Nous recherchons une personne responsable afin d’assurer l’accueil et la coordination logistique du studio de Québec.

Vous devrez travailler en étroite collaboration avec tous les membres de l'équipe afin de les aider à mener à bien leurs tâches quotidiennes. En ce sens, vous devez démontrer des aptitudes à traiter plusieurs demandes en même temps et à gérer les priorités.

Efficace, organisé et dynamique, vous devez être à l'aise dans un environnement professionnel très créatif, qui bouge beaucoup!

Responsabilités :

• Accueillir les visiteurs dans les locaux avec courtoisie et s’assurer de respecter le protocole de sécurité ;
• Procéder à l’envoi, à la réception et à la distribution du courrier et assurer la logistique des livraisons ;
• Effectuer les commandes, le classement et l’inventaire de fournitures de travail pour assurer l’approvisionnement du studio ;
• ·       Fournir un support administratif à l’équipe de gestion ;
• Convoquer, organiser des réunions et recueillir diverses informations ;
• Maintenir l'horaire de la salle de conférence et du théâtre dans l’agenda électronique et gère les conflits d’horaire, les problèmes techniques, etc.
• Assister le comité social dans l’organisation d’événements spéciaux tels que la célébration de la fin d’un projet ou une activité pour les employés ;
• Assister l’équipe RH lors de voyages (réservation d’hôtels, location de voiture, réservation de restaurant, transmission de différents documents) ;
• Préparer les rencontres avec des clients ou pour l’équipe de production (nourriture, boissons, préparer documents, préparer les appels conférences) ;
• Assurer le bon fonctionnement du condo corporatif (céduler la femme de ménage, veiller à l’approvisionnement des fournitures de base, etc) ;
• Effectuer certains achats nécessitant des déplacements ;
• Passer les commandes auprès des différents fournisseurs, et établir et maintenir de bonnes relations avec ces derniers (traiteur, papeterie, fournitures de bureau, épicerie, café/thé, etc.);
• Préparer les 5 @ 7 du vendredi;
• Tenir les zones de rencontres client en ordre en tout temps et maintenir la propreté des espaces communs ;
• Fournir des renseignements généraux sur la compagnie et rediriger les demandes d’information vers le département approprié;
• Toutes autres tâches connexes.