Sous la supervision de la coordonnatrice de la programmation RIDM et de la chargée de projet DCM, le (la) Responsable de l’accueil des invités s'occupe de l’organisation du transport et de l’hébergement des invités hors Montréal ainsi que de la mise en place d’une structure d’accueil pour les invités locaux et internationaux pendant le festival (membres des jurys, cinéastes, et professionnels de l’industrie). Il (elle) prépare les emplois du temps de chaque invité incluant projections, repas et activités spéciales et veille au bon déroulement de leurs séjours.
Ses principales tâches sont :
- Assurer le suivi des invitations (confirmation des dates de présence des invités, des moyens de transport, de la prise en charge de l’hébergement via notre base de données) ;
- Faire le suivi du budget alloué (en lien avec la coordinnatrice de la programmation RIDM et la chargée de projet DCM) en respectant les montants destinés à chaque activité ;
- Réserver les billets d'avion/de train et l’hébergement des invités hors Montréal ;
- Mettre en place la structure d’accueil ;
- Coordonner l’attribution des accréditations en lien avec le/la responsable de la billetterie ;
- Superviser le travail d’un stagiaire à l’accueil des invités ;
- Superviser le travail de trois accompagnateurs(trices) de jurys;
- Organiser le transport local des invités ;
- Soutenir l'organisation des activités avec les invités ;
- Soutenir le planning des chauffeurs en lien avec le Responsable de transport ;
- Soutenir la coordination des rendez-vous de presse des invités ;
- Élaborer un carnet de suggestions restaurants, activités, etc. pour les invités ;
- Être le principal point de contact pour les invités.
Conditions de l’emploi
Lieu : 5333 av. Casgrain, suite 1109, Montréal (Québec) H2T 1X3
Horaire : 40h / semaine. Disponibilité complète pendant le festival (9 au 19 novembre 2017)
Durée : Du 23 mai au 18 décembre 2017
Le candidat ou la candidate doit être éligible à une subvention salariale Emploi-Québec. Aucune candidature sans preuve d’éligibilité préalablement fournie ne sera prise en compte.
Qualités recherchées
- Compétences rédactionnelles élevées en français et en anglais
- Excellent bilinguisme parlé
- Autonomie, dynamisme et débrouillardise
- Capacité à apprendre rapidement
- Tolérance au stress
- Gestion des priorités
- Tact et diplomatie
- Capacité à déléguer et superviser le travail d’une petite équipe (un stagiaire et trois accompagnateurs de jurys)
- Bonnes capacités à travailler en équipe
Pour postuler
Envoyez une lettre d'intention, votre curriculum vitae et votre lettre d’admission au programme de subvention salariale d’Emploi Québec via le formulaire à Lorraine Thilloy, coordonnatrice de la programmation jusqu’au 8 mai 2017 à 17h.
Merci d’indiquer en objet : « Responsable de l’accueil des invités – Votre nom»
Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
