Tink  est actuellement à la recherche d’une adjointe administrative possédant des notions de base en comptabilité. Nous recherchons une ressource polyvalente, souriante, minutieuse, débrouillarde et ayant de l’initiative.

 

Description de tâches de l'employé(e) :

L'adjointe administrative et à la comptabilité est la personne qui s'assure du bon fonctionnement, du bon déroulement des opérations quotidiennes du bureau en général d'un point de vue administratif, un rôle clé au sein de notre équipe.

Principales responsabilités :

 

Comptabilité et soutien administratif

  • Fournir des services de secrétariat et/ou de soutien administratif :
    -   Encaissement des paiements de clients
    -   Effectuer le dépôt à la banque
    -   Ouverture des projets dans JIRA et TimeSheet et mise à jour des données
    -   Comptabilisation des factures des fournisseurs
    -   Validation et comptabilisation des comptes de dépenses, cartes de crédit
    -   Paiement des fournisseurs par chèque ou dépôt direct
    -   Préparation des bons de commande

  • Répondre aux demandes de support pour la feuille de temps
  • Supporter la création des données de projets dans le système comptable
  • Se charger de la petite caisse en observant les procédures établies
  • Gérer les appels téléphoniques de façon professionnelle et les rediriger vers les personnes concernées
  • Accueillir avec courtoisie les clients, les fournisseurs et les  visiteurs qui se présentent à la réception
  • Effectuer la correspondance
  • Trier le courrier, les télécopies et les colis livrés et les remettre aux personnes concernées
  • Préparer et expédier divers colis et matériels informatiques
  • Classer les documents en observant les procédures établies
  • Monter les différents documents de pitch lorsque nécessaires
  • Effectuer des recherches et fournir les informations
  • Effectuer les achats des fournitures de bureau et s’assurer que le niveau des réserves est toujours suffisant
  • Gérer, de concert avec les différents directeurs de département, les absences et vacances des employés et les communiquer au reste de l'équipe
  • Mise à jour de l'intranet
    -   fiche employée
    -   bottin téléphonique

Recrutement

 

  • Faire les affichages de poste sur les différents sites de recrutement

  • Saisir les CV dans la banque de candidat Tink

  • Faire les CV en format TINK

  • Préparer les CV pour les postes temporaires et les appels d’offres

Autres tâches connexes

 

  • S'assurer de la propreté et du bon fonctionnement du bureau en général et des salles de réunion en particulier, salles communes et cuisine

  • Réserver les salles de conférence dans l'édifice et orchestrer les fournisseurs en cas de besoin

  • Commander des repas et/ou collations lors de réunions à l’interne

  • Effectuer les diverses commissions - lunch, collations, document de pitch, matériel de bureau, etc.

Exigences techniques

  • Maîtriser la suite Office
  • Maîtriser le logiciel Sharepoint (atout)
  • Connaissance de logiciel de comptabilité (atout)

Niveau de scolarité requis

  • Excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Anglais fonctionnel (atout parfaitement bilingue)
  • Posséder un diplôme pertinent (DEP ou DEC)
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