Palmarès du travailleur autonome productif

le 4 novembre 2020


Être son propre patron peut faire des envieux autour de soi. Après tout, quoi de mieux que de gérer son emploi du temps, de choisir ses clients, de prendre des vacances à l’improviste et de fixer ses honoraires ? Ça, c’est en théorie et en théorie, tout se passe bien. Pourtant, dans la réalité, le travail autonome comporte ses difficultés et il n’est pas aussi facile que cela puisse paraître à première vue. Les distractions en plus et la motivation en moins rendent parfois fastidieuses les tâches à accomplir. Nombreuses sont celles qui doivent être exécutées dans des délais serrés. À cette contrainte s’ajoute la gestion de plusieurs projets simultanément, dont les vôtres. Parce qu’en plus de travailler pour vos clients, vous devez voir à votre facturation, à vos finances, à l’organisation de votre horaire, au développement de vos affaires, à vous adapter aux situations inattendues et improbables… Bref, la multiplication des responsabilités affecte-t-elle négativement votre productivité ? Désirez-vous l’augmenter ? Diriez-vous que la pandémie a eu un impact sur votre travail ? Quoi en penser ? Quoi faire ? 

Suivant les excellents conseils d’Étienne Denis, travailleur autonome à titre de stratège en contenu, rédacteur web et formateur chez 90 degrés, Grenier Biznext révèle son palmarès des actions à poser pour mieux performer en tant que pigiste.

1. FIXER DES OBJECTIFS

En première position figure le fameux concept des objectifs sans lesquels bien peu de réalisations seraient menées à bien. Afin de réussir à les atteindre, certaines actions sont requises.

Composer son horaire
Établir un emploi du temps vous aide à donner un sens à la journée de travail qui s’annonce. Cela va de l’heure à laquelle vous vous levez à celle où vous commencez à travailler. Entre les deux, vous aurez pris soin de vous préparer, de déjeuner et de vous habiller. Ne riez pas ! Pour plusieurs, rester en pyjama n’encourage pas à se plonger dans les tâches professionnelles. Aménagez un horaire raisonnable qui répond à vos besoins (rien ne vous empêche de travailler de midi à 20 h) et respectez-le. 

Important : prévoyez quelques pauses 
Des études ont montré que de courtes pauses pour se ressourcer pendant la journée de travail augmentent la productivité. Promenez-vous, mangez une collation ou sortez prendre l’air. Visez la qualité, pas la quantité.

Lister ses tâches
Faites une liste de choses à faire en fonction de vos objectifs hebdomadaires et soyez fidèle à l’ordre de priorité. Vous pouvez utiliser un calendrier électronique ou le bon vieil agenda papier. Comme temps et tâches sont indissociables, évaluez la durée nécessaire pour exécuter chaque tâche. Utilisez un code de couleurs pour faire la distinction entre les tâches fixes et les tâches ponctuelles, par exemple. Aussi, les outils de gestion de projet comme Teamwork, Asana, Basecamp, Paymo et Slack sont d’une grande utilité parce qu’ils contribuent à contrôler votre temps et à être plus productifs. Si cela peut vous aider, gardez une trace des heures que vous passez à effectuer telle ou telle tâche. Cet exercice simplifiera la planification de vos heures de travail.

Autres précisions : définissez les tâches rapides et les plus longues
Si une tâche prend moins de deux minutes (par exemple, répondre à un courriel), faites-la immédiatement. La remettre est une perte de temps. En revanche, pour ce qui a trait aux projets, si les deux ont la même importance, gardez celui dont le niveau de complexité est le plus élevé pour la période de la journée où vous êtes habituellement le plus en forme.

À ce sujet, un truc consiste à préparer les tâches plus longues. Courir 20 minutes tous les matins peut sembler démotivant et votre cerveau inventera toutes sortes d’excuses pour ne pas le faire. Mais, si votre objectif est de mettre vos souliers de course, sortir à l’extérieur de la maison et courir jusqu’au coin de la rue, trouver des excuses sera plus difficile… et rendu au coin, il y a de fortes chances que vous continuiez à courir ! La même tactique peut s’appliquer au travail. Vous reportez constamment votre facturation au lendemain ? Donnez-vous comme mission de fermer vos réseaux sociaux, de préparer vos documents et d’ouvrir votre logiciel de comptabilité. Parions que vous commencerez votre facturation.

