• Marasme dans les grands événements et festivals – 4 pistes de solution pour en sortir

    Les nouvelles ne sont pas très bonnes dans le milieu des festivals et des grands événements
    présentement : la mort du Shakedown de Saint-Sauveur, les difficultés du Carnaval de Québec, la fermeture du Woodstock en Beauce, et j’en passe.

    Mais on doit souligner l’autre côté de la médaille. Il y a plusieurs événements qui voient leur popularité augmenter sans cesse : Le Rockfest, le Festival Western de Ste-Tite ou le Festif de Baie St-Paul. Il y en a même, comme le Piknic Electronik ou le Festival Bières et Saveurs de Chambly, qui font des incursions en Europe.

    Comment expliquer le succès de ceux qui réussissent? Quelles sont les idées qui peuvent être déployées pour redresser les événements qui vivent des problématiques? En attendant un meilleur financement public, que peuvent faire les promoteurs qui éprouvent des difficultés?

    Voici 4 pistes de solution sur lesquelles nous travaillons avec nos clients promoteurs, pour leur permettre de surmonter le marasme actuel :

    Passer à une culture commerciale

    Beaucoup de promoteurs sont d’abord et avant tout des passionnés ou des gestionnaires qui se sont aventurés dans une voie qui n’était pas nécessairement la leur. La plupart du temps, ils ne maîtrisent pas de notions avancées de marketing, de communication ou de vente. Très souvent, ils détestent le démarchage et le développement des affaires. Pour eux, c’est un mal nécessaire.

    Le milieu de l’événementiel s’est énormément complexifié dans les 8 dernières années : on se doit d’être un spécialiste des médias sociaux, un excellent programmateur, un vendeur exceptionnel de commandites et, finalement, un super gestionnaire. On doit aussi ajouter qu’il faut connaître tous les trucs et astuces pour remplir les 60 000 formulaires de demandes de subvention, et les 3000 documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement d’un événement.

    Nous remarquons que beaucoup de conseils d’administration et de promoteurs ne sont pas à l’aise avec la notion de vente et encore moins avec celle de profit. Ces deux éléments sont pourtant des passages obligés en 2016. Les organisations doivent être développées de manière à générer des profits qui seront ensuite réinvestis dans l’événement, pour ainsi assurer sa pérennité.

    Il faut aussi faire disparaître la perception qu’un organisme sans but lucratif ne peut pas faire de profits. C’est faux! Contrairement à l’entreprise privée, les profits doivent être réinvestis dans la mission et non pas encaissés par les dirigeants. Les modèles doivent donc changer pour arriver à des bilans positifs. Un organisme qui ne fait pas de profits année après année est appelé à mourir à moyen terme. Les instances gouvernementales n’ont plus le rôle de sauveur, comme avant. Ce n’est plus au public de payer pour la mauvaise gestion d’une organisation.

    Devenir un partenaire dans leur milieu

    Beaucoup de promoteurs ne réalisent pas à quel point ils peuvent être une locomotive pour leur région. Comprenez-moi bien : ils le savent mais ne se donnent pas les outils pour mettre à profit leur influence. Ils peinent à mobiliser leur milieu à travers des projets porteurs. Ces initiatives doivent déborder leur site ou la durée de leur événement. En étant mieux intégrés dans les communautés où ils évoluent, les gestionnaires d’événements deviennent des acteurs incontournables du milieu des affaires et des ressources communautaires. Cela leur facilite grandement la tâche lorsqu’ils tentent des approches pour obtenir du support : commanditaires, partenaires publiques, chambre de commerce, association de résidants,…

    Les événements sont comme un enfant, ça prend un village pour les faire grandir…

    Il faut donc que la culture des promoteurs change : le milieu dans lequel ils évoluent n’est pas là pour les servir, ce sont eux qui doivent offrir leurs ressources au milieu. Ils doivent aborder leur événement en se disant : que pouvons-nous faire pour être plus présents et plus actifs dans notre milieu? Les commandites deviendront plus faciles à vendre et les différents partenaires réaliseront tout ce qu’ils ont à gagner en supportant l’événement. Nos formations intensives sur la recherche de commandite sont axées sur ce changement de culture.

    Être à l’affut des tendances

    Les événements en croissance ont su intégrer les technologies de pointe et les nouvelles façons de communiquer de manière efficace. Technologie RFID, billetterie en ligne, diffusion sur le Web et sur les médias sociaux : ce sont tous des outils événementiels qui n’ont plus de secrets pour eux. Quels que soient les moyens financiers dont on dispose, il y a de la place et des outils qui nous permettent d’en faire plus et de le faire mieux. Il faut arrêter de voir les avancées technologiques comme des dépenses, mais les considérer plutôt comme des investissements. L’utilisation de tels outils facilite l’obtention de meilleures commandites et permet l’élaboration de nouveaux produits qui remplaceront les logos imprimés.

    Restez informés, fréquentez les salons et les congrès puis, finalement, ouvrez-vous au Web et à toutes les ressources qu’il peut vous offrir. Pour ce qui est de la commandite pure, nous avons écrit un livre électronique pour illustrer tout le potentiel du Web : La commandite à l’ère du web.

    Diversification

    Finalement, certains promoteurs événementiels sont sortis de leur rôle d’organisateur d’événements pour offrir des services supplémentaires et, ainsi, rentabiliser leur structure de frais fixes. Voici quelques exemples qui vous serviront peut-être d’inspiration : - Développer une agence de placement d’artistes dans la thématique de l’événement. Certains sont même devenus gérants de talents artistiques ou sportifs! - Choisir un groupe d’exposants et offrir leurs produits dans des marchés extérieurs. - Offrir leur service de logistique événementielle ou de production technique à d’autres organisations.

    Développer et louer du matériel événementiel

    En résumé, il existe une foule d’événements qui fonctionnent bien au Québec. C’est certain qu’il est triste de voir certaines institutions mourir ou éprouver des difficultés, mais l’événementiel, comme le commerce de détail, doit constamment se réinventer et devenir plus performant. Il doit aussi cesser d’attendre des miracles de la part des gouvernements. Les différents paliers gouvernementaux vont devenir de plus en plus exigeants et il faudra développer les mêmes mécaniques qu’avec les partenaires privés pour obtenir leur argent.

    Pour aider les promoteurs, nous avons développé notre organisation autour de leurs besoins, et ce, en leur offrant des outils, du coaching, de la formation et du service-conseil. N’hésitez pas à consulter notre Coffre à outils pour les promoteurs et à nous joindre pour poser vos questions.