La Coalition pour la promotion des professions en assurance de dommages a pour mission de promouvoir les carrières en assurance de dommages et de valoriser les professionnels qui œuvrent dans l’industrie. Elle a vu le jour en janvier 2002 grâce à la mobilisation de l’ensemble de l’industrie de l’assurance de dommages.

Sommaire des fonctions

L’adjoint(e) à l’administration et aux communications soutient l’équipe afin d’assurer le succès de l’ensemble des initiatives et projets de la Coalition. Veille au bon fonctionnement des activités administratives et à la gestion des membres. S’assure de la qualité du français de tous les documents diffusés. Répond aux demandes d’information. Organise les événements et agit en soutien aux activités de communication.

Description des principales tâches

Administration

Prépare, met en forme et vérifie divers rapports et présentations (rapport d’activités, présentation PPT, etc.)
Assiste aux réunions du conseil d’administration et des comités, et est responsable du bon déroulement de ces réunions (documents requis, envois, suivis des échéanciers et des dossiers, logistique, etc.)
Prépare, rédige, fait approuver et signer les procès-verbaux de ces réunions
Tient à jour la documentation liée au conseil d’administration (listes des membres du conseil, extraits des procès-verbaux, index des résolutions, etc.)
Répond à toutes les demandes des membres du conseil et des comités

Gestion des membres et agent d’information

Coordonne la campagne de financement annuelle et assure son bon fonctionnement
Tient à jour la liste des membres
Est responsable de la gestion des membres par l’entremise d’une plateforme Web de gestion (suivi des paiements et des adhésions, suivi avec la comptabilité, production de rapports, etc.)
Répond à toutes les demandes d’information, pouvant provenir des membres, des entreprises de l’industrie, du grand public, des candidats, par téléphone et courriel

Rédaction et coordination

Rédige et révise des rapports, lettres, comptes rendus et courtes nouvelles en s’assurant de la qualité du français
Coordonne la traduction des divers documents
Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage
Gère les envois postaux (vérification des listes d’envoi, fusion, liens avec fournisseur, etc.)
Coordonne la reproduction de la papeterie et gère l’inventaire
Assure le suivi avec les fournisseurs et les partenaires (imprimeur, établissements d’enseignement, etc.)
Assure la veille médiatique et la mise à jour de la revue de presse

Événements

Est responsable de l’organisation événementielle : la Coalition participe à différents événements, tels que des salons de l’emploi, événements de l’industrie, réunions (inscriptions, horaire des présences des représentants, montage et transport du kiosque, etc.)

Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur.

FORMATION ET EXIGENCES :

Minimum de trois ans d’études postsecondaires en administration, communication, bureautique ou autre domaine connexe
Minimum de trois ans d’expérience
Qualité supérieure en français oral et écrit
Anglais fonctionnel
Expérience à œuvrer avec un conseil d’administration, un atout
Connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint
Connaissance en informatique et facilité d’apprentissage de nouvelles plateformes ou outils
Connaissance des outils de communication numériques

APTITUDES :

Gestion du temps et des priorités
Sens développé de l’organisation
Rigueur et souci du détail
Capacité de mener de front plusieurs activités
Capacité à faire preuve d’initiative et d’autonomie
Aisance relationnelle et esprit d’équipe

LIEU DE TRAVAIL : Centre-ville de Montréal

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur lettre de motivation et leur curriculum vitae avant le 24 juillet 2017 à l’attention de Roxanne Hébert, responsable des communications et de la coordination, via le formulaire (confidentialité assurée).

Note : Nous remercions ceux et celles qui postuleront, mais nous ne communiquerons qu'avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.