et pourtant, Steeple a observé une hausse des inscriptions de 25 % et des interactions sociales de 70 % au cours de la pandémie !

Un grand politicien a dit que « dans toute crise apparaissent des leaders qui savent ce qu’ils ont à faire. » S’ils ne savent pas comment optimiser leur communication interne dans le contexte actuel, Steeple a quelques conseils pour eux :

• Évaluer la communication au sein de son organisation avec un outil en ligne ou à l’aide de consultants externes ;
• Définir un seul canal de communication (multiplier les canaux revient à jeter une bouteille à la mer) ;
• La direction doit donner un cap pendant une situation difficile (le dirigeant doit agir comme leader communicant) ;
• Définir les rôles clés de la communication interne (les gestionnaires doivent mettre en place des actions simples pour continuer de créer du lien avec les équipes et les motiver) ;
• Rassurer les employés, les informer régulièrement avec transparence et continuer de créer du lien avec TOUTES les équipes (incluant les travailleurs mis à pied) ;
• Être à l’écoute et toujours répondre (même quand on n’a pas la réponse) ;
• Éviter de laisser les rumeurs se propager (elles amplifient le climat de peur) ;
• Tentez de nouvelles choses pour rassembler les employés (une crise est toujours l’occasion d’innover et de se réinventer).

La communication auprès des membres d’une entreprise doit être un sujet à privilégier tout au long de l’année et non seulement lors de moments difficiles. Les entreprises qui en ont fait leur priorité dès le début de la crise ont réussi à maintenir leur productivité et un certain niveau de vie d’entreprise. Un récent sondage mené par Steeple auprès de 680 répondants révèle que 70 % de ses répondants sont satisfaits de la communication interne de leur organisation pendant la crise et 83 % d’entre eux considèrent qu’elle devrait être un projet à privilégier pour l’après-crise. Il y a fort à parier que les efforts de communication interne entrepris par les organisations seront payants à long terme, particulièrement si la pandémie paralyse les entreprises à nouveau. Dans tous les cas, les employés auront besoin de savoir qu’ils peuvent compter sur leur dirigeant.