Vous serez avant tout le visage et la voix de Frima auprès de ses employés, visiteurs et clients et participerez à la réussite de l’expérience client. Sous la supervision de l'adjoint(e) de direction, vous serez entre autres, responsable de l’accueil, de la gestion des appels, du service à la clientèle interne et externe et de l’organisation des voyages des membres du personnel.
Plus précisément, vous devrez :
- Accueillir et assurer le contrôle de sécurité des visiteurs qui se présentent à la réception ;
- Gérer les appels, les transferts téléphoniques ainsi que les courriels et en assurer le suivi ;
- Participer à la coordination des déplacements des membres du personnel (hôtel, avion et autres) ;
- Soutenir l’adjoint(e) de direction lors de l’organisation d’évènements internes et corporatifs ;
- Veillez à ce que l’environnement physique de la réception soit accueillant, c’est-à-dire convivial et à l’ordre en tout temps ;
- Effectuer diverses tâches cléricales au besoin ;
- Recevoir et distribuer le courrier
- Effectuer toutes autres tâches connexes.
Exigences :
- AEC ou DEC en bureautique ou tout autre domaine pertinent ;
- Une (1) à deux (2) années d'expérience dans un poste similaire ;
- Bilinguisme requis à l’oral et à l’écrit ;
- Excellente maitrise de la suite Microsoft et connaissance de la suite Google, un atout de taille.
Profil recherché :
- Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle ;
- Capacité à traiter simultanément plusieurs demandes et à gérer les priorités ;
- Avoir le souci du travail bien fait et du respect des échéanciers ;
- Faire preuve de courtoisie, de bonne humeur, d’autonomie, de débrouillardise, de discrétion et de rigueur.
Conditions
Horaires flexibles * Programme de conciliation travail et vie personnelle * Assurances collectives * REER collectif * Congés de maladie * Bonification au rendement des plus originales * Laissez-passer annuel du RTC ou accès à Communauto * Environnement de travail sain et stimulant * Nombreuses activités du club social * Fruits frais tous les jours et plus encore!!
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Secretary – Reception clerk
As a secretary-receptionist, you will be the face and voice of Frima to the employees, visitors and customers and will contribute to the success of the customer experience. Under the supervision of the Executive Assistant, you will be responsible of welcoming visitors, incoming calls, internal and external customer service as well as travel arrangements for staff members.
More specifically, you will:
- Greet and control the access of visitors arriving at the reception desk according to our security policies;
- Manage and follow-up of incoming phone calls and transfer them if needed as well as email forwarding;
- Participate in the coordination of the travel of staff members (hotel, plane and others);
- Support the Executive Assistant in organizing internal and corporate events;
- Make sure that the physical environment of the reception is welcoming, friendly and in order at all times;
- Perform various clerical duties as required;
- Perform any other task or administrative duties, as required.
Requirements:
- AEC or DEC in a secretarial program or any other relevant field;
- One (1) or two (2) years of professional experience in a similar position;
- Bilingualism required both spoken and written;
- Excellent knowledge of the Microsoft suite and knowledge of Google suite, a great asset.
Required profile:
- Excellent customer service skills;
- Capacity to handle multiple requests simultaneously and to manage priorities;
- Be mindful of delivering good work and respect the deadlines;
- Demonstrate courtesy, good temper, autonomy, resourcefulness, discretion and work meticulously.
Conditions
* Flexible hours * Casual, stimulating work environment * Frequent social events * Fresh fruit every day * Gaming/rest areas and on-site massages * Work/family conciliation program and more !
