Sous la supervision de la directrice de comptes, le (la) titulaire du poste joue un rôle d'appui essentiel au sein de l'agence. Il (elle) effectue un nombre important de tâches de coordination liées aux dossiers en cours telles que: planification du calendrier des événements, rédaction de rapports, recherches diverses (technologies, données, réservations de voyages, etc), recherche et gestion de fournisseurs, coordination d'évènements et est impliqué dans la création des offres aux clients (pitch, brainstorm ou autre).
Sous la supervision du Président, le (la) titulaire du poste est responsable de tout le volet administratif et travaille conjointement avec lui: gestion de l’agenda, prise de rendez-vous, organisation de rencontres, participation à certaines rencontres, réservations de déplacements (avions, hôtels, transport), création de devis, suivi avec les fournisseurs, gestion des bons de commande, comptes à recevoir et payables, facturation et veille au bon fonctionnement du bureau.
Principales responsabilités
Tâches de coordination (60% à 70% du temps)
Sous la supervision de la directrice de comptes:
- Collabore à la conception, la rédaction et la livraison de différents projets
- Rédaction de rapports, aide au budget et idéation
- Assure le lien entre les opérations et la création ou autres fournisseurs
- Participe à l'élaboration et la gestion des échéanciers et des dossiers de production
- Préparation de rapports post campagnes et rapports d’évaluation
- Effectuer les tâches associées à la réalisation des événements (réponses aux demandes d’information, envois de documents, logistique, facturation, suivi avec les fournisseurs et partenaires, suivi des inscriptions, etc.)
- Gestion de partenaires et fournisseurs
- Responsable des réservations nécessaires à nos activités (hôtels, camions, voitures, autres)
- Lors d'évènements: gestion logistique des inscriptions et réponses aux besoins de la directrice de comptes ou chargée de projet/production
- Responsable des commandes du matériel nécessaire aux différentes promotions ou évènements.
Volet executif (30% à 40% du temps)
Sous la supervision du Président :
- Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous
- Organisation de rencontres (réunions, lunchs, pitchs, etc)
- Aide à l’organisation d’événements internes (party noël, party d’agence, fêtes, etc)
- Préparation de devis et envoi aux clients
- Préparation des factures clients
- Correction et révision linguistique de documents
- Suivi des comptes payables et recevables
- Émission de chèques
- Responsable de l’inventaire du matériel promotionnel
- Gestion et organisation de rendez-vous
- Préparation du compte de dépenses
Habiletés et compétences requises
- Volonté de s’impliquer au sein d’une agence en expansion
- Expérience en tant qu’adjointe exécutive
- Bilinguisme et excellente capacité rédactionnelle (français et anglais)
- Souci du détail et capacité à exécuter plusieurs tâches à la fois
- Faire preuve d'organisation, d'autonomie et de débrouillardise
- Facilité d'adaptation aux imprévus
- Capacité à combiner créativité et gestion
- Disponible à travailler des horaires non-standard, des heures supplémentaires et les fins de semaine si nécessaire
- Disponible pour déplacements
- Capacité à respecter les délais serrés
- Très bonne maîtrise de la suite Office
- Permis de conduire valide et voiture nécessaire
- Connaissance de la suite Adobe Creative (Photoshop, Illustrator, InDesign) un atout
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Faire parvenir votre curriculum vitae et lettre de motivation avant le 12 janvier 2017 via le formulaire.
