DESCRIPTION DE POSTE

ADJOINTE ADMINISTRATIVE

Chef de file en philanthropie sur la Rive-Sud de Montréal, la Fondation Hôpital Charles-LeMoyne contribue au financement des projets du plus grand hôpital de la Montérégie. Grâce aux 57 millions $ versés depuis plus de 50 ans, la Fondation permet aux habitants de la région d’avoir accès à des soins de santé hautement spécialisés et à la fine pointe de la technologie.

DESCRIPTION DU POSTE

Relevant de la directrice générale, le titulaire de ce poste assure le soutien administratif à la direction générale et supporte l’équipe des événements, des communications et de la comptabilité dans l’ensemble des tâches d’administration et de logistique en lien avec les activités de la Fondation. De plus, cette personne agit en tant que responsable du service aux donateurs et partenaires en assurant un service de qualité hors pair. 

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS DU POSTE

Gestion des dons et services aux donateurs et partenaires

  • Répond quotidiennement aux diverses questions provenant des donateurs et partenaires concernant les dons, les activités, les mises à jour, etc.
  • Procède au traitement des dons reçus par Internet, par la poste ou par téléphone, ainsi qu’à la saisie des données dans le logiciel Prodon
  • S’assure de la mise à jour dans le système Prodon, des modèles de lettres et formulaires pour chaque type de campagnes et de donateurs
  • Collabore à la réalisation et aux envois des publipostages
  • Génère les lettres de remerciement pour les donateurs en fonction des modèles établis
  • Procède à l’impression des lots de reçus fiscaux
  • Assure la liaison avec le fournisseur Logilys
  • Exécute la saisie de données dans Prodon et supporte les membres de l’équipe lorsque requis

Soutien administratif

  • Assure la logistique requise pour les réunions de la direction, du conseil d’administration, des comités, de l’assemblée générale annuelle, des réunions d’équipe et des activités spéciales (réservation et organisation de salles, préparation de l’agenda, impression des documents, préparation de Power Point, etc.)
  • Maintient les données relatives aux administrateurs et employés
  • Coordonne toute demande nécessitant l’intervention d’un service technique de l’hôpital (entretien, informatique, télécom, etc) et veille au bon fonctionnement des équipements
  • Participe activement à l’optimisation du processus de remerciement et reconnaissance et voit à ce qu’il soit appliqué selon les critères
  • Rédige la correspondance régulière, les différents textes, effectue la mise en page et les fusions et produit les rapports nécessaires afin de supporter son supérieur et les membres de l’équipe
  • Procède à l’analyse du courrier, détermine les suites à donner, prépare la documentation lorsque nécessaire et rédige la correspondance
  • Concilie les divers types de dons et revenus avec les rapports financiers
  • Produit les rapports de gestion selon les critères établis
  • Contribue à la logistique des activités de collecte de fonds
  • Effectue les dépôts bancaires

Exigences et profil recherché

  • DEC en secrétariat
  • 3 années d’expérience dans un poste similaire
  • Excellente communication verbale et écrite (français et anglais)
  • Maitrise avancée du logiciel Prodon et de la suite Office
  • Grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités
  • Connaissance du milieu philanthropique, un atout
  • Discrétion et polyvalence

Conditions de travail

  • Poste permanent à temps plein (35 heures/semaine) 
  • Travail occasionnel en soirée
  • Salaire compétitif
  • Avantages sociaux
  • Date limite de candidature : 30 janvier 2017 via le formulaire.
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.