Notez que l'emploi du masculin n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte.
Profil du poste
L’adjoint exécutif appuie la direction en assurant la gestion de son agenda, de ses courriels, des projets ainsi que de toutes demandes connexes. Il agit également à titre de personne ressource en mettant en relation les personnes appropriées. De plus, il coordonne certains projets créatifs et opérationnels avec divers départements internes.
Descriptif des tâches
70 % Administratif
- Assurer le suivi constant des rendez-vous et de l’agenda.
- Organiser les réunions et y assister en rédigeant des comptes rendus.
- Planifier les déplacements et la logistique des voyages incluant la réservation de vols, rendez-vous, hôtels, restaurants, etc.
- Préparer le compte de dépenses mensuellement.
- Maintenir un système de suivi pour s'assurer que les informations demandées soient reçues et transmises et que les délais soient respectés.
- Organiser et mettre à jour les listes de contacts et les bases de données.
- Traiter les courriels et rediriger les demandes vers les personnes adéquates.
- Exécuter toutes autres tâches connexes requises par la direction.
30 % Coordination
- Agir à titre de porte d’entrée de nouveaux projets et en assurer le suivi.
- Assurer une mise à jour constante des projets en cours à la direction ainsi qu’à l’équipe des opérations et communications.
Exigences
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication ;
- Excellent français et anglais parlé et écrit ;
- Bonne gestion des priorités ;
- Haut niveau de professionnalisme et de discrétion ;
- Excellentes compétences organisationnelles, sens de l’initiative
- Personne autonome et proactive, en mesure de travailler en respectant des délais serrés;
- Grande attention aux détails ;
- Minimum de deux ans dans un poste similaire ou pertinent;
- Connaissance du domaine publicitaire un atout.
Nous sommes à la recherche de cette fameuse perle rare : organisé, discipliné, rigoureuse et pragmatique. Cette personne qui saura rire de nos blagues, avoir une énergie contagieuse et faire partie de notre équipe magique.
