Relevant du directeur, développement, événements et service à la clientèle corporative, la personne titulaire du poste a comme principale fonction d’assister la direction, dans l’exécution efficace des diverses tâches liées au déroulement des activités courantes. Elle offre un éventail de services et de soutien administratif à la direction.

Plus spécifiquement, la personne titulaire du poste:

agit à titre de soutien administratif pour la direction, soutien relié aux différents dossiers, initiatives et projets;
agit comme point d’entrée pour les demandes d’information de la clientèle externe et les dirige au besoin aux personnes concernées;
informe les clients sur les produits et services généraux pour la location de différents plateaux;
assure la préparation, la mise en page, l’uniformisation, la révision et la mise à jour de documents de la direction (lettres, tableaux, documents confidentiels, communiqués et divers autres documents);
participe de façon proactive aux réunions récurrentes de services et interdépartementales, y apporte des références des rencontres antérieures, émet un compte-rendu, fait les mises à jour nécessaires et s’assure que les différents intervenants soient informés des modifications;
au besoin, assiste aux réunions de la logistique de certains petits événements;
fournit le soutien requis au personnel (télécopie, numérisation, courriel, commande de fournitures de bureau, préparation des envois de courrier)
traite les communications et la correspondance et en assure les suivis;
effectue la planification de rencontres, réservations ou de ressources pour la direction;
est responsable du classement uniforme et de la préservation des dossiers (papiers et électroniques) selon les procédures établies du Parc olympique;
participe au processus de préparation budgétaire avec son supérieur et en fait le suivi, le contrôle;
effectue la compilation et la mise à jour de données et en assure l’exactitude dans les différents systèmes disponibles (ex :CRM, calendrier des événements, tableaux de bord, etc.);
effectue les divers rapports demandés (statistiques ou autres);
comptabilise des données d’activités ou d’événements antérieurs afin de fournir une évaluation sommaire (ex : stationnement, concessions, etc.);
prépare les demandes de biens et services (DBS) à travers le système intégré existant et en assure le suivi;
participe au développement des outils d’information pour la direction
assiste le directeur dans le respect des politiques et pratiques administratives du Parc olympique et en assure le suivi;
coordonne certains comités selon les mandats que lui confie le directeur (ex : éclairage spécial de la Tour);
accomplit toute autre tâche de même nature ou d'ordre général demandée par son supérieur ou requise par ses fonctions.

Qualifications et exigences requises:

détenir un diplôme d’études professionnels (DEP) dans la spécialisation appropriée;
détenir plus d’un an d’expérience pertinente reliée aux attributions de l’emploi;
maîtrise de la langue française, dont de très bonnes aptitudes en rédaction
bonne connaissance de la langue anglaise;
maîtrise des outils MS Office (Word, Excel, etc.);
démontrer des aptitudes interpersonnelles en communication (verbal/écrit) ainsi qu’une aptitude et un grand intérêt à travailler en équipe;
faire preuve de débrouillardise, pensée critique, créativité, autonomie, initiative, diplomatie, minutie et d’un grand sens de l’organisation;
être à l’aise dans un contexte de changements constants, imprévus, urgences.

Conditions d’emploi:

échelle salariale : 21,44 $ à 25,28 $
horaire : 35 heures / semaine