Ce poste relève de la directrice principale du développement de la clientèle et des opérations. Le candidat choisi fournira un soutien administratif pour la directrice et divisera son temps entre deux départements : l’administration et le développement de la clientèle.

Ce poste couvre de nombreux aspects de l’administration, ce qui requiert du candidat choisi d’être en mesure d’accomplir plusieurs tâches et d’avoir un bon sens des priorités. De plus, comme le candidat sera appelé à transiger avec des gens de divers niveaux de fonctions dans l’organisation, tant à Montréal que dans les autres bureaux, un sens aigu du service à la clientèle, de la diplomatie et de la discrétion sont des éléments essentiels.

Responsabilités principales :

Administration

Collaborer à la rédaction de lettres, de notes de service, de procès-verbaux de réunions et d’autres documents.
Coder et vérifier les factures des fournisseurs et retracer les factures à l’aide d’Excel.
Collaborer à l’organisation de réunions (établissement du calendrier et des ordres du jour, et préparation de documents).
Aider à planifier le budget des deux services (administration, développement de la clientèle).
Faire le suivi des états financiers mensuels.
Mettre à jour le calendrier des événements internes et des événements clients.
Gérer la petite caisse.
Tenir à jour le registre des examens médicaux annuels des associés.
Organiser les activités de la Semaine du français et coordonner les activités du comité de francisation en collaboration avec les membres du comité de francisation et la personne responsable de chacun de ces comités.
Apporter un support important dans le cadre d’autres campagnes de collecte de fonds organisées par le cabinet (à l’interne).
Assurer une veille de l’intranet relativement au français et coordonner les traductions qui devraient y être publiées le cas échéant.
Coordonner la production du bulletin interne du bureau de Montréal (collecte d’informations et de textes, mise en page et circulation).
Publier les nouvelles sur Oslernet à l’aide de Sharepoint.
Traiter les demandes administratives générales.

Développement de la clientèle

Réserver les tables corporatives pour les événements, faire les suivis auprès des professionnels et compiler la participation à ces événements.
Tenir à jour le calendrier des événements.
Assurer un support dans l’organisation d’événements pour les clients (RSVP, porte-nom et autres selon les besoins).
Gérer la collecte des mentions du cabinet dans les médias du Québec.
Aider la directrice à coordonner le programme de satisfaction de la clientèle.
Offrir un soutien dans la mise à jour du matériel d’offres de service en français.
Faire l’affichage de contenu sur le site Oslernet à l’aide de Sharepoint.
Effectuer d’autres tâches au besoin.

Formation et expérience :

Diplôme de niveau secondaire V ou collégial ou toute autre attestation d’étude pertinente.
Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience dans un emploi comportant des tâches similaires.;
Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.
Excellente capacité de rédaction.
Compétences élevées en informatique (excellente maîtrise de la suite Office).
Facilité et intérêt à apprendre de nouveaux outils informatiques. Connaissance d’outils tels InDesign et Publisher serait un atout.
Capacité démontrée en coordination et gestion efficace des priorités.
Rigueur, autonomie et sens de l’organisation dans l’exécution de son travail.
Capacité démontrée au niveau du travail en équipe et des communications interpersonnelles avec des gens de tous les niveaux de l’organisation.
Aptitude à effectuer plusieurs tâches de front et à respecter des échéanciers.
Bonne capacité à gérer le stress lors de périodes plus occupées.
Créativité, esprit d’initiative et capacité à anticiper les besoins.
Souplesse quant aux heures de travail (disponibilité pour faire des heures supplémentaires).
Discrétion exemplaire dans le traitement de documents confidentiels.
De l’expérience dans un cabinet de services professionnels serait un atout.