Assistant administratif / assistante administrative,
Communication, promotion et événements

Sommaire de la fonction

Relevant du coordonnateur/coordonnatrice, Communication, promotion et événements, l’employé-e est responsable du soutien administratif inhérent à ses fonctions et assure un suivi efficace des activités afférentes aux relations avec les donatrices/donateurs.

Tâches et responsabilités

ÉVÉNEMENTS DE LA FONDATION

Responsable de la logistique (ex. réservation de salles, d’équipement, de traiteur, de photographe, préparation de dossiers, etc.), et à l’organisation (listes d’invités, préparation et envoi des invitations, suivi de la présence des invités) ;
Collaborer à leur tenue (accueil et prise de présence, installation de la signalisation, etc.) ;
Faire le suivi post-événement (envoi de photos, compte rendu, etc.) ;
Préparer et faire la mise en page des programmes des cérémonies de remise des bourses.

RELATIONS AVEC LES DONATEURS ET COMMUNICATION

Obtenir et transmettre les lettres de remerciements des boursières/boursiers aux donatrices/donateurs ;
Préparer les listes d’envois des cartes d’anniversaire et en assurer le suivi ;
Collaborer à la préparation des fichiers de codification de l’ensemble des actions relatives à la reconnaissance et à la fidélisation à intégrer dans la base de données ;
Effectuer certaines mises à jour sur le site web de la Fondation ;
Préparer la mise en forme des courriels de la campagne annuelle et des envois de masse dans le logiciel Dialog Insight ;
Effectuer la mise sous enveloppe du Magazine Inter et des outils de communication de la Fondation.

ADMINISTRATIF

Ouvrir, dater et distribuer le courrier ;
Assurer le suivi de la boîte courriels de la Fondation ;
Effectuer les commandes de matériel de bureau et tenir l’inventaire de la papeterie de la Fondation ;
Mettre en page divers documents ;
Effectuer le classement des documents (papiers et électroniques) relatifs à son secteur ;
Effectuer toute autre tâche ou responsabilité à la demande du supérieur immédiat.

Qualifications requises

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ;
Posséder une à deux années d’expérience pertinente, notamment en gestion d’événements ou de projets;
Maîtrise complète de la Suite Office (essentielle) ;
Maîtrise le français tant à l’oral qu’à l’écrit; la maîtrise de l’anglais parlé et écrit est un atout ;
Démontrer de la discrétion, de la diplomatie, de l’écoute et faire preuve de précision et de concentration dans l’exécution de ses tâches ;
Avoir un bon esprit d’équipe ;
Être en mesure de travailler sous pression ;
Disponible pour travailler à l’occasion à l’extérieur de l’horaire régulier ;
Connaître les différentes applications utilisées par la Fondation (Raiser’s Edge, Dialog Insight, etc.) constitue un atout ;
Connaissance du milieu universitaire et philanthropique (atout).

Date d’entrée en fonction : dès que possible
Date limite pour le dépôt de la candidature : 1er mars, 17 h.
Documentation exigée : lettre de motivation et curriculum vitae