Kimberly Wilky (Kaliop Canada)

Impliquer plusieurs partenaires numériques dans un même projet pourrait vous coûter cher!

par Kimberly Wilky (Kaliop Canada), le 5 novembre 2018


Prenez conscience des nombreux enjeux auxquels vous aurez à faire face lors d’un projet numérique.

Lorsque vient le temps de choisir ses partenaires numériques, certains décideront d’impliquer plus d’une agence dans la réalisation de leur projet. Ils distribueront les étapes entre leurs partenaires afin de les faire intervenir dans leur champ d’expertise. Par exemple, une agence s’occupera de la stratégie et du design web et l’autre du développement et du référencement. Lorsqu’il s’agit d’une nouvelle entreprise, certains iront même jusqu’à impliquer une troisième agence pour s’occuper de leur identité visuelle (logo, cartes d’affaires, brand book, etc.).

Malgré qu’il puisse y avoir plusieurs avantages à agir de la sorte, il faut aussi être conscient des nombreux enjeux auxquels vous aurez à faire face en impliquant plusieurs agences à votre projet numérique :

1. Les logiciels utilisés
Il existe plusieurs outils de travail dans le numérique. Certaines agences créent leurs maquettes sous Adobe (Photoshop, Illustrator ou XD), tandis que d’autres utilisent Sketch ou encore Studio par Invision. Le logiciel utilisé pourrait créer un inconfort pour vos partenaires s’ils n’ont pas l’habitude de travailler avec les mêmes outils.
 

2. L’expertise des équipes
En travaillant avec deux agences différentes pour votre projet Web, vous pourriez vous retrouver avec des contraintes ou des conflits technologiques, ce qui pourrait vous amener à payer plus cher pour votre projet au bout du compte. En gardant votre projet sous une seule agence, vous vous assurez que ce qui a été créé et présenté lors de la phase de design est réalisable par l’équipe de développement, au coût estimé initialement. Normalement avant même de commencer les maquettes, l’expert en design attitré à votre projet présentera ses idées à l’interne afin de s’assurer que la proposition reste alignée avec l’évaluation initiale.

Dans le cas où deux agences sont impliquées dans votre projet Web, l’équipe de design n’est pas toujours au courant des facteurs qui pourraient affecter le développement. Le temps que prendra l’équipe de développement pour réaliser certaines fonctionnalités, les limites et les contraintes reliées aux technologies utilisées sont souvent méconnus de l’autre agence. Ainsi, l’équipe de design pourrait faire face à du travail supplémentaire à la suite de la présentation des maquettes dans le cas où l’équipe de développement identifie des problématiques. L’équipe de design devra donc recommencer les maquettes ou ajuster celle-ci en prenant cette fois en considération les contraintes technologiques. Ce qui, évidemment, risque d’engendrer des coûts plus élevés du côté client.
 

3. L’échéancier
Lorsque le design et le développement Web sont gérés par des équipes distinctes, il pourrait arriver que votre agence de développement soit bloquée par un retard qui est hors de son contrôle, et vice-versa. L’équipe de design pourrait ne pas être consciente des conséquences reliées à ses retards (y compris ceux qui surviennent pour des raisons légitimes, telles que le changement de direction d’un client). Des experts sont normalement assignés dès le début pour votre projet selon l’échéancier. Les retards majeurs pourraient grandement affecter votre date de lancement. Par exemple, le développement de votre site web est prévu pour l’automne 2018, trois développeurs ont été assignés pour votre projet durant cette période. Malheureusement, la conception des maquettes et les approbations ont pris beaucoup de retard, le développement est donc remis à l’hiver 2018. Le nombre de développeurs ou d’heures disponibles pourrait être différent de ce qui avait été initialement prévu. Ainsi, la production pourrait aussi se voir prolongée, et votre date de lancement reportée.
 

4. La répartition des tâches

À l’intérieur d’une même agence, les tâches sont normalement très bien définies entre le designer et le développeur, mais les responsabilités peuvent être très différentes d’une agence à une autre. Prenons l’exportation des images et des icônes, par exemple, dans l’agence X, le développeur pourrait être la personne assignée à cette tâche, tandis que dans l’agence Y, c’est le/la designer qui devrait réaliser ce travail. Il pourrait donc y avoir un conflit au niveau de la répartition des tâches si aucun de vos partenaires de votre projet numérique n’avait prévu de temps dans leur estimation initiale pour effectuer cette tâche.