D’ailleurs, une grande tâche devenue plus petite améliore la concentration et la performance. Concrètement, au lieu d’indiquer dans votre plan de travail « écrire un article sur la productivité » ou « concevoir un logo », soyez plus spécifique avec une définition de tâche du genre « rechercher un article sur la productivité » ou « détailler le concept d’un logo ».

Analyser ses performances
Vers la fin d’une journée, assurez-vous d’estimer vos performances. Avez-vous réussi à faire tout ce que vous aviez prévu ? Si vous répondez par la négative, pensez aux raisons qui vous ont empêché d’accomplir vos tâches. L’évaluation de votre rendement est une étape cruciale pour augmenter votre productivité. 

Quelques mots sur les objectifs en temps de pandémie 
Faire un horaire, lister ses tâches, analyser des performances est plus que jamais nécessaire. Avec les troubles de la concentration observés chez une grande majorité de personnes depuis mars dernier, nous avons tous intérêt à surveiller notre trajectoire de plus près. Afin de maintenir un niveau de performance satisfaisant, il sera impératif de rester dans l’action. Votre charge de travail a diminué ? Qu’à cela ne tienne, participez à un “live”, un webinaire, un blogue professionnel. Si, par exemple, vous êtes rédacteur, vous pourriez faire un atelier sur un sujet X sur une plateforme connue ou carrément lancer votre propre page Facebook pour diffuser du contenu pertinent. Cela ne sera pas payant pour l’instant, mais dites-vous que c’est un investissement en temps qui sera assurément bénéfique financièrement à long terme. Ayez comme objectif de vous faire connaître, de consolider votre expertise, de vous mettre à l’ère du temps, à l’ère de la COVID. 

2. TENIR UN REGISTRE

La performance s’applique bien entendu aux finances, parce que comme tout le monde, vous bossez pour gagner votre vie. Étienne Denis propose une solution simple et efficace en deuxième position.

À la fin de chaque journée de travail, notez les gains de la journée dans un fichier Excel ou Google Sheets. Le montant indiqué n’a pas besoin d’être exact. Si vous avez avancé d’environ 20 % un projet pour lequel vous serez payé 1 000 $, inscrivez 200 $. Si, en plus, vous avez travaillé une heure dans un projet où vous êtes payé 40 $ l’heure, le total inscrit sera de 240 $. Vous avez passé la journée à faire de l’administration et du développement des affaires ? Vous inscrivez 0 $. Seules les tâches pour lesquelles un client vous paie doivent être inscrites. Là où ce système devient intéressant, c’est lorsqu’on compare la productivité de la journée à un objectif.

D’abord, déterminez combien vous désirez obtenir de revenus dans votre année. Si vous espérez un profit (après dépenses) de 60 000 $, et que vous avez environ 10 000 $ de dépenses, le revenu visé sera de 70 000 $.

Ensuite, calculez combien de journées de travail vous avez dans l’année. 52 semaines à 5 jours, c’est 260 jours. Mais vous n’êtes pas actif la journée de Noël… Soustrayez 5 jours fériés (Vendredi saint, Saint-Jean, etc.). Puis, retranchez votre congé du temps des Fêtes, vos vacances d’été, peut-être quelques jours pour de la formation et des imprévus (maladie, etc.). La personne qui prend deux semaines à Noël (10 jours) et deux autres l’été (10 jours), plus 5 jours pour de la formation et les empêchements, travaillera en réalité 235 jours (260-10-10-5).

Finalement, divisez votre objectif annuel par ce nombre de jours. Dans cet exemple, 70 000 $/235 jours = 300 $ par jour (le chiffre a été arrondi).

Si vous avez gagné 240 $ alors que votre but est fixé à 300 $, vous savez que vous avez un manque à gagner de 60 $. Vous pouvez même programmer votre fichier Excel pour qu’il vous indique cette réponse en rouge, voire qu’il fasse le cumulatif des manques à gagner et des excédents depuis le début de l’année.

Ce chiffre peut être un puissant stimulant pour lâcher Facebook et vous mettre à travailler. Il peut aussi vous aider à régler votre anxiété. Si vous remplissez votre objectif de revenus, vous pouvez dire non à un mauvais contrat et partir en vacances l’esprit tranquille, sans avoir peur de manquer d’argent.

Quelques mots sur la performance financière en temps de pandémie
Vous avez le droit de vous accorder du répit en ce qui a trait à vos objectifs financiers. L’économie est au ralenti, vous en subissez forcément les contrecoups (tant mieux si ce n’est pas le cas). Espérer maintenir le même rythme qu’avant la crise vous met un stress inutile. Soyez réaliste, ne désespérez pas lorsque vous notez vos gains à la fin d’une journée. Le mieux est de revoir vos objectifs quotidiens à la baisse et de ne pas hésiter à utiliser l’aide financière proposée par les différents gouvernements. Vous aviez prévu faire une formation ? Suivez-la plus tard, si nécessaire. Autre suggestion, prévoyez moins de vacances à votre calendrier. Même si l’idée ne fait pas plaisir à entendre, elle peut contribuer à alléger votre anxiété et vous permettre de remplir un mandat payant. Il peut être possible de prendre de longs weekends de congé pendant quelques semaines, ne sait-on jamais.

3. CONCRÉTISER SON BÉNÉFICE ET SES OBJECTIFS

Ici, c’est le prolongement de la deuxième position. Que ferez-vous avec l’argent que vous gagnez ? Quel bénéfice cela vous apportera-t-il ? Un nouveau vélo, une escapade en Gaspésie, un repas gastronomique en amoureux ? Trouvez une façon pour visualiser ce bénéfice tous les jours. Vous pouvez choisir une photo d’un coucher de soleil sur le fleuve comme fond d’écran, ou remplacer votre mot de passe par un thème qui vous inspire (plus quelques caractères complexes pour plus de sécurité).

L’idée est d’avoir régulièrement un rappel du bénéfice désiré. Les petites récompenses au quotidien peuvent aussi servir de motivateur, alors gâtez-vous ! Promettez-vous de vous adonner à votre passe-temps préféré après une bonne journée de travail ou de sortir prendre l’apéro à la suite d’une semaine fructueuse (sous réserve des recommandations de la Santé publique). Ces petits plus anodins sont une excellente incitation à obtenir des résultats élevés, à être plus productif et plus heureux.

Un détail important : le bénéfice doit être formulé de façon positive
« Arrêter de faire de l’anxiété pour ma situation financière » est une formulation négative, car elle met l’accent sur l’anxiété. « Payer au complet mon solde de carte de crédit chaque mois et me sentir bien » apporte le même bénéfice, amené positivement.

Puisque nous faisons dans la visualisation, faisons-le pour vrai. Supposons que votre travail implique beaucoup de démarchage. Vous devez téléphoner à des gens, leur expliquer votre offre et, le plus souvent, obtenir un refus. Si votre taux de succès est faible, par exemple 1 %, c’est rapidement démotivant !

Vous pourriez compter les appels. Vous visez 40 appels dans votre journée ? Placez deux pots sur votre table de travail. Le premier contient 40 billes (ou tout autre objet similaire), le second est vide. Après chaque appel, vous transférez une bille d’un pot à l’autre. À la fin de la journée, même si vous n’avez conclu aucune vente, le second pot est plein et vous avez ainsi la confirmation (et la fierté) d’avoir fait ce que vous deviez faire.

Ce truc simple vous aidera à maintenir le rythme de 40 appels par jour et donc à toucher une moyenne de deux ventes par semaine, même quand vous passez trois ou quatre jours sans faire de vente.

