Relevant de la Présidente Directrice Générale, le(a) coordonnateur(trice) gère de façon proactive les activités opérationnelles et administratives quotidiennes de la Présidente Directrice Générale, tout en lui apportant un support administratif quant à la production de différents documents. Il (elle) joue un rôle essentiel dans le fonctionnement efficace de l’entreprise et agit à titre de soutien administratif et organisationnel de la Présidente Directrice Générale et des membres de l’équipe des ventes. Il (elle) est également responsable de la gestion du recrutement et de missions générales touchant aux Ressources Humaines. Comme membre de l’entreprise, il (elle) est aussi impliqué(e) dans l’amélioration des processus, des méthodes et des outils de travail afin de maintenir un haut niveau de qualité.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

ADMINISTRATION GÉNÉRALE

  • Établir et maintenir un système de classement efficace
  • Effectuer les achats de fournitures de bureaux
  • Composer, rédiger et mettre en page des documents d’affaires : des lettres, des mémos, des rapports, des présentations et des contrats de ventes selon les normes de l’entreprise
  • Traduire des communications en anglais et en français et vice versa selon le besoin
  • Prendre les appels, les messages et les demandes de toutes sortes, les prioriser et les distribuer
  • Soutien pour la planification et la coordination d'évènements variés : réunions, dîners, réception, etc.

VENTES

  • Assurer le soutien pour la planification, la logistique et la coordination des congrès en collaboration avec le(a) superviseur de l’entrepôt et le(a) coordonnateur(trice) marketing
  • Coordonner les horaires de voyages pour les rencontres et les événements de l’équipe de ventes
  • Effectuer les réservations pour les préparatifs des voyages (hôtel, avion, etc.)
  • Appuyer le développement des affaires (maintenir la liste de clients et événements potentiels et aider à la planification
  • Fournir un soutien administratif pour l’équipe des ventes.
  • Coordonner les rencontres hebdomadaires et trimestrielles de l’équipe de ventes, rédiger les ordres du jour et les comptes rendus
  • Faire la gestion du suivi des ententes commerciales
  • Assurer la gestion et le suivi des comptes de dépenses des représentants

RESSOURCES HUMAINES

  • Assurer le processus de recrutement du personnel
  • Mettre à jour les descriptions de poste
  • Procéder à l’affichage des postes
  • Effectuer le tri des candidats et les entretiens de présélection
  • Préparer les lettres d’offres et les formulaires nécessaires à l’embauche
  • Préparer les lettres de suivi des candidatures et les faire parvenir aux candidats
  • Agir à titre de point de contact pour les candidats pour les questions
  • Coordonner le processus d’accueil des nouveaux employés

DIVERS

  • Assurer le remplacement du (de la) Coordinateur(trice) Marketing lors de ses absences
  • Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat

EXIGENCES DU POSTE

QUALIFICATIONS REQUISES

  • DEC en administration ou équivalent
  • 5 ans d’expérience dans un poste administratif
  • Maitrise de la suite MS Office
  • Bilinguisme : français et anglais à l’oral et à l’écrit
  • Connaissance de Microsoft Dynamics NAV un atout majeur

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Rédaction, révision de documents
  • Gestion d’agenda d’équipe de ventes
  • Gestion et suivi de recrutement
  • Coordination de congrès et d’activités

QUALITÉS SOUHAITÉES

  • Haut niveau de professionnalisme
  • Excellent sens de l’organisation et solides aptitudes pour la gestion du temps.
  • Capacité à travailler avec d'autres membres de l’équipe de travail
  • Multitâche et capacité à travailler sous pression
  • Discrétion, autonomie et capacité d’anticipation
  • Esprit critique et capacité d’analyse
  • Capacité à résoudre des problèmes
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