L’École nationale de théâtre est à la recherche d’un membre clé afin de soutenir les activités de son directeur général, très occupé et ambitieux. Cette personne aime relever des défis et sera séduite par les tâches à accomplir afin de faire de l'ordre dans les horaires chaotiques, de devancer les échéances et de suivre à la trace les petites choses, tout comme les grandes. Cette personne adore le travail méticuleux et organise les tâches complexes qui émanent du bureau du directeur général (d.g.). La personne titulaire est à l’aise de travailler avec de courtes et de longues échéances tout en aidant à planifier des projets de grande envergure. Passionnée des arts et du milieu de la formation, l’adjointe devra être à la fois innovante et rigoureuse, en plus d’être reconnue pour son esprit d’équipe, son sens de l’initiative, ses excellentes compétences administratives et son entregent exceptionnel.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Agissant sous la supervision du directeur général, la personne titulaire du poste assurera un soutien administratif et devra régulièrement gérer plusieurs dossiers à la fois, souvent de manière confidentielle et devra, par son habileté liée aux relations interpersonnelles, optimiser les liens entre tous les différents intervenants. La personne titulaire sera appelée à accomplir les tâches suivantes :

Optimiser la gestion de l’agenda et s’occuper de tous les détails liés aux activités du directeur général.
Participer à développer et maintenir une saine communication entre les différents intervenants.
Assurer un soutien administratif auprès du directeur général (d.g.) et du conseil d’administration (CA).

De manière plus spécifique :

1. Gestion des activités de la direction :

Organiser l’agenda du d.g. et s’assurer de la bonne gestion du temps de manière quotidienne, hebdomadaire et mensuelle, ceci de façon proactive et en anticipant les besoins, les documents à fournir, recueillir ou sauvegarder pour consultation.
Offrir une assistance quant à la planification et au maintien du chemin critique du temps, incluant l’identification des priorités.
Gérer les déplacements du d.g., incluant les réservations de transport et d’hébergement.
Gérer les notes de frais du d.g., incluant l’administration des reçus, la demande de remboursement et l’émission du chèque.

2. Agent de liaison pour faciliter les communications et les opérations :

Identifier et prioriser les sujets qui nécessitent l'implication du d.g., compiler les informations ou la documentation pertinente et s’entretenir avec le d.g. à propos des sujets de discussion.
Contribuer à entretenir et à maintenir un lien efficace entre le d.g. et le CA.
Gérer les appels du d.g..
Apporter un soutien au niveau du secrétariat, tel l’organisation des réunions, l’assistance et la prise de notes, la rédaction des procès-verbaux et des suivis lors des rencontres pour divers comités.
Préparer des bilans, des documents pour les réunions, des séances d’information, des rapports et colliger des données sur des sujets précis.
Rédiger certaines correspondances, rapports et présentations.
Effectuer la traduction et la correction de texte en français et en anglais.
Mettre à jour les dossiers électroniques, en conformité avec les diverses exigences légales et gouvernementales.

3. Secrétariat du Conseil d’administration :

Organiser et planifier la logistique des différentes rencontres du CA.
Planifier la rencontre estivale du CA et coordonner la préparation des événements connexes.
Effectuer la prise de notes et rédiger les procès-verbaux des réunions du CA.
Organiser, effectuer la prise de notes et rédiger les procès-verbaux des réunions des sous-comités du CA et des comités d’étude.
Procéder à la mise à jour des registres (dossiers des administrateurs, statistiques, résolutions, etc.).
Veiller à maintenir une saine correspondance entre les membres du CA.
Gérer les documents du conseil, y compris les politiques de gouvernance, les mandats des comités, du suivi de la durée du mandat des membres, des outils d'autoévaluation et autres documents pertinents.
Veiller à ce que le conseil suive les protocoles, politiques et procédures en place.
Développer les outils de gestion en place et en proposer de nouveau, au besoin, tout particulièrement ceux technologiques.
Archiver les documents, lorsque requis.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience

Diplôme universitaire de premier cycle;
Expérience démontrée dans un poste similaire, preuves de succès à l’appui.

Habiletés et compétences

Habiletés organisationnelles impeccables et capacité à établir des priorités et à respecter des échéances;
Bilinguisme écrit et oral. Excellente capacité de rédaction en français;
Excellentes capacités relationnelles, avec une aisance certaine en français comme en anglais dans la communication avec différents partenaires (membres du conseil d’administration, employés de l’école et de l’administration publique, membres de la communauté et donateurs);
Habileté à utiliser un système de gestion du temps et de gestion des dossiers;
Capacité à gérer et mener de front plusieurs projets en même temps;
Sens aigu du service à la clientèle, discernement, diplomatie et discrétion absolue;
Habileté à créer un lien de confiance, créativité, autonomie, rigueur, sens de l’humour, débrouillardise, dynamisme, souci du détail;
Connaissance approfondie de la Suite Office, d’Outlook et des plateformes numériques.

Si ce poste vous intéresse, veuillez nous faire parvenir votre C.V., accompagné d’une lettre de motivation expliquant notamment ce qui fait de vous le candidat idéal, au-delà de votre expérience professionnelle, via le formulaire, en indiquant clairement la mention Candidature – Adjoint (e) de direction.

Date limite de réception des candidatures : le lundi 5 juin 2017 à 16 h.

Entrée en fonction prévue le 22 août 2017.

L’école nationale de théâtre du Canada souscrit au principe d’équité en emploi et applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Ce poste est également ouvert aux femmes et aux hommes.