Fonction Principale
Se rapportant au Vice-Président Ventes et Service au Congrès, l’adjoint accomplit des fonctions administratives pour le compte de son patron. La personne doit s’assurer que le Vice-Président soit constamment au courant des informations pertinentes relatives au bon fonctionnement de son service. De par son jugement et son initiative, la personne doit être capable de mettre en place des actions et décisions facilitant la bonne marche du service et le suivi des dossiers.
Responsabilités et Taches
- Agit comme personne-ressource auprès de l’ensemble des coordonnateurs du service des ventes affaires;
- Exécute des travaux d’administration courants du bureau;
- Assure un suivi des courriels du Vice-Président;
- Fixe les rendez-vous;
- Rédige des procès-verbaux en français et/ou en anglais des réunions des ventes;
- Effectue des travaux cléricaux;
- Fait le suivi des dossiers;
- Rédige les demandes de paiement;
- Coordonne les réunions et les activités sociales;
- Planifie et anime les réunions mensuelles avec les coordonnatrices;
- Rédige les comptes de dépenses.
Fonctions spécifiques au secteur
- Contrôle avec le vice-président, les absences du personnel des ventes affaires (journées de maladie, temps compensatoire, vacances, etc…) ;
- Responsable des entrées et de la mise à jour périodique du calendrier des activités commerciales ventes affaires ;
- Coordonne les réservations des déplacements et hébergements pour l’ensemble de l’équipe des ventes ;
- S’assure de la signature par la direction des formulaires de voyage du personnel des ventes affaires ;
- Effectue le suivi du budget du département ainsi que de chaque événements/activités en collaboration avec la gestionnaire aux événements ;
- Participe, collabore et assiste la gestionnaire à la réalisation de la campagne affaires dans les fonctions suivantes :
- Coordonne la signature des ententes des partenaires de la campagne affaires ;
- Diffuse et partage les informations aux partenaires impliqués dans la campagne affaires ;
- Planifie et coordonne les échéanciers de travail et veille à la réalisation des projets dans les délais prévus ;
Kiosque salon
- Informations et suivis auprès des partenaires
- Préparation et organisation des envois du matériel nécessaire au kiosque
Kiosque « Breakfast in Bed »
- Prise de contact et coordination avec tous les hôtels sur place
- Organisation et livraison de tout le matériel relatif au kiosque
- Informations et suivis auprès des partenaires
- Participation au bon déroulement des opérations sur place (au besoin)
Événements organisés dans le cadre de la campagne affaires
- Informations et suivis auprès des partenaires
- Production du matériel relatif aux événements (cocardes, menus, affiches…)
- Organisation et livraison de tout le matériel relatif aux événements
- Assiste le Vice-Président dans toutes autres fonctions et responsabilités relevant de ceux-ci.
Exigences académiques et expérience
- Certificat en administration, DEC en technique de bureautique ou administration ou dans un domaine connexe ;
- 3 à 5 années d'expérience pertinente dans un poste d'adjoint à la direction ;
- Connaissance approfondie (niveau avancé) des logiciels MS Office ;
- Connaissance de l’industrie hôtelière, plus précisément le fonctionnement d’un service de ventes, un sérieux avantage.
Compétences et Habiletés
- Orientation marquée vers le service à la clientèle ;
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit (environnement de travail bilingue) ;
- Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers à la fois ;
- Sens de l’organisation et bonne gestion des priorités ;
- Bon jugement, discrétion, maturité, tact, sens de l'éthique et intégrité ;
- Leadership, autonomie et initiative ;
- Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles : entregent et diplomatie ;
- Débrouillarde et autonome ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Flexibilité en termes de tâches et de disponibilité ;
- Sens de la planification et de l'organisation.
