Au Québec, hiver comme été, les festivals s’enchaînent les uns après les autres. Quelques jours de rire, quelques jours de jazz, quelques jours de western, et hop!, on recommence. Derrière ces événements festifs et colorés, des maniaques de la logistique œuvrent en coulisse pour notre grand plaisir. On en a rencontré deux.

Pourriez-vous décrire vos événements ?

Jeannine : Le Mondial de la Bière de Montréal existe depuis 1994. Durant 5 jours, en juin, on fait découvrir aux 190  000 festivaliers des produits brassicoles par le biais de dégustations de verres de deux ou de quatre onces. À cela s’ajoute notre concours MBière Greg Noonan, une compétition brassicole de calibre internationale.

Nicolas : L’Igloofest quant à lui en est à sa dixième année. Petit frère du Piknic Électronik, il permet à des milliers de Montréalais d’apprécier l’hiver en milieu urbain en les faisant danser par -10°C sous le son de la musique électronique. L’Igloofest a lieu durant 4 fins de semaine consécutives, en janvier et février, alors que le Piknic Électronik a lieu tous les dimanches d’été, à partir de mai.

Pour m’être moi-même trempé les orteils dans l’événementiel, je sais que derrière l’aspect flamboyant d’un événement se cache un travail de moine colossal. Comment ça se passe chez vous ?

Jeannine : On s’occupe tout simplement de tout : de la vente des pavillons aux exposants, des commandites, du marketing, de la gestion et des juges du concours MBière, de la billetterie, des permis d’alcool, de la coordination des bénévoles et de la sécurité… entre autres! Et, parce que l’on importe (et exporte pour notre Mondial de la Bière de Rio), on prend également en charge toute la logistique qui s’y rattache, afin que le produit prenne le bon bateau et qu’il arrive au bon moment ; car la bière, ça ne vieillit pas bien.

Nicolas : On ne sous-traite à peu près pas, on gère tout à l’interne. On engage notre propre sécurité, nos serveurs, nos busboys, nos équipes techniques. On s’occupe également de dénicher les artistes, de coordonner leur transport et leur hébergement. De fait, on paie 650 personnes pour nous aider à rendre nos événements possibles.

Ça commence et ça arrête à quel moment, la gestion d’événement ?

Jeannine : Juste pour celui de Montréal, c’est un travail à l’année… pour 5 jours seulement! Je peux te dire que ça demande beaucoup de concentration le lendemain de l’événement, quand tu sais qu’il te reste 359 jours avant le prochain. Heureusement qu’on a maintenant trois événements (Montréal, Rio et Le Mondial de la Bière de Mulhouse, en Alsace), ça nous garde alertes à l’année!

Nicolas : Nos événements ayant lieu au début de l’année et durant tout l’été, aussitôt qu’on en termine un, on embarque dans l’autre. Mais ça veut aussi dire que ça ne s’arrête jamais! Surtout qu’avec le Piknic Électronik, nous sommes maintenant présents dans 7 pays. Et on veut en ajouter 2 nouveaux par année.

Quels sont les éléments-clés d’une bonne gestion d’événement ?

Jeannine et Nicolas : L’équipe!

Nicolas : C’est elle qui va nous permettre une excellente planification, mais aussi une très grande vitesse de réaction en cas d’imprévus.

Jeannine : Et s’il y a un élément totalement prévisible en événementiel, c’est bien l’imprévu! (RIRES) La communication devient essentielle — durant l’événement bien sûr, mais également après. Les post mortem sont cruciaux. Si on n’apprend pas de nos erreurs, on va les répéter. Et des erreurs en événementiel, ça peut coûter très, très cher.

Les qualités d’un bon gestionnaire d’événement ?

Jeannine : La patience. Si tu es axé sur le résultat instantané, tu n’es pas à la bonne place! Faut aimer travailler en équipe et savoir faire confiance aux gens avec qui tu collabores. Et il ne faut pas compter son temps ; c’est vraiment pas un job de 9 à 5.

Nicolas : C’est vrai! Même que notre maxime, à l’interne, est «  Prends ça à cœur, prends pas ça à l’heure! ». Dans l’événementiel, tout est dans les détails. En même temps, il ne faut rien tenir pour acquis. Et la tolérance au risque et au stress est un must. Mais, à la base, il faut être passionné, persévérant et un peu fou!

Pointe de conversation avec Jeannine Marois

Pointe de conversation avec Nicolas Cournoyer

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Article paru dans le Grenier magazine du 29 février. Pour vous abonner, cliquez ici.