5. Le fuseau horaire

Bien que cette situation soit peu fréquente, il pourrait arriver que vous choisissiez d’avoir des partenaires numériques qui ne sont pas sur le même fuseau horaire. Cette décision pourrait gravement affecter l’échéancier et les communications entre les agences.

Comment éviter les problèmes coûteux et fastidieux si vous décidez de travailler avec plusieurs partenaires numériques?

Il est fort probable que vous décidiez tout de même de travailler avec plusieurs agences pour votre projet numérique. Voici quelques conseils afin d’éviter les problèmes qui pourraient s’avérer très coûteux :
 

1. Planifier des communications fréquentes
Penser à planifier une rencontre hebdomadaire, à la même heure et la même journée chaque semaine, avec toutes les équipes impliquées. De cette façon, vous améliorez la communication entre les différents experts, vous vous assurez que les équipes sont à jour avec les dernières décisions et précisions, l’échéancier est respecté ou ajusté en cas de retard.

2. Faire un plan détaillé des fonctionnalités et des restrictions techniques
Au début du projet, assurez-vous d’avoir un plan de projet détaillé afin de lister toutes les fonctionnalités de votre projet web. Par la suite, l’agence qui s’occupera du développement sera en mesure d’y ajouter les restrictions techniques reliées au framework, CMS, plugins et langage utilisés. Partagez ces documents avec l’agence qui s’occupera du design afin qu’ils comprennent bien les restrictions qu’il pourrait y avoir au niveau de la conception du visuel. De plus, assurez-vous que vos partenaires numériques mettent à jour les documents dans le cas où de nouvelles restrictions techniques s’ajoutent durant le projet.

Il est également important que votre partenaire design documente les effets, les animations et les transitions souhaités. Idéalement, un UI Kit devrait être fourni à l’équipe de développement afin qu’il puisse connaître tous les comportements souhaités et les styles à utiliser lors de la conception des interfaces. Avant la présentation des maquettes, assurez-vous que l’équipe de design présente une première version des maquettes à l’équipe de développement. Ainsi, ils pourront ensemble identifier rapidement les problématiques et les éventuels impacts sur la planification avant de vous présenter cette version.

3. Préparer un échéancier flexible et sélectionner une date de lancement réaliste

Préparer un échéancier clair et détaillé sera plus qu’important pour le bon fonctionnement de votre projet. Assurez-vous de planifier des échéances réalistes et d’ajouter à votre échéancier des zones tampons pour remédier aux imprévus et au temps d’approbation. Ainsi, si vous vous retrouvez avec un retard sur la remise d’une fonctionnalité, vous serez en mesure d’ajuster l’échéancier sans nécessairement avoir à changer la date de lancement.

4. Définir clairement les rôles et responsabilités de chaque expert impliqué au projet

Au début de votre projet, il est important de clarifier les responsabilités de chaque partenaire. Ne pas le faire peut avoir un impact important sur votre calendrier et votre budget et peut même vous amener à payer le même travail deux fois.

5. Sélectionner des équipes avec des expertises communes

Lors de la sélection de vos partenaires, il est préférable de choisir une agence de design en fonction des technologies utilisées. Si par exemple, votre projet numérique consiste à la refonte d’un site transactionnel Magento, assurez-vous de choisir un partenaire design qui est familier avec ce type de plateforme. Ainsi, vous évitez les mauvaises surprises concernant les restrictions visuelles de cette plateforme. De même pour le logiciel utilisé pour la conception des maquettes.

Conclusion

Comme mentionné plus haut, plusieurs risques sont à considérer dans la façon de réaliser un projet Web, sans oublier les frustrations pouvant survenir au niveau des membres de chaque équipe. Des délais de production interminables, une communication difficile, l’oubli de certaines tâches, les expertises différentes sont tous des problèmes auxquels vous risquez de faire face en choisissant deux partenaires numériques. La meilleure solution pour faire de votre projet une réussite est souvent de ne sélectionner qu’un seul partenaire numérique.

Ainsi, n’oubliez pas de prendre le temps de bien choisir vos experts numériques. Assurez-vous que celui-ci a les expertises et les compétences nécessaires pour combler tous les besoins de votre projet.

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