Date de début Aussitôt que possible
Taux horaire / salaire annuel À discuter
Mobilité Déplacements et horaire flexible
Sous l’autorité du directeur du développement, le titulaire de ce poste apporte un soutien administratif et opérationnel au service du développement dont une large partie du mandat inclut le service à la clientèle.
Rédiger les avis de convocation, les ordres du jour et les comptes rendus de réunions en développement
Préparer la correspondance, les présentations, les rapports, les documents afférents aux activités de développement, etc. et effectuer la mise en page de ces documents, en vérifier l’orthographe et la grammaire
Colliger l’information et réaliser l’assemblage de documents
Réaliser la mise à jour des dossiers et des outils administratifs de l’équipe du développement
Effectuer la mise à jour de tout autre document à la demande du directeur du développement
Effectuer le classement, l’archivage et la destruction de documents (papier et informatique) selon la politique de l’organisation
Communiquer avec les membres de comités, les participants, les donateurs, les commanditaires, les partenaires, etc. et effectuer des suivis avec les différentes clientèles gravitant autour du service du développement
Effectuer l’inventaire du matériel (promotionnel et autre) associé aux secteurs des événements et maintenir les espaces propres
Inscrire/mettre à jour toute information pertinente dans la base de données de façon régulière
Préparer et maintenir à jour le calendrier des activités de la Société
Effectuer le suivi des dons, des commandites, etc. qui ont trait aux activités de collecte de fonds
Effectuer le suivi des bons de commande et des factures
Effectuer un suivi relatif aux demandes de la clientèle externe qui sont adressées aux membres de l’équipe du développement
Coordonner/organiser les voyages d’affaires des membres de l’équipe du développement
Coordonner/participer à l’organisation des activités philanthropiques de l’équipe du développement au besoin
Seconder les membres de l’équipe du développement au besoin
Coordonner/organiser les activités des comités de bénévoles tels les comités organisateurs d’événements, etc.
Répondre aux demandes internes et externes relevant de sa compétence à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et de pratiques en vigueur dans son service
Régler certains problèmes relevant de sa compétence et rédiger des projets de réponse; noter les suites à donner et effectuer les suivis requis
Effectuer la réservation d’équipements et s’assurer qu’ils soient fonctionnels
Effectuer la réservation de salles et voir à ce que les lieux soient propres et agréables
Assurer une réponse téléphonique en appui au secteur des relations avec les donateurs, selon un calendrier préétabli et à des moments d’achalandage accru
Connaître et appliquer les mesures nécessaires en réponse aux appels téléphoniques
Accueillir et renseigner les visiteurs en lien avec le secteur du développement
Prendre le relai dans la gestion d’activités de développement en cas d’absence d’un membre de l’équipe
Le poste est de nature professionnelle et son titulaire fait partie de l’équipe de direction du service du développement. Les responsabilités administratives et opérationnelles étant étroitement liées au succès des activités de développement, le titulaire doit démontrer un sens marqué pour l’initiative, faire preuve de leadership, être apte à prioriser fréquemment le contenu de ses tâches, être hautement motivé et disposé à collaborer avec la clientèle de la Société de recherche sur le cancer.
Le titulaire doit avoir la capacité de travailler concurremment sur plusieurs dossiers et avoir un sens d’organisation aigu. Comme plusieurs des tâches rattachées au poste ont des délais d’exécution courts, le titulaire doit démontrer une flexibilité élevée et doit avoir un horaire qui puisse s’adapter aux contraintes du poste.
Compétences recherchées
Exigences
Diplôme d’études collégiales en administration
Connaissances approfondies de la suite Microsoft
Suite Adobe (Illustrator et Photoshop)
Expérience en coordination d’événements
Bilinguisme tant à l’oral qu’à l’écrit
Connaissances et aptitudes
5 à 7 ans d’expérience démontrée en secrétariat
5 à 7 ans d'expérience en service à la clientèle
Minimum de 2 ans au service d'un cadre supérieur
Dynamisme / enthousiasme / positivisme
Gestion des priorités / temps
Description de l'entreprise
Fondée en 1945, la Société de recherche sur le cancer est un organisme national, sans but lucratif, dont la mission est de financer exclusivement la recherche sur tous les types de cancer contribuant ainsi à l’avancement de la science afin de prévenir, détecter et traiter cette maladie.
Veuillez soumettre votre curriculum vitae d'ici le 26 mai 2013.
Veuillez noter que seuls les candidats/candidates retenus pour l'entrevue seront contactés.
