Relevant de la directrice générale, le (la) titulaire du poste joue un rôle d’appui essentiel au sein de l’organisation. Il (elle) effectue un grand nombre de tâches de coordination liées aux différents dossiers en cours, telles que : rédaction et suivi du calendrier mensuel, rédaction de rapports, gestion de fournisseurs et de prestataires, coordination interdépartemental, gestion des horaires.
Le (la) titulaire du poste est aussi responsable de l’organisation des rencontres et de quelques dossiers administratifs.
Principales tâches :
- Collabore à la livraison de différents projets
- Assure le lien entre les équipes techniques, d’entretien des cires, d’exploitation et d’administration
- Assure le lien entre les prestataires externes et la direction
- Participe à l’élaboration et la gestion des différents échéanciers
- Prépare les rapports post-événement/exposition
- Appui la logistique des différents événements (sortie de cires, tournage, expositions, inauguration, etc.)
- Gestion des partenaires et fournisseurs
- Lien logistique avec le locateur
- Responsable des réservations nécessaires à nos activités (hôtels, avion, camion, autres)
- Assure la conformité CSST
- Assure la formation sur les plans d’intervention et évacuation
- Appui à la mise en place et au suivi des procédures de chacun des départements
- Supervision agents d’accueil en appui à l’équipe d’exploitation sur le terrain
Habiletés et compétences requises :
- 3-5 ans d’expérience dans des fonctions similaires
- Volonté de s’impliquer à tous les niveaux de l’organisation
- Expérience de coordination
- Souci du détail
- Capacité à combiner une gestion artistique et technique
- Capacité de gestion de plusieurs dossiers en parallèle
- Organisation, autonomie et débrouillardise
- Facilité d’adaptation aux imprévus
- Capacité à respecter les délais serrés
- Bilingue tant à l’oral qu’à l’écrit
- Bonne maîtrise de la suite Office
- Disponible pour travailler les soirs d’événements et une fin de semaine de permanence par mois
