Ernie Philip (Xerox Canada)

6 raisons qui expliquent pourquoi votre entreprise croule sous la paperasse

par Ernie Philip (Xerox Canada), le 5 août 2016


Les mégadonnées sont source de grandes promesses pour la plupart des organisations. Elles peuvent aider à réduire les coûts, à améliorer le service à la clientèle et à cerner les produits et les services que les clients souhaitent ou non obtenir.

Mais la promesse des mégadonnées ne sera jamais pleinement réalisée si les organisations n’arrivent pas à contenir leur consommation effrénée de papier. Le volume de paperasse qu’une seule organisation peut générer a de quoi inquiéter. À titre d’exemple, une grande chaîne canadienne utilisait environ 200 millions de pages de papier par année pour un certain nombre de rapports d’inventaire.

Ces rapports contenaient des piles de mégadonnées. Par contre, comme l’information était imprimée sur papier, à partir de différentes sources et dans divers formats, il était difficile d’en extraire des renseignements utiles.

Lorsque cette chaîne a décidé de convertir ses rapports d’inventaire papier à un format numérique, elle a réduit les rapports imprimés de 25 %, soit environ 50 millions de pages par année. De plus, elle a pu recueillir des données utiles et fiables, ce qui lui a permis de prendre des décisions plus éclairées.

Avec tous les avantages qu’offrent les mégadonnées aux entreprises de toute taille, la question se pose :
« Pourquoi le papier est-il encore utilisé ? » Nous avons découvert qu’il est plus difficile qu’on ne le croyait de réduire son utilisation de papier, et ce, pour plusieurs raisons. En voici quelques-unes :

1. Il faut de l’expertise et de la technologie

Il faut de l’expertise et de la technologie pour passer du papier au numérique. En effet, on doit comprendre comment le papier est utilisé dans ses processus opérationnels et comment il peut être numérisé. Aussi, même si les retombées promises sont attrayantes, il faut un investissement initial de ressources financières entre autres.

2. Cela ne se fait pas du jour au lendemain

Il faut du temps pour passer au numérique. Même si des solutions numériques sont mises en œuvre afin de remplacer le papier, il y aura une période de transition durant laquelle le papier et le numérique vont coexister. Le défi est bien réel.

3. Les exceptions peuvent devenir la norme

Dès qu’il y a une erreur ou une omission, les gens ont naturellement tendance à se rabattre sur le papier. Par exemple, si un formulaire électronique n’est pas rempli en totalité ou contient des inexactitudes, les gens ont tendance à retourner à des solutions de rechange sur support papier. Cela peut devenir la norme, ce qui crée un réel obstacle pour ce qui est de passer à des processus entièrement numériques.

4. La résistance au numérique peut compliquer le processus

Certaines personnes s’accrochent au papier par habitude ou en raison de méthodes de travail personnelles qui ajoutent des étapes au processus. Par exemple, vous pouvez demander à un collègue d’examiner une copie papier d’un document, même si le processus numérique défini ne prévoit pas un tel examen. L’obtention de signatures ou d’approbations génère fréquemment une étape papier. Ces utilisations personnelles et impromptues du papier tendent à être en marge de toute stratégie visant le passage au numérique d’une organisation.

5. Utiliser le papier pour des besoins temporaires

Parfois, les processus numériques peuvent générer du papier « invisible » ou « éphémère » — c’est à dire du papier qui n’est pas associé de façon permanente à la charge de travail ni ne fait l’objet d’un suivi pour ce qui est des coûts d’impression. Par exemple, le papier éphémère est généré dès qu’un gestionnaire des RH imprime des curriculum vitae soumis par voie électronique, passe en revue les documents papier pour prendre des décisions liées à l’acceptation ou au rejet, puis entre ces décisions dans le système de recrutement pour déclencher la prochaine étape du processus — et jette ensuite les curriculum vitae imprimés.

6. Conformité avec les exigences réglementaires

Un nombre massif de documents papier et numérique peut être requis à des fins de conformité et de vérification dans les institutions financières, les sociétés pharmaceutiques, les organismes gouvernementaux et d’autres organisations dans des secteurs hautement réglementés. De nouvelles plateformes numériques peuvent permettre de rationaliser ces processus de documentation intensifs et de renforcer la conformité et la vérifiabilité.

Voilà certains des principaux obstacles de la paperasse pour ce qui est de faire passer votre organisation au numérique. L’élaboration d’une stratégie permettant de composer avec ceux-ci peut vous aider à venir à bout de la paperasse et à tirer parti de la promesse des mégadonnées.


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