Adjoint(e) de direction

Le titulaire du poste sera chargé d’assister l’équipe de direction et particulièrement le Chef de la direction. Il assure le lien de communication entre les membres de l’équipe de direction et des divers départements, en plus d’apporter le soutien administratif requis. Le titulaire représente le Chef de la direction avec professionnalisme et assurance dans les communications tant verbales qu’écrites, à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Il assure un suivi étroit des dossiers du Chef de la direction en fonction des orientations établies.

Principales responsabilités

  • Recevoir les appels téléphoniques ainsi que la correspondance du Chef de la direction et en assurer le suivi étroit;
  • Gérer l’agenda du Chef de la direction en fonction des priorités;
  • Organiser la logistique (salle, documents, matériel, etc.), préparer les ordres du jour, faire les convocations, assister et rédiger les comptes rendus du comité de direction et d’autres rencontres en fonction des besoins de l’équipe de direction;
  • Assurer le suivi et la coordination de certains dossiers du Chef de la direction;
  • Rédiger en français et en anglais la correspondance du Chef de la direction ainsi que certains documents administratifs, notamment les communications internes;
  • Procéder à la correction, la mise en page et la traduction de documents internes lorsque nécessaire;
  • Appuyer les intervenants dans certains aspects de l’organisation d’événements internes ou externes;
  • Organiser les déplacements d’affaires de l’équipe de direction;
  • Avoir le souci du détail et veiller à ce que toutes les tâches effectuées soient de qualité optimale malgré des échéances serrées;
  • Effectuer diverses tâches administratives selon les besoins de l’équipe de direction.

Exigences et profil recherché

  • Excellentes aptitudes interpersonnelles;
  • Capacité d’établir des relations efficaces et de travailler dans un esprit de collaboration au sein d’une équipe;
  • Bonne capacité à communiquer autant à l’oral qu’à l’écrit, notamment en ayant de fortes aptitudes de rédaction;
  • Bilinguisme requis (maîtrise de la grammaire française et anglaise);
  • Maîtrise de la suite Google (Gmail, Docs, Sheets, Slides);
  • Intérêt marqué pour le milieu des affaires, de la communication et de l’industrie du divertissement (jeux vidéos, animation 2D et 3D, effets spéciaux);
  • Excellente gestion du stress et des priorités;
  • Capacité à travailler sur plusieurs dossiers à la fois dans un contexte multidisciplinaire;
  • Faire preuve d’autonomie, de débrouillardise, de professionnalisme, de patience et de rigueur;
  • Aptitude à gérer et à traiter de l’information hautement confidentielle.

Formation/Expérience

  • DEC en bureautique, en administration ou dans un domaine pertinent;
  • 6 (six) à 10 (dix) années d’expérience dans un poste de même niveau;
  • Une combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente;
  • Expérience préalable en rédaction de documents administratifs et corporatifs au niveau de la haute direction.

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Executive assistant

The executive assistance is tasked with assisting the management team, especially the CEO. She handles communications between the management team and the other departments, in addition to providing administrative support. The incumbent represents the CEO with professionalism and confidence in all verbal and written communications, both within and without the company. She also performs a tight follow-up on the CEO's ongoing casefiles, based on the established guidelines.

Main responsibilities

  • Take the CEO's phone calls and handle his mail; ensure a tight follow-up of all correspondence;
  • Manage the CEO's agenda, based on priorities;
  • Handle logistics (meeting rooms, documents, furniture, etc.), prepare the orders of business, convene meetings, keep the minutes for board meetings;
  • Perform a follow-up on some of the CEO's files;
  • Write, in French and English, the CEO's correspondence as well as some administrative documents, including internal communications;
  • When necessary, proofread, translate and format internal documents;
  • Provide support in the preparation of internal and external events;
  • Manage the management team's business trips;
  • Have a fine eye for detail and make sure that all your tasks are done with the highest level of quality, despite tight deadlines;
  • Perform various administrative tasks for the management team.

Requirements and profile

  • Great people skills;
  • Ability to work efficiently within a team;
  • Great communication skills, both oral and written, including advanced editorial skills;
  • Bilingual (required); mastery of French and English grammar;
  • Advanced proficiency with the Google suite (Gmail, Docs, Sheets, Slides);
  • A marked interest for the business world, communications and the entertainment industry (video games, 2D/3D animation, special effects);
  • Great stress and priority management skills;
  • Ability to work on several files at a time in a multidisciplinary context;
  • Autonomy, resourcefulness, professionalism, patience, and rigor;
  • Capable of managing and processing highly confidential information.

Training/experience

  • College diploma in administration or another relevant field;
  • Six (6) to ten (10) years of experience in a similar position;
  • An equivalent combination of training and experience;
  • Experience writing administrative and corporate documents at top management levels.

 

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