La Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants est à la recherche d’un adjoint exécutif* expérimenté apte à fournir un soutien administratif de niveau exécutif afin d’aider au déploiement des activités du président et de l’équipe de direction.

Description de l’emploi

Relevant directement du président, l’adjoint exécutif* anticipe les besoins, résout les enjeux de manière proactive, contribue au respect des échéances des livrables et assure la préparation des événements et engagements en temps opportun.

Tâches

Soutien au conseil et à la gouvernance dans leurs responsabilités : calendrier, dossiers, rapports, communications, correspondance, assistance aux réunions et préparation des procès-verbaux;
Soutien au président dans ses autres obligations;
Planification des réunions et tenue à jour du calendrier, des courriels et des dossiers confidentiels du président;
Préparation des rapports, documents et de la correspondance, incluant les réponses au nom du président, les rapports et les propositions, les procès-verbaux, les ententes, les lettres de remerciements et les notes de service;
Gestion de l’emploi du temps du président, de son calendrier et de ses rendez-vous ;
Aide au président dans le suivi des mesures à prendre afin d’assurer que les projets et les tâches soient accomplis en temps voulu;
Préparation des présentations PowerPoint et du matériel de projection à l’aide des diverses informations fournies. Mise en fonction de l’équipement audiovisuel et soutien technique dans tous les aspects de la présentation (équipement et mise en place);
Organisation des formalités de voyage incluant les billets, l’hébergement et les horaires de voyage;
Traitement de la correspondance financière, aide aux préparatifs du budget annuel et suivi du budget mensuel;
Participation aux comités interservices selon la demande;
Autres tâches connexes selon les besoins.

Qualités requises

Précision et attention aux détails ; sens élevé de l’organisation ; excellente étiquette téléphonique;
Compétences éprouvées en matière de coordination de projet incluant la capacité à gérer simultanément des tâches variées et complexes;
Excellentes compétences informatiques ((Microsoft Word, Outlook, PowerPoint, Excel)(la connaissance de Raiser’s Edge est un atout);
Capacité démontrée de travailler avec des cadres supérieurs et des bénévoles (par exemple le président, les membres du conseil, les membres des comités et les autres bénévoles), et de collaborer avec des collègues à tous les niveaux;
Capacité démontrée de travailler de manière autonome, d’anticiper et de prioriser le travail, d’être proactif et de prendre des initiatives;
Forte aptitude à l’organisation et à la gestion du temps – organiser son propre travail, organiser le travail du président, organiser les procédures de bureau et les préparatifs des réunions, tout en s’engageant à se développer professionnellement dans un environnement d’apprentissage orienté vers les résultats;
Joueur d’équipe flexible avec d’excellentes compétences interpersonnelles ; capacité de travailler sous pression et de respecter les délais requis;
Capacité de respecter la confidentialité et d’être positif face aux enjeux quotidiens;
Capacité de traiter avec le public, les donateurs et tous les acteurs clés de la Fondation;
Capacité de s’adapter à divers rôles et responsabilités à mesure que les besoins et les priorités changent et évoluent;
Capacité d’organiser et de coordonner divers projets et activités simultanément.

Qualifications

Diplôme universitaire doublé d’un minimum de cinq (5) ans d’expérience connexe (ou combinaison équivalente d’éducation et d’expérience pertinentes), de préférence avec une expérience dans les conseils d’administration;
Niveau de compétence supérieur dans les applications informatiques (Word, Excel, PowerPoint, et Outlook);
Solides compétences en communication verbale et écrite, excellente maîtrise de la grammaire en anglais et en français;
Capacité à faire preuve de discrétion et de respect absolu de la confidentialité en tout temps et attitude axés sur l’équipe et le service à la clientèle;
Flexibilité face à l’évolution des demandes et des priorités de travail ainsi que de diverses autres tâches;
Volonté et capacité d’accepter et d’appliquer de nouvelles méthodes et techniques d’exécution du travail;
Compétences en rédaction d’affaires et capacité à rédiger la correspondance et les rapports pour le président;
Connaissance d’un logiciel de collecte de fonds (Raiser’s Edge, un atout);
La connaissance du secteur de la santé et la compréhension des principes des campagnes de financement sont des atouts;
Une expérience de travail dans le secteur à but non lucratif est un atout.

Date d’affichage : 19 juin 2017

Date limite de candidature : 10 juillet 2017

Veuillez envoyer votre lettre d’introduction et votre curriculum vitae à Hugo Rivard Royer, V.P. Opérations de la Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants via le formulaire.

Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Merci de ne pas téléphoner.

Note: Dans ce document, l’emploi du masculin pour designer les personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte.