Centre Canadien d'Architecture (CCA)

    Coordonnateur administratif, Numérique / Administrative Coordinator, Digital

    Publiée le 06 novembre 2017

     Cette offre est expirée

    Centre Canadien d'Architecture (CCA)

    Sommaire de l'emploi

    Emploi contractuel de 3 ans

    Les responsabilités de cet emploi consistent à exercer un rôle de soutien dans la création de la division numérique et à veiller à ce que tous les aspects administratifs soient pleinement fonctionnels. Ayant recours à ses expériences de travail dans un environnement numérique dynamique, le titulaire du poste fournit un soutien administratif au Directeur associé, Numérique en se tenant informé de toutes les activités de la division, incluant le suivi des calendriers de l’équipe, des échéanciers et des budgets.

    Principales responsabilités de l'emploi

    Support administratif de la division numérique

    • Travailler en collaboration avec le Directeur associé, Numérique  pour mettre en place les procédures de flux de travail et organiser les opérations de la division, tout en documentant les procédures et en développant des guides rassemblant les meilleures pratiques et mode d’emploi  
    • Contrôler et tenir à jour le budget annuel de la division. Vérifier et maintenir à jour un registre des dépenses dans le logiciel de comptabilité
    • Préparer, administrer et assurer la distribution et le suivi des calendriers de planification de la division, des plans de projet, des horaires et des échéanciers. Coordonner et centraliser les horaires avec l’ensemble des divisions
    • Organiser les rencontres de division et inter-divisions, compiler les documents nécessaires et les distribuer aux participants
    • Assurer le support administratif dans la préparation et collaborer (au besoin) dans la rédaction de différents rapports, comptes rendus, mémos, documents et correspondances institutionnelles; préparer les brouillons des comptes rendus pour les rencontres et compiler la liste des actions à entreprendre après les réunions

    Suivi de projets numériques

    • Rassembler et fournir les informations demandées pour les demandes de subvention et assurer le suivi des projets de la division en collaboration avec l’équipe de la division Développement
    • Collecter les informations statistiques sur les plateformes et les canaux numériques pour guider les actions et informer les autres divisions en utilisant Google Analytics ou d’autres outils similaires
    • Coordonner les modifications quotidiennes des pages web existantes et des guides pratiques
    • Coordonner des projets numériques ponctuels dans la division
    • Assurer le lien entre les divisions du CCA pour assurer la communication et la coordination transversale entre les divisions
    • Fournir un support et assister le Directeur associé, Numérique sur diverses tâches, incluant la réservation de pigistes selon les besoins de la division 
    • Préparer les brouillons et les contrats, et gérer les ententes contractuelles pour les projets numériques  

    Autres responsabilités de l’emploi

    • Développer et gérer les archives, la documentation et les statistiques de la division et s’assurer, lorsque nécessaire, que les fichiers et dossiers sont archivés, protégés et sécurisés correctement
    • Soutenir l’intégration des nouveaux membres du personnel de la division en assurant la liaison avec le Service des Ressources humaines
    • Coordonner la maintenance du système CRM et tenir la base de données à jour
    • Planifier et gérer les réservations des voyages pour le personnel au sein de la division

    Niveau de scolarité: Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration ou communications
    Nombre d’années d’expérience requis : 3 à 5 ans – Idéalement posséder une expérience de travail dans une institution culturelle ayant rayonnement international et/ou en architecture

    Qualifications requises pour l'emploi
    Compétences liées à l’emploi

    • Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit; capacité à rédiger et à réviser des documents
    • Bonne connaissance de MS Office, des outils de gestion de projets, des systèmes de base de données et des technologies web
    • Faire preuve d’une attitude positive et enthousiaste avec une véritable passion pour le numérique
    • Connaissance du travail administratif
    • Capacité à maintenir un haut niveau de précision lors de la préparation et la saisie des informations
    • Aptitude à travailler sous pression et dans des délais serrés; aptitude à gérer son stress
    • Connaissance de la méthodologie de gestion de projets
    • Habileté à gérer et planifier les échéanciers

    Veuillez soumettre votre candidature via le formulaire, avant le 10 novembre 2017 à l’attention du Service des Ressources humaines du Centre Canadien d’Architecture, situé au 1920, rue Baile, Montréal (Québec) H3H 2S6. Seuls les candidats retenus seront contactés. Veuillez ne pas téléphoner.

    Le CCA a une politique d’équité en matière d’emploi.

    À propos de Centre Canadien d'Architecture (CCA)

    Le CCA est un centre international de recherche et un musée créé en 1979 avec la conviction que l’architecture est d’intérêt public / The CCA is an international research centre and museum founded in 1979 on the conviction that architecture is a public concern.

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