Relevant du directeur, développement, événements et service à la clientèle corporative, la personne titulaire du poste a comme principale fonction d’assister la direction, dans l’exécution efficace des diverses tâches liées au déroulement des activités courantes.
Plus spécifiquement, la personne titulaire du poste:
- agit à titre de soutien administratif pour la direction, soutien relié aux différents dossiers, initiatives et projets;
- agit comme point d’entrée pour les demandes d’information de la clientèle externe et les dirige au besoin aux personnes concernées;
- informe les clients sur les produits et services généraux pour la location de différents plateaux;
- assure la préparation, la mise en page, l’uniformisation, la révision et la mise à jour de documents de la direction (lettres, tableaux, documents confidentiels, communiqués et divers autres documents);
- participe de façon proactive aux réunions récurrentes de services et interdépartementales, y apporte des références des rencontres antérieures, émet un compte-rendu, fait les mises à jour nécessaires et s’assure que les différents intervenants soient informés des modifications;
- au besoin, assiste aux réunions de la logistique de certains petits événements;
- fournit le soutien requis au personnel (télécopie, numérisation, courriel, commande de fournitures de bureau, préparation des envois de courrier);
- traite les communications et la correspondance et en assure les suivis;
- effectue la planification de rencontres, réservations ou de ressources pour la direction;
- est responsable du classement uniforme et de la préservation des dossiers (papiers et électroniques) selon les procédures établies du Parc olympique;
- participe au processus de préparation budgétaire avec son supérieur et en fait le suivi, le contrôle;
- effectue la compilation et la mise à jour de données et en assure l’exactitude dans les différents systèmes disponibles (ex :CRM, calendrier des événements, tableaux de bord, etc.);
- effectue les divers rapports demandés (statistiques ou autres);
- comptabilise des données d’activités ou d’événements antérieurs afin de fournir une évaluation sommaire (ex : stationnement, concessions, etc.);
- prépare les demandes de biens et services (DBS) à travers le système intégré existant et en assure le suivi;
- participe au développement des outils d’information pour la direction;
- assiste le directeur dans le respect des politiques et pratiques administratives du Parc olympique et en assure le suivi;
- coordonne certains comités selon les mandats que lui confie le directeur (ex : éclairage spécial de la Tour);
- accomplit toute autre tâche de même nature ou d'ordre général demandée par son supérieur ou requise par ses fonctions.