Dada communications et OPC événements, deux partenaires d’affaires s’associent pour faire l’embauche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) à temps complet qui partagera son temps entre les deux entreprises.
OPC événements qui existe depuis 2002 est une firme spécialisée dans l’organisation et la planification d’événements de toutes sortes tel que : salons d’expositions, conférences, colloques, congrès, galas, etc. OPC Événements des services intégrés d’Organisation, de Planification et de Communication en événements qui permettent de chapeauter, d’une manière efficace, les nombreuses ramifications événementielles.
Dada, un clin d’œil au Mouvement dadaïste, a été fondée en 2010 avec, en tête, la volonté de concevoir une agence qui reprendrait l’essence de l’esprit dadaïste. Une agence où l’art, la musique, la littérature et la culture en général nourrissent les idées et alimente une passion certaine pour les communications.
Les deux entreprises recherchent une personne souriante, rigoureuse, autonome et dont le souci du détail est devenu une seconde nature.
Description générale
L’adjoint(e) administratif(ve) assumera les responsabilités suivantes :
• Partager ses semaines entre les deux entreprises situées l’une en face de l’autre dans le Vieux-Montréal ;
• Accueillir les visiteurs qui se présentent ;
• Répondre au téléphone au besoin, filtrer les demandes, prendre les messages et diriger les appels aux bonnes personnes ;
• Effectuer diverses tâches cléricales (tenir la petite caisse, distribuer le courrier, envois et réception des colis, etc.) ;
• Préparer la salle de conférence pour la tenue des réunions et tenir l’agenda des rencontres ;
• Assurer la propreté des salles de réunion et de l’espace cuisine en collaboration avec les autres membres des deux équipes ;
• Faire les factures, s’assurer de la réception des paiements, déposer les chèques et entrer les données financières ;
• Comptabiliser les factures fournisseurs et émettre les chèques ;
• Préparer tous les mois le compte de dépense des présidents des deux entreprises ;
• Tenir à jour la liste des abonnements du magazine produit pour le client principal de dada communications dans la base de données principale ;
• Collaborer à la préparation et à la révision de divers documents (lettres, rapports, présentations, textes, etc.) ;
• Fournir les pièces justificatives et les documents financiers à la comptable à chaque fin de mois ;
• Accompagner la comptable dans la préparation des dossiers pour la vérification annuelle des états financiers du principal client et assister le vérificateur externe durant la vérification ;
• Facturer les renouvellements d’abonnements, les cotisations annuelles des membres et les frais de participations aux événements pour le principal client de dada communications ;
• Gérer le bon fonctionnement des équipements, tenir l’inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes ;
• Participer aux rencontres de production et veiller au suivi de la facturation des projets ;
• Développer de nouveaux systèmes permettant aux deux entreprises d’être plus organisées ;
• Planifier et organiser l’organisation de divers événements des deux entreprises (party de Noël, soirées de réseautage, 5 à 7, etc.) ;
• Effectuer d’autres tâches connexes.
Exigences/compétences recherchées
Expérience : Minimum de deux (2) années d’expérience pertinentes
Autres :
• DEP en secrétariat ou DEC en bureautique
• Français parlé et écrit impeccable
• Maîtrise des logiciels de la suite MSOffice
• Connaissance parfaite des logiciels comptable Acomba et Simple Comptable
• Anglais parlé et écrit
• Excellent sens de l’organisation
• Grande rigueur professionnelle
• Entregent, dynamisme et aptitude pour la communication verbale et écrite
• Disponibilité et souplesse
• Capacité d’adaptation
La liste des tâches et responsabilités énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne occupant ce poste.
Veuillez faire parvenir votre Curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation à l’attention de Manon Goudreault. Toutes les candidatures transmises sans lettre de présentation seront rejetées.
