Rôle

Sous l’autorité du président, le/la directeur (trice) de l’administration supervise la réalisation efficace des projets de l’entreprise. A ce titre s’assure à maximiser l’utilisation des ressources internes et coordonne les ressources externes. Dirige l’équipe et établit les meilleurs processus pour améliorer la productivité et le plaisir au travail. Élabore et met en place des standards d’opération favorisant la mémoire de l’organisation. Est également responsable de la livraison des projets de l’entreprise en respect des budgets et des échéanciers tout en s’arrimant aux objectifs définis par le comité exécutif dont il/elle fera partie en compagnie du directeur financier et du président.

Responsabilités et tâches

Opérations

  • Élaborer le plan d’exécution des projets et événements

  • Superviser l’avancement des projets (4 festivals annuels récurrents + 2 à 4 en développement d’ici 2 ans) pour chaque département (marketing, communication, commandites, production, programmation, administration, chargé(e)s de projets, financement public)

  • Faire la planification budgétaire en collaboration avec le directeur financier;

  • Contribuer aux orientations créatives et au développement (projets, partenariats, veille stratégique) en collaboration avec le président

  • Avoir une vue d’ensemble sur les opérations courantes et les relations publiques (positionnement de l’entreprise dans le marché) 

Ressources humaines

  • Déterminer les besoins annuels et l’organisation interne de la charge de travail

  • Diriger les équipes internes (10-12 employés permanents) et gérer les contractuels (env. 10 annuellement)

  • Définir le partage des tâches, recruter le personnel requis et s’assurer d’un environnement de travail adéquat 

Administration

  • Négociation, rédaction et suivi d’ententes avec partenaires et fournisseurs

  • Supervision des demandes et parachèvements de financement public

  • Veillez au bon fonctionnement du système de gestion de la billetterie/accréditation (Weezevent) en soutien à la personne-ressource attitrée

  • Veillez au bon fonctionnement de l’outil de gestion des évènements (Marcato)

  • Traiter les licences et redevances des synchronisations, droits de suite et autres du catalogue d’éditions musicales en soutien au président

Profil et exigences

  • Diplôme universitaire dans le domaine de la gestion d’événements et/ou formation en gestion et/ou administration. 

  • Expérience solide dans un poste similaire (minimum 5 années)

  • Bilinguisme français/anglais à l’oral et à l’écrit.

  • Fort leadership et excellentes aptitudes relationnelles (gestion de ressources humaines)

  • Autonomie, débrouillardise, créativité et minutie.

  • Grand sens de l’organisation et des priorités.

  • Flexibilité et disponibilité au niveau des horaires de travail près et pendant les dates des événements. 

  • Intérêt marqué pour le domaine culturel et expérience pertinente dans le domaine du spectacle et/ou de l’évènementiel, un atout majeur. 

  • Connaissance et maîtrise nécessaire des logiciels Word, Excel, Mac mail, I-Cal – Google  docs/calendars (G suite). Filemaker Pro, Marcato, Cyberimpact et Weezevent, un atout.

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