4. CRÉER UN CONTEXTE DE TRAVAIL APPROPRIÉ

Seriez-vous capable de travailler dans un placard 8 heures par jour ? Non? Pourquoi le faites-vous, alors ? Travailler dans un espace adapté et confortable n’est pas une option, c’est une obligation ! Le décor, le mobilier, le lieu, le rangement, l’ambiance sont autant d’éléments qui favorisent le rendement. Évidemment, tout le monde ne dispose pas d’assez d’espace pour aménager un bureau à même la maison, mais avec de la créativité, il y a moyen de s’arranger. Ça commence par une chaise confortable (certains magasins à grande surface ont de bons rabais), une belle luminosité (ouvrez les rideaux), un peu d’ordre (ramassez-vous !) et pourquoi pas, une petite musique et un diffuseur d’huile ravigotante (le citron éveille les sens). Maintenant l’aspect « matériel » réglé, pour le reste, nous avons d’autres solutions.

Aviser son entourage
En tant que pigiste, votre source de revenus peut être perçue comme étant passive par vos proches. À leurs yeux, vous avez le temps d’avoir une conversation avec eux, prendre un café ou aller faire une marche à tout moment. Votre partenaire de vie peut même avoir tendance à vous donner une liste de tâches ménagères à exécuter. Même pour vous, ces tentations sont difficiles à contrôler (assurément un peu moins pour le ménage !) alors imaginez pour les autres. Soyez clair et faites comprendre aux gens qui vous entourent (et à votre petite voix intérieure) que vous ne devriez pas être dérangé lorsque vous travaillez.

Bloquer les distractions virtuelles
Comme le dit Étienne Denis : « Parfois, les grands maux exigent de grands remèdes ». Des applications telles que Cold Turkey permettent de bloquer une liste de pages web ou de logiciels, et ce selon l’horaire que vous aurez déterminé. Par exemple, vous pouvez bloquer Facebook ou Instagram de 9 h à 17 h, ou vous accorder un maximum de 10 minutes sur ce réseau social. C’est une solution radicale, mais pour certains, c’est la façon la plus simple et la plus efficace pour augmenter la productivité.

Autre suggestion : utiliser un lecteur RSS pour suivre de nouveau contenu
C’est une meilleure approche que de visiter vos sites web préférés plusieurs fois par jour dans l’espoir de voir ce qui a été récemment publié. Si vous utilisez déjà un programme pour suivre les flux de nouvelles, nettoyez-le des mailings que vous ne lisez presque jamais. De plus, triez les abonnements par dossier afin de ne pas visiter des sites qui ne sont pas liés à votre travail pendant la journée. Ce type d’outil vous permet aussi de faire de la veille informative et concurrentielle efficace. Faites-en l’essai !

Fusionner ses boîtes de messagerie
Avez-vous de nombreuses boîtes de messagerie à des fins diverses ? Devoir les consulter à tout moment pour vérifier leur contenu est une distraction inutile. Pourquoi ne pas centraliser tous les messages de toutes vos adresses ? Avec votre application de courriel, vous devriez être en mesure de le faire. Vous pouvez également ajouter des filtres pour organiser les messages.

Utiliser des raccourcis pour organiser les courriels
Au lieu d’utiliser des dossiers, utilisez des raccourcis avec des noms tels que « Urgent » et « À compléter » pour marquer la priorité des messages afin que tout soit en ordre. Les libellés agissent comme des dossiers, et ainsi, un message peut avoir plusieurs libellés au lieu d’être simplement situé dans un dossier. 

Exécuter une seule tâche à la fois
Détrompez-vous, accomplir plusieurs tâches à la fois ne vous amène pas à en faire plus. Le fait est que s’engager pleinement dans une activité contribue à la concentration et réduit le risque d’erreurs. Diriger votre attention vers plusieurs tâches entraîne une diminution de la qualité de votre travail. Pour éviter de vous éparpiller, entrez une tâche dans votre calendrier (disons de 10h à midi) et consacrez-vous uniquement à celle-ci le temps indiqué.

Quelques mots sur le contexte de travail en temps de pandémie
Avez-vous des ados qui fréquentent l’école un jour sur deux ? De très jeunes enfants plus souvent qu’à l’habitude à la maison ? Des livreurs qui sonnent à la porte à tout moment (au moins, ça vous évite de sortir pour faire les courses) ? Actuellement, les distractions sont nombreuses. Elles vont même au-delà de ce qui se passe physiquement autour de vous. Elles sont aussi d’ordre virtuel. Avez-vous remarqué que vous consultez plus régulièrement qu’auparavant les réseaux sociaux pour suivre les nouvelles de dernière heure, par exemple ? Inutile de vous dire pourquoi, n’est-ce pas ? Bloquer les distractions virtuelles, demander à votre entourage de ne pas vous envoyer d’articles ou de vidéos pendant vos heures de travail devrait déjà faire une partie du travail. Imposez-vous cette discipline : restreignez votre consommation de nouvelles traitant de la COVID et tenez-vous-en uniquement aux sources fiables. 

