Poste : Coordonnateur administratif (juridique, immigration et ressources humaines)
Département : Affaires commerciales
Supervisé par : Gestionnaire des affaires commerciales
Supervise qui : Non applicable
Déplacement(s) requis : Non applicable
OBJECTIF DU POSTE
Le coordonnateur administratif assure un support aux services juridiques, un suivi des dossiers d’immigration d’affaires et de visas mondiaux ainsi qu’un soutien administratif en ressources humaines. Il assiste le conseiller juridique en assurant la rédaction, la révision et la préparation de lettres et de contrats ainsi que dans la correction d'épreuves. Il agit comme personne ressource pour les dossiers d’immigration et à ce titre, soutien les coordonnateurs de projets et de départements en consultant des spécialistes externes lors de situations complexes ainsi qu’en assurant la gestion globale des questions d’immigrations. Finalement, il agit comme personne ressources pour tout ce qui a trait aux conditions de travail des employés.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
I. SERVICE JURIDIQUE
1. Support à la conseillère juridique / parajuriste :
• Rédaction de documents légaux et contractuels, sur la base des modèles fournis par le conseiller juridique de l’entreprise, dans les deux langues officielles;
• Mettre sur pied des outils de gestion des contrats à partir de modèles fournis par le conseiller juridique et maintenir à jour la banque de modèles de contrats;
• Élaborer, réviser et tenir à jour les modèles de contrats et établir des politiques et procédures reliées aux documents juridiques;
• Faire le suivi des dossiers de marques de commerce et de brevet;
• Tenir et mettre à jour un agenda central des dates d’échéance importantes pour les documents juridiques de l’entreprise (i.e. à l’usage de tous les membres du département légal et du producteur exécutif).
2. Recherche et archivage :
• Assurer la tenue, la gestion et l’archivage des dossiers et documents contractuels et légaux de l’entreprise;
• Effectuer des recherches jurisprudentielles et doctrinales informatisées ou non;
• Rédiger et assurer le suivi de la correspondance et des dossiers en cours;
• Assister le conseiller juridique dans la tenue, la mise à jour et l’archivage des livres corporatifs de l’entreprise.
II. SERVICE D’IMMIGRATION ET DE VISAS MONDIAUX
3. Responsable de l’immigration :
• Encadrer et former les coordonnateurs en ce qui a trait aux questions d’immigration de façon à leur donner une compréhension des règles à suivre;
• Élaborer des processus et procédures, les communiquer aux personnes concernées et voir à ce quelles soient respectées;
• Fournir les outils et modèles de lettres aux coordonnateurs leur permettant de compléter les formulaires requis pour les visas de travail à l’étranger selon les critères définis;
• Assurer le suivi global des dossiers en cours de l’entreprise auprès des fournisseurs de services spécialisés.
III. SERVICE DE RESSOURCES HUMAINES
4. Conseiller en ressources humaines:
• Assurer le suivi administratif des dossiers d'employés (statut, salaire, nouveau département, terminaison, congé, contrats, maladie, formation etc.);
• Répondre aux questions des employés et des gestionnaires pour toutes questions relatives aux statuts d'emploi et aux avantages sociaux (assurances, fin d'emploi, maternité/paternité, etc.);
• Participer à l’élaboration de procédures et processus de gestion RH incluant le développement et la mise à jour du manuel des employés;
• Suggérer des solutions pour maintenir les processus simples et efficaces;
• Coordonner les divers programmes RH;
• Coordonner la gestion des dossiers d’accidents de travail;
• Produire les rapports statistiques;
• Participer dans les différentes initiatives RH selon les directives du producteur exécutif.
5. Recrutement du personnel de la division Gestion :
• Offrir un support au producteur exécutif en matière de recrutement du personnel de la division;
• Maintenir à jour la banque de ressources, repérer et sélectionner des employés potentiels et participer à leur embauche;
• Intégrer les nouvelles ressources dans l’équipe et assurer leur formation de base;
• Maintenir à jour la boîte [email protected] et faire suivre les candidatures aux départements concernés.
EXIGENCES DU POSTE & QUALITÉS REQUISES
• Diplôme d’études collégiales (DEC) en Administration ou en Technique juridique;
• Formation en Gestion des ressources humaines un atout;
• Expérience d’un minimum de 5 ans dans une combinaison de postes à nature juridique et de ressources humaines;
• Doit démontrer une expérience significative dans la gestion de dossiers d’immigration d’affaires et de visas mondiaux;
• Maîtrise avancée du Français et de l’Anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit;
• Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, etc.);
• Connaissance des plateformes MAC un atout;
• Connaissance des concepts, terminologies et procédures du milieu juridique;
• Habiletés et connaissances générales en gestion des ressources humaines;
• Connaissance des normes du travail et avantages sociaux;
• Expérience de travail en milieu artistique est un atout.
QUALITÉS
• Autonomie, initiative, rigueur, discrétion et grande capacité d’adaptation et d’organisation;
• Capacités démontrées à mener plusieurs projets simultanément;
• Souci du détail, bonne gestion des priorités et débrouillardise;
• Bon sens des responsabilités et capacité à respecter les échéanciers;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et bonne écoute;
• Bonnes aptitudes de communication et de service à la clientèle;
• Attitude prônant la recherche active de façons d’aider les gens;
• Grande capacité à analyser les demandes et y apporter des solutions applicables.
Seuls les candidats qui envoient leurs curriculum vitae avant le 12 juin 2013 seront retenus. S’il-vous-plaît ne pas appeler l’entreprise, nous contacterons prochainement les personnes sélectionnées.
