SOMMAIRE

Relevant de la direction, le ou la coordonnateur(trice) travaille en collaboration avec celle-ci en effectuant les suivis auprès des intervenants internes et externes ainsi que toutes les tâches administratives requises au bon fonctionnement et au développement de l’entreprise. Il(Elle) doit avoir un intérêt marqué envers le soutien à la direction, les nouveaux défis et le domaine de l’image.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

ADMINISTRATION

  • Effectue toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise ;
  • Organise l’agenda des activités de l’entreprise ;
  • Assure le maintien et le suivi des communications avec les clients et les fournisseurs ;
  • Mets à jour la banque de données des clients, des pigistes et des fournisseurs ;
  • Organise et coordonne les réunions avec les intervenants internes et externes (logistique, suivis) ;
  • Effectue le classement et l’archivage des dossiers administratifs ;
  • Supporte la comptabilité (rapports de dépenses, compilation des documents, préparation des trimestres de taxes, mise à jour des bilans, etc.) ;
  • Assure un suivi rapproché de la facturation et des finances ;
  • Mets en forme, rédige et révise des présentations (ordres du jour, outils de vente, devis) ;
  • Prépare le contenu des réunions ;
  • Rédige, corrige et traduit des correspondances ou tout document de communication (site web, publications Facebook, etc.) ;
  • Répond au téléphone et effectuer les communications de base et nécessaires avec l’externe (gestion des courriels, etc.) ;
  • Propose des outils pour faciliter la gestion et l’organisation de l’entreprise dans son ensemble ;
  • Assure un suivi constant de tous les dossiers administratifs ou de production ;
  • Veille au maintien des effectifs et de l’inventaire du studio.

PRODUCTION

  • Organise l’agenda de production et s’assure du suivi des différentes tâches de production;
  • Rédige les comptes-rendus des réunions avec les clients ;
  • Mets à jour tout document nécessaire au bon déroulement de la préproduction, de la production et de la postproduction ;
  • Coordonne l’ensemble de la logistique des productions (location d’équipement, réservation de studios, contrats, horaires, échéanciers, ventes d’œuvres, etc.) ainsi que des suivis avec les pigistes, les fournisseurs et les clients ;
  • Envoi et suivi de fichiers électroniques entre les différents intervenants internes et externes de l’entreprise ;
  • Participe aux activités sur le terrain, au besoin. 

EXIGENCES ET QUALITÉS REQUISES

  • Détient un diplôme d’études collégiales ou toute formation jugée pertinente connexe à la production, à la photographie et/ou à l’administration ;
  • Possède au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire ;
  • Connaissance de l’environnement MAC et excellente maîtrise des logiciels Excel, Word, plateforme Google et Web ;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits, essentiel ;
  • Grande autonomie, sens de l’initiative et attitude proactive ;
  • Souci du service à la clientèle et entregent ;
  • Sens des responsabilités, de l’organisation et de la gestion des priorités ;
  • Rapidité d’exécution et capacité à travailler sous pression ;
  • Intérêt pour le travail d’équipe ;
  • Flexibilité et disponibilité ;
  • Capacité à travailler sur plusieurs projets simultanément ;
  • Connaissance et intérêt marqué pour le domaine de l’image, son lexique et son environnement ;
  • Connaissance et intérêt pour les logiciels d’imagerie Adobe, tels que Photoshop, Lightroom et InDesign, un atout ;
  • Habileté à travailler dans un poste en plein développement et en constante évolution.

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Poste permanent à temps plein ;
  • Environnement de travail à aire ouverte dans un studio photo au cœur d’Hochelaga-Maisonneuve.
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.