• Publiée le 30 janvier 2012
    Université de Sherbrooke

    Conseiller(ère) aux événements institutionnels Université de Sherbrooke

    Description de la fonction
    Sous la responsabilité de la directrice générale du Service des communications, la conseillère ou le conseiller aux événements institutionnels réalise des projets de communication, en particulier elle ou il organise les événements institutionnels (collation des grades, inaugurations, remises de prix, etc.) et protocolaires (visites officielles, accueil de dignitaires, etc.). Elle ou il conseille les facultés et services lors de l'organisation d'événements spéciaux. Elle ou il assure le respect des règlements placés sous la responsabilité du Service des communications.

    Lieu de travail
    Campus principal

    Responsabilités générales
    1. Soumettre une planification annuelle et un plan budgétaire.
    2. Planifier, organiser, coordonner et conceptualiser les événements institutionnels ou protocolaires dans tous leurs aspects (logistique, budget, rédaction, etc.).
    3. Conseiller les personnes clés dans leurs contacts protocolaires et différentes organisatrices ou différents organisateurs d'événements.
    4. Collaborer à l'élaboration de programmes d'action et en réaliser la mise en oeuvre dans des activités de communication.
    5. Contribuer aux autres missions du Service des communications par des collaborations dans la planification, l'élaboration, la gestion et l'exécution d'activités de relations médias, édition, communication, publicité, relations avec les diplômées et les diplômés, etc.

    Responsabilités spécifiques
    1. Élaborer et réaliser des plans de communication dans le domaine des événements institutionnels.
    2. Former les chefs de secteur engagés dans la production de la collation des grades et coordonner leur travail ainsi que celui de la secrétaire aux événements institutionnels.
    3. Recueillir l'information auprès des facultés, des services et des autres composantes de la communauté universitaire afin d'assurer le bon déroulement des activités reliées aux événements institutionnels.
    4. Rédiger des textes de diverses natures (invitations, déroulements, rapports, lettres, messages à la communauté, etc.).
    5. Dans le cadre de la collation des grades, coordonner les activités en lien avec la réalisation de la cérémonie principale.
    6. Accomplir toutes autres tâches qui lui sont confiées par la personne supérieure immédiate.

    Qualification
    Détenir un baccalauréat dans une discipline jugée pertinente.

    Exigences
    Posséder au moins cinq (5) années d'expérience dans l'organisation d'événements institutionnels.
    Posséder des connaissances de gestion des outils de communication (imprimés, médias électroniques, etc.) ainsi qu'une connaissance du protocole et de l'étiquette.
    Avoir une bonne connaissance de MS Project.
    Posséder une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite.

    À titre d'information:
    Compte tenu des besoins de l'unité administrative, faire preuve de flexibilité et de disponibilité en dehors des heures régulières de travail et les fins de semaine, à certaines périodes. En raison de la complexité de l'organisation de la Collation des grades, les vacances estivales doivent être prises à une période fixe, établie par le calendrier de travail de l'événement.

    Corps d'emploi: Agente, agent de communication
    Échelle de traitement: No 2 (14 échelons entre 45 050 $ et 77 504 $)
    Emploi temporaire à temps complet.

    Durée de l'emploi: Remplacement de douze (12) mois, avec possibilité de prolongation.

    Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines et financières par voie électronique en cliquant sur le bouton « Postuler », en choisissant la rubrique «Travailler à l'Université - Emplois offerts», puis la catégorie « Personnel professionnel - temporaire», sous «Campus principal» au plus tard LE VENDREDI 10 FÉVRIER 2012 À 17 h.

    No de l'offre: 01241

    Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.

    L'Université de Sherbrooke valorise la diversité, l'égalité et l'équité en emploi au sein de sa communauté et invite toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées.