Trouver le bon partenaire d’affaires ; voilà une tâche qui peut paraître complexe. Par où commencer ? Quels critères de sélection adopter ? Qui inclure dans le comité de sélection ? Afin de soutenir les entreprises et organismes dans leur démarche, l’A2C a publié une deuxième édition revisitée et bonifiée de son Guide de sélection d’agence. S’appuyant sur des pratiques éprouvées, ce guide inclut des réponses aux questions fréquemment posées ainsi que de nouveaux outils développés pour simplifier l’élaboration d’un processus rigoureux et mutuellement bénéfique.
Des outils concrets pour favoriser l’efficacité sur tous les plans
Après de multiples consultations avec des entreprises de tous horizons, Dominique Villeneuve et Isabel Poirier, respectivement présidente-directrice générale et directrice, affaires corporatives et juridiques à l’A2C, sont arrivées au même constat: tout le monde souhaite gagner en efficacité.
Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre et d’incertitude économique, ni les entreprises ni les agences n’ont envie de se lancer dans un processus d’appel de propositions hyper exigeant et coûteux. C’est donc pour favoriser l’économie de temps, d’énergie et d’argent que l’A2C a entrepris de renouveler son Guide de sélection d’agence.
«L’A2C a publié son premier guide en 2014. Depuis, ce sont plus de 200 clients que nous avons accompagnés et appuyés dans leur processus de sélection d’agence. Nous avons fait état des questions les plus fréquemment posées et des enjeux auxquels les entreprises font face à l’interne et avons cherché à combler les manques avec des outils concrets et au goût du jour», explique Dominique Villeneuve.
Le guide, qui s’adresse autant aux entreprises initiées qu’à celles qui cherchent un partenaire pour la première fois, intègre des recommandations notamment de la Canadian Marketing Association, de l’Institut des agences canadiennes, de l’American Association of Advertising Agencies ainsi que sur des études menées par CROP et MCE Conseils. Il propose un processus clair et éprouvé, étape par étape, allant de l’identification des besoins, des objectifs et du budget de l’entreprise à la mise en place des meilleures pratiques en matière de relation client. L’annexe du document comprend différents outils qui sont faciles à intégrer et à utiliser, notamment un gabarit de demande préliminaire d’informations (RFI) et un gabarit d’appel d’offres (RFP).
«L’objectif, c’est d’outiller les entreprises en amont pour qu’elles démarrent sur de bonnes bases. Le processus doit être rigoureux, mais aussi hautement efficace pour les agences qui sont fortement occupées dans un contexte de pénurie, rappelle la présidente-directrice générale de l’A2C. Il faut que ce soit gagnant-gagnant», renchérit Isabel Poirier.
Les institutions publiques trouveront elles aussi leur compte dans le nouveau Guide de sélection d’agence, assure Isabel Poirier. «Il était important pour nous que les recommandations émises dans ce guide puissent s’imbriquer dans le cadre réglementaire et législatif avec lequel doit composer le secteur public, comme il s’agit de clients très importants.»
En outre, une section spécifiquement destinée aux organismes publics et aux municipalités offre des solutions et pistes de réflexion, notamment en ce qui a trait à l’évaluation du critère prix. L’A2C souhaite ainsi contribuer à renverser la tendance voulant que plusieurs agences se désintéressent des appels de propositions du secteur public, en grande partie en raison des formules en place qui favorisent le plus bas soumissionnaire, ainsi que de la lourdeur des processus.
Dominique Villeneuve et Isabel Poirier
Cultiver avant de changer
Un bon processus de sélection, quel que soit le type d’organisation, se base sur l’évaluation de l’expérience et de l’expertise pertinente de l’agence. Lorsqu’un client lance un appel d’offres, il magasine un service de communication marketing, pas un produit. Il fait bien plus que chercher une agence ; il choisit les gens qui feront partie de l’équipe avec laquelle il va travailler pendant des mois, voire des années. Au-delà de la créativité, du talent et du prix, la chimie et la compatibilité des cultures sont des facteurs déterminants de la réussite d’un partenariat entre client et agence.
Par conséquent, la prémisse du Guide de sélection d’agence sous-tend l’importance de privilégier les contrats de longue durée plutôt que de fragmenter ses besoins en plusieurs petits mandats. C’est d’ailleurs pourquoi le guide propose aussi des solutions afin d’optimiser le lien d’affaires plutôt que d’y mettre un terme.
«Avant de changer d’agence, il est important d’évaluer si le changement est réellement nécessaire, conclut Dominique Villeneuve. L’idéal, ce n’est pas de changer, mais d’investir dans la relation actuelle parce qu’il y a tellement d’avantages à entretenir un partenariat durable.»
Téléchargez le Guide de sélection d’agence et n’hésitez pas à communiquer avec l’A2C pour obtenir du soutien et des conseils liés à vos démarches.
«Je tiens à souligner le professionnalisme exceptionnel de l’A2C à titre de partenaire qui a su se distinguer par sa rigueur et sa compétence. Les outils mis à notre disposition sont d’une grande pertinence et leur utilisation a considérablement amélioré notre efficacité dans le processus d’appel de proposition d’une agence. De plus, les conseils éclairés ont été d’une grande valeur ajoutée, nous permettant de prendre des décisions éclairées et stratégiques pour le projet. Je recommande vivement ce partenaire à tous ceux qui recherchent un soutien fiable et avisé pour atteindre leurs objectifs professionnels», explique Marie-Pier Frenette, vice-présidente Marketing, Medicart et Epiderma.
