Temps plein (35-40 heures par semaine)

ça va de soi, une maison de tricots implantée dans le paysage québécois de la mode depuis 1972, est à la recherche d’une personne dynamique, proactive, flexible et avec une excellente capacité organisationnelle qui viendra appuyer son équipe dans la gestion administrative. Sous la supervision de la directrice administrative, cette personne sera appelée à :

  • Apporter un soutien administratif au gestionnaire ainsi qu’à l’équipe du bureau et boutiques ;
  • Gérer l’agenda, le courrier, les courriels et les appels ;
  • Organiser la logistique des réunions ;
  • Préparer l’ordre du jour des rencontres et prendre les minutes au besoin ;
  • Traiter des documents confidentiels ;
  • Créer et effectuer la mise en page de divers documents tels mémos, lettres et présentations ;
  • Traiter la paie et superviser les feuilles de temps ;
  • Assurer le suivi et l’approbation des factures dans les délais ;
  • Vérifier la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents ;
  • Effectuer les entrées de données comptables relativement aux factures, paiements, ventes et autres documents/projets ;
  • Assurer la conciliation des dépôts comptants journaliers ;
  • Collaborer à la préparation du budget, ainsi qu’au suivi budgétaire en fournissant les informations requises et en identifiant les besoins prévus ;
  • S’assurer de la diffusion et du suivi des politiques et procédures administratives et effectuer des recommandations en ce sens ;
  • Préparer les documents administratifs et présentations de projets requis pour les réunions ;
  • Préparer et tenir à jour les tableaux de bord de gestion ;
  • Tenir à jour les systèmes de classement et de référence des dossiers ;
  • Assurer, lorsque requis, l’exécution de toute activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Compétences recherchées :

  • Maîtrise de MS Office (Excel, Word, Power Point et Outlook) ;
  • Excellente capacité rédactionnelle;
  • Connaissance du logiciel de comptabilité Quickbooks, un atout.

Exigences :

  • Poste à temps plein (35-40 heures par semaine) ;
  • Formation en bureaucratique, ou expérience équivalente ;
  • Expérience de minimum 2 ans dans un poste similaire ;
  • Excellente communication orale et écrite en français et en anglais ;
  • Bonne capacité à gérer plusieurs tâches à la fois et selon les priorités ;
  • Sens de l’organisation, autonomie, initiative ;
  • Professionnalisme et diplomatie.

Pourquoi ça va de soi?

En travaillant pour l’entreprise, vous aurez accès à de nombreux avantages : horaire flexible, accès à un bureau et aux espaces communs, allocation de vêtements, accès à des séminaires, cours et formations, etc.

Si vous êtes intéressé(e) par cette opportunité, faites parvenir votre C.V. et une lettre de motivation avant le mardi 23 août 2016.

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Administrative Assistant – Full time (35-40 hours per week)

ça va de soi
Montréal

ça va de soi, a knitwear house situated in the Quebec fashion landscape since 1972, is looking for a dynamic, proactive, flexible individual with excellent organizational skills that will support the team in administrative management. Under the supervision of the Administrative Director, this candidate will be expected to:

  • Provide administrative support to management as well as the head office team and six boutiques
  • Manage the calendar, mail, emails and calls
  • Arrange meeting logistics
  • Prepare the agenda for meetings and take minutes as needed
  • Manage confidential documents
  • Create and execute the layout of various documents, such as memos, letters and presentations
  • Oversee payroll and timesheets
  • Monitor and approve invoices on time
  • Verify data recorded on invoices, purchase orders, delivery notes and documents
  • Carry out the accounting data entries with respect to invoices, payments, sales and other documents/projects
  • Reconcile daily account deposits
  • Assist in the preparation of annual budgets as well as budget monitoring by providing the required information and identifying the anticipated needs
  • Ensure the dissemination and monitoring of administrative policies and procedures, and provide recommendations to that effect
  • Prepare the administrative documents and project presentations required for meetings
  • Organize and maintain the management dashboards
  • Maintain filing systems and reference files
  • Ensure, when required, the execution of any related activity able to accomplish within reason

Required Skills:

  • Master of MS Office (Excel, Word, PowerPoint and Outlook)
  • Excellent writing skills
  • Knowledge of QuickBooks accounting software an asset

Job Requirements:

  • Full-time position (35-40 hours a week)
  • Administrative training or equivalent experience
  • Minimum two years experience in a similar role
  • Excellent oral and written communication in English and French
  • Ability to handle and prioritize multiple tasks at a time
  • Sense of organization, autonomy and initiative
  • Professionalism and diplomacy

Why ça va de soi?

By working for the company, you will have access to many benefits: flexible hours, access to an office and common areas, clothing allowance, access to seminars, courses and training, etc.

If you are interested in this opportunity, please send your CV and cover letter before Tuesday, August 23, 2016.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.