Aussi, dans la mesure du possible, ne travaillez pas à la table de la cuisine, centre névralgique de toute bonne maison québécoise. Un endroit calme et un peu reclus est préférable. Pour éviter d’être dérangé à toutes les minutes, pourquoi ne pas avoir une entente avec votre marmaille, petite ou grande ? Prenez rendez-vous sur l’heure du lunch ou en fin de journée pour une activité à l'extérieur ou autre. Il n’y a malheureusement pas de solution miracle, mais la bonne nouvelle est que le télétravail étant quasiment devenu la norme, les gens sont davantage compréhensifs vis-à-vis la conciliation travail-famille. Détendez-vous, nous ne sommes plus à un couinement d’enfant près au beau milieu d’une visioconférence!

5. PRENEZ DES VACANCES, PRENEZ SOIN DE VOUS! 

Superwoman et Superman, ce sont des personnages fictifs. Vous, vous êtes un humain (du moins, on l’espère), et les humains ont besoin de vacances. Prenez-en. Le reste du temps, ayez un rythme de vie professionnelle sain. Cela implique entre autres d’éliminer certaines mauvaises habitudes.

Manger à l’ordinateur (et autres mauvaises habitudes)
Ça, c’est un gros NON ! En plus de risquer d’endommager votre ordinateur en y répandant tout le contenu de votre verre, vous détruisez vos efforts de productivité. Dîner devant l’écran, ça signifie : pas de répit, pas de déliage de muscles, pas de digestion optimale. L’après-midi s’annonce long et peu profitable. Il le sera tout autant si vous adoptez une mauvaise posture (observerez-la), ne bougez pas assez (prenez des pauses étirements) et si vous procrastinez sans arrêt (ramenez-vous à l’ordre). En somme, restez à l’affût de votre comportement et prenez des mesures pour l’améliorer.

Les conseils de ce palmarès peuvent vous paraître d’une évidence déconcertante. Pourtant, il y a fort à parier que la majorité des travailleurs autonomes ne les mettent pas en application. Si c’est votre cas, c’est le temps de changer vos habitudes et de constater les effets bénéfiques. D’ailleurs, une des habitudes à prendre est de consulter les appels d’offres de la plateforme Grenier Biznext, laquelle pourrait vous aider à vous faire connaître et à décrocher des mandats intéressants.

Si on reprend le tout dans l’ordre ou dans le désordre, voici un résumé de votre nouvelle routine:

  • Commencez par améliorer votre décor et éliminer les sources de distraction
  • Fixez-vous des objectifs réalistes et encourageants
  • Évaluez et quantifiez vos performances à la fin de chaque journée
  • Pratiquez la visualisation
  • Visitez Grenier Biznext
  • Soyez bienveillant avec votre corps et votre esprit

Prendre soin de soi en temps de pandémie

Tout ce qui a été dit auparavant devrait être retenu pour vous. Ce que nous voulons dire, c’est que les trucs énumérés ci-dessus vous aideront à faire preuve de bienveillance envers le travailleur, la travailleuse autonome que vous êtes. Outre ces derniers, gardez en tête que vous êtes humain et que vous l’êtes davantage en ces temps d’incertitude. Ne soyez pas trop sévère envers vous. Soulignez chaque petite victoire et tirez une leçon de vos erreurs. En terminant, sachez que vous n’êtes pas seul. Si votre situation devient trop anxiogène à cause du manque de travail ou contraire, parce que vous travaillez trop, notre plateforme Grenier Biznext peut vous aider dans le développement de vos affaires. C’est l’endroit de choix pour trouver des partenaires ou encore des mandats. Consultez les offres régulièrement.

À tous les travailleurs et travailleuses autonomes, Grenier Biznext souhaite bon succès